Records Mgmt & Archiving

Der VOI - Verband der Organisations- und Informationssysteme sieht 8 Trends, die den ECM Bereich bestimmen:
Mobility, Consumerization of IT und Big Data werden den Ton angeben wie zu vermuten war.

Link: http://bit.ly/Q3ErwC

According to an essay in the NYTimes (August 2012) by James B. Stewart a lot of signals show that the global network effect goes into reverse.
FB dropping, Groupon, Zynga ... and MySpace is just a shadow of its former self.
Link: http://nyti.ms/PZYgox

It seems that the SM hypecycle has already reached its peak.(Gartner)
Now it should restart at the workplace with internal or corporate social media (dawn of Yammer ?);
Such an assumption is quite daunted:
see: HBR blog Erickson
Why we use social media in our personal lives but not at work
http://blogs.hbr.org/erickson/2012/02/why_we_use_social_media_in_our.html

I can confirm these statements from Erickson.

Social Media governance sources: http://informata.blogspot.ch/2011/07/selected-social-media-governance.html

An interesting article from Harry Pugh published in the german magazine "Wirtschaftsinformatik & Management" also highlights the challenges of good information governance, relating to the Info gov reference model (IGRM) of EDRM / CGOC.
Harry was a professor at numerous CGOC conferences and manging director at Citigroup Inc.

link: Daten vernichten: Warum es so schwierig ist
http://bit.ly/ReF1Ta

"Alle müssen an einem Strang ziehen
Die vielleicht größte organisatorische Herausforderung auf dem
Weg zu einer einheitlichen Information Governance ist, dass
keine Abteilung alleine die angestrebten Ziele und Vorteile erreichen
kann. Im Umgang mit rechtlichen Verfahren, bei Aufbewahrungsprozessen (rechtliche und geschäftliche Anforderungen,
Datenschutz) und Daten-Management-Ansätzen müssen
strikte Abteilungsgrenzen überwunden werden, um eine wirtschaftliche
und rechtssichere Datenvernichtung zu gewährleisten.
Hier muss konsequent funktionsübergreifend gearbeitet und
müssen die Aktivitäten von tausenden von Mitarbeitern weltweit
aufeinander abgestimmt werden."

the real tenet and most difficult point of Info Governance:

I know some companies where "pulling at the same rope" is just phoney rhethoric ...

JH

#WPFD was yesterday and what remains is the growing awareness that there are not only "green reasons" but also a maturation of BUSINESS reasons to get rid of paper.

Go to the Revolution Handbook:
http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/AIIM-White-Papers/WPFD-Revolution-Handbook

In german: Welt am Sonntag:
http://bit.ly/VMXpdA

Im Zuge der Aktienrechtsrevision wurden auch die Rechnungslegungsvorschriften bzw. -recht revidiert und dabei wurde der Begriff der "Geschäftskorrespondenz" (OR 957, neu OR 958f) klammheimlich und unter jedem Radar durch eliminiert.
Entsprechend wurde auch die Geschäftsbücherverordnung angepasst:
Mit Hinweis auf Kosteneinsparungen kann also in Zukunft auch auf die zwingende Aufbewahrung von E-Mails verzichtet werden. Ob dies der Nachvollziehbarkeit von Geschäftshandlungen bzw. der Auskunfstfähigkeit förderlich ist, bleibt dem Leser überlassen.
Diese Regelung tritt ab 1.1.2013 in Kraft.


vgl. den erläuternden Bericht:
zum Inkraftsetzen des Rechnungslegungsrechts und Erlass
der neuen Verordnung über die anerkannten Standards
zur Rechnungslegung (VASR)
zur Teilrevision der Revisionsaufsichtsverordnung (RAV)

http://www.admin.ch/ch/d/gg/pc/documents/2233/Erl-Bericht_VASR_und_RAV.pdf

Ziffer 4: Änderung der Geschäftsbücherverordnung
Nach geltendem Recht ist die gesamte Geschäftskorrespondenz aufzubewahren (s. Art. 957 Abs. 2 OR). In vielen Fällen ist die Geschäftskorrespondenz jedoch für die Buchführung und Rechnungslegung ohne Erkenntniswert. Die damit verbundenen Kosten können eingespart werden. Artikel 958f nOR beschränkt sich daher auf
eine Aufbewahrungspflicht für die Buchungsbelege (zum Buchungsbeleg s. Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und 5 sowie Abs. 3 nOR).46
Aus diesem Grund wird der Hinweis auf die "Geschäftskorrespondenz" in Artikel 2 Absatz 2, Artikel 3, Artikel 4 Absatz 1, Artikel 5 und Artikel 6 Absatz 1 der Geschäftsbücherverordnung gestrichen. Es handelt sich um eine rein formelle Anpassung an die neuen Vorgaben von Artikel 958f nOR.
Auf weitergehendere Änderungen der Geschäftsbücherverordnung wird zum jetzigen Zeitpunkt bewusst verzichtet.

s. auch:
http://www.admin.ch/ch/d/gg/pc/ind2012.html#EJPD -> Titel "Inkraftsetzung des neuen Rechnungslegungsrechts und der Ausführungsbestimmungen"

Use case for cross-functional Information Lifecycle Governance: BNY Mellon
see:
http://bit.ly/ORerV0

promoted by www.cgoc.com
A long journey to information economics.

An article in the Journal of Enterprise Information Management is discussing some research results in the field of Enterprise Content Mgmt: http://bit.ly/PSQOHi

Findings – After a review and classification of 91 ECM publications, it is found that ECM involves several sophisticated and interacting technical, social, organizational, and business aspects. The current ECM literature can be grouped around three main pillars: the first pillar consists of the four ECM component dimensions (tools, strategy, process, and people). The second pillar is the enterprise system lifecycle (adoption, acquisition, evolution, and evaluation). The final pillar is the strategic managerial aspect (change management, and management commitment). Based on the review and a proposed conceptual framework, an agenda for future research around the aforementioned three pillars is suggested.

Originality/value – There is a lack of ECM meta-analysis research that explains the current state of the field. This paper contributes to information systems research by describing and classifying the published literature in ECM and by pointing out the gaps where further research is most needed. Furthermore, the paper provides a framework that may provide a conceptual structure for future studies.

Wie vermutet sind DMS und ECM Projekte hierzulande noch kein Renner! Wen wunderts?

Wie an einer Tagung des ICMF/ ITS (Information Center und IT-Services Managers Forum Schweiz) ausgeführt wurde (28.9.2012), gibt es noch viele Stolpersteine und Hinderungsgründe weshalb Unternehmen zurückhaltend sind, obwohl sich der wirtschaftliche Nutzen berechnen liesse.

Artikel computerworld.ch: http://bit.ly/QJDNiY

Wir wissen seit Jahren, dass oft nur in einzelnen Abteilungen gewisse Schritte unternommen werden, aber im Zeitalter der Information Governance braucht es einen gesamtheitlichen Ansatz, der alle relevanten Info-Mgmt-Disziplinen und Stakeholders an einen Tisch bringen muss um signfikante Nutzenvorrteile zu erzielen. Dies ist ebenso eine Frage der Unternehmenskultur und -politik.
Der Punkt ist genau derjenige der ausgeführt wird: es geht nicht ohne Aenderungen im Umgang mit Information (Arbeitsabläufe), dies muss endlich zur Kenntnis genommen werden. Beim Smartphone haben sich ja auchviele anpassen müssen.

Artikel von Knut Hinkelmann (FHNW)
http://www.icmf.ch/dotAsset/51162.pdf

Reminder:

pls register for this year Annual Conference in Baden - it's free to the public (no fees)

Friday 9th November 2012 (13.30-17.00) + Apero

13.30 Welcome & Introduction
– Jürg Hagmann (President of ARMA Swiss Chapter)

13.35 Slots of the sponsors
– P. van Beneden (RSD)
– M.Maret (infocentricresearch)

13.55 Business value of the future workplace - Context and content
– Armand Martin (InfoCentric Baden)

14.40 Measuring RIM program success based on GARP®
– Joseph Elliott (Oyster Consulting UK)

15.20 Break coffee

15.50 Metrics for RIM Operations (Use Case Baloise)
– Patrick Jermann (Baloise Insurance, Basel)


16.30 Wrap-up and closing

17.00 Apero


registration: http://arma.proxymit.net

Program-Baden-2012-ARMA (pdf, 130 KB) incl. Sitemap

During ARMA Annual conference 2012 in Chicago there were also some sessions organized by MER (Managing Electronic Records).

some can be heard by podcast:
Jason Baron (head of litigation oat NARA) made some interesting statements about auto-categorization and despite of its shortcomings we can no longer rely on human records declaration only, we need technology to support us, e.g. by adding special vocabularies or project related terms in order to differentiate and classify content automatically upfront (up to 80% would already be an advantage) - improving the search process is paramount.

http://www.rimeducation.com/podcasts/podcasts.php

see also Jason's excellent paper about the hidden ROI in information assets
Download: Baron-ROI (pdf, 426 KB)

Ein fünfteiliger Artikel auf crn befasst sich mit der Situation von Enterprise Content Mgmt.
Partielle Lösungen prägen auch die Ausrichtung des Marktes und der Anbieter.

http://www.crn.de/software/artikel-96861.html