Tools and Vendors

Dienstag, 13. Dezember 2011

Opentext mit automatischer Klassifizierung

Ob dies wohl "fundamentale" Aenderungen gibt ?
Zitat:
»Diese Lösung ändert das Records-Management fundamental« (sales pitch)

http://www.speicherguide.de/news/opentext-steigt-in-datenklassifizierungsmarkt-ein-14972.aspx


English: Opentext Press Release

Auto-classification for legacy content

Montag, 6. Juni 2011

Autonomy Records Manager gets DoD 5015.02 certification

Autonomy has received the formal certification for its RM solution which originally has its roots in Filesurf (MDY) acquired by CA and then bought by Autonomy. Will be interesting to see how this move is going to be integrated in the Autonomy family.

go to article

Dienstag, 10. August 2010

Sharepoint based RM solution VERS certified in Australia

“OBS's SharePoint based records management product, i5 Records Management Software has been awarded full VERS 1-5 compliance certification for long term electronic records management. VERS (Victorian Electronic Records Strategy) has been developed by the Public Record Office Victoria (PROV) to provide leadership and direction in the management of digital records” -

see Blog post

Freitag, 5. März 2010

Open retention manager (Fontis)

Finally there comes a solution to manage retention schedules in a unprecedented
way:
The seamless integration and management of records series, underlying sources
(legal or other requirements) including a taxonomy based on a process oriented approach becomes true.
This metadata (above item level) can also be linked or propagated from a metalayer to corresponding instances in any system environment down to the item level. It allows an independent mgmt
of your records schedules but fits in every ERMS.

go to: http://www.fontisinternational.com/

In Switzerland the company "infocentric research" based in Baden (AG) acts as business
partner for Fontis.
Feel free to contact Felix Neukom.

Freitag, 8. Januar 2010

RM by Sharepoint (5280)

another provider:

http://www.5280solutions.com/technology/sharepointrm.aspx/

Interesting filing approach.

JH

Samstag, 7. November 2009

SIARD - Eine Lizenz mit Tücken (Kommentar)

Beitrag von Tobias Wildi (docuteam)

Am 30. Oktober 2009 hat das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) offiziell ein Dateiformat (resp. Datenstruktur) und Softwaresuite präsentiert als "zukunftsfähige Lösung zur Archivierung relationaler Datenbanken". Die Software erzeugt aus MS SQL, Oracle oder Access einen Dump, so dass die Datenbankinhalte als Textfile gespeichert werden können. Gegen Hinterlegung der Kontaktadresse kann die SIARD-Suite gratis heruntergeladen werden. Die Lizenzbestimmungen (siehe http://tinyurl.com/yghqf8y) stützen sich aber nicht auf eines der verbreiteten Modelle wie GPL oder Apache, sondern wurden in ein eigenes Regelwerk gegossen. Die zentralen Punkte:
- Die Benutzung der Software ist kostenlos.
- Der Quellcode wird nicht offengelegt.
- Wenn ein Archiv Erweiterungen an der Software wünscht, so darf es diese nicht selber programmieren oder einen ihm genehmen Dienstleister damit beauftragen. Es muss zuerst einen Wartungsvertrag mit einer namentlich benannten Firma eingehen, welche sodann mit der Programmierung von Erweiterungen beauftragt werden darf. Das BAR bekommt die vom Drittarchiv bezahlten Erweiterungen / Änderungen unentgeltlich, umgekehrt besteht kein Anspruch auf Entschädigung (und wohl nicht einmal auf den Quellcode).

Grundsätzlich ist es dem BAR hoch anzurechnen, dass es eigenentwickelte Software veröffentlicht. Aber unter den gegenwärtigen Lizenzbestimmungen sind folgende Punkte problematisch:

Die Struktur der Dump-Dateien ist zwar bereits seit 2008 offen dokumentiert, die Weiterentwicklung des Formats wird aber vom Bundesarchiv kontrolliert. Es handelt sich somit um ein proprietäres Format (es gehört jemandem), das vom Besitzer nach Belieben verändert werden kann. Niemand kann sagen, ob die heutigen Files in ein paar Jahrzehnten von der dannzumaligen SIARD-Software noch gelesen werden können oder in welchen Abständen die Datenbestände zu migrieren sind. Solange das BAR das Format alleine kontrolliert und nicht einem geeigneten Standardisierungsgremium übergibt, macht eine auf SIARD basierende Archivstrategie für Dritte keinen Sinn.

SIARD umfasst Module zur Erstellung und zum Zurücklesen von Datenbankdumps. Als Archivar habe ich aufgrund des fehlenden Quellcodes keine Möglichkeit, die Vorgänge innerhalb der Software zu rekonstruieren und zu prüfen. Das bedeutet: Ein Archiv fertigt heute fleissig SIARD-Dumps von Datenbanken an. In einigen Jahrzehnten, wenn das BAR das SIARD-Format möglicherweise längst aufgegeben hat, möchte es die Files zurückspielen und baut aufgrund der Formatspezifikation die SiardToDb-Applikation nach. Erst dann wird sich zeigen, ob sich die ursprüngliche datenproduzierende Applikation an die Spezifikation gehalten hat oder nicht. Niemand kann dies heute überprüfen, ausser es finden sich Personen, die eine eigene, quelloffene Implementierung der SIARD-Suite vornehemen, so dass sich die Resultate querprüfen lassen (wie dies im Fall von PDF/A bei pdfa.org sehr intensiv geschieht). Momentan entscheidet sich ein Archiv für ein Format, welches heute nur durch eine einzige, nicht quelloffene Applikation geschrieben und gelesen werden kann. Die geringe Verbreitung von SIARD und vor allem der nicht verfügbare Quellcode der erzeugenden Applikation sind Argumente, die SIARD für Dritte zur Zeit uninteressant machen.

Die Lizenz enthält weitere Fragezeichen. Die SIARD-Software wurde mit Steuergeldern finanziert. Dies ist keine Ausnahme, bei ähnlichen Projekten wie Xena in Australien (http://xena.sourceforge.net/) oder koLibRi in Deutschland (http://kopal.langzeitarchivierung.de/index_koLibRI.php.en) verhält es sich genau gleich. Nur: Diese zwei Werkzeugen stehen unter Softwarelizenzen (GPL2, resp. eine eigene Open Source-Lizenz), die dem Bürger (= Investor) die freie Nutzung und Erweiterung der Software freistellt. Aus der Sicht des Steuerzahlers bedeutet dies: "You get what you pay for". Nicht so in der Schweiz, hier behält der Staat die Rechte sehr restriktiv bei sich.

Ein besonders fragwürdiges Modell wurde für den zukünftigen Entwicklungspfad der Software gewählt. Archive, die die Applikationen weiterentwickeln wollen, müssen dafür ein namentlich genanntes Unternehmen beauftragen und erhalten weder Rechte an ihren Softwareteilen, noch Einblick in den von ihnen bezahlten Code. Unter dem eigenartigen Titel "Freeware" hält ein Archiv weder einen Vertrag mit einem kommerziellen Anbieter noch den Zugriff auf den Quellcode in seinen Händen. Damit entsteht eine hohe Rechts- und Zugriffsunsicherheit. Ich halte dies für ein höchst fragwürdiges Modell, Innovation zu betreiben.

Ein Gegenbeispiel zum verunglückten Lizenzmodell von SIARD: In der Stadt Baden bauten wir mit einem beschränkten Budget das erste digitale Kommunalarchiv der Schweiz auf. Dies war möglich, weil wir auf eine Fülle von Open Source-Software und nicht-proprietäre Formate zurückgreifen konnten und diese für unsere Zwecke nutzbar machten. Zum Teil nutzten wir ganze Softwareumgebungen, zum Teil passten wir sie an und Teile schrieben wir auch selber. Nur weil die grossen amerikanischen Wissenschaftsstiftungen (Andrew W. Mellon etc.) und das britische JISC bei ihren Projekten die Veröffentlichung des Quellcodes zur Bedingung machen, war der Aufbau eines kleinen digitalen Langzeitarchivs überhaupt möglich. SIARD andererseits ist mit der gegenwärtigen Lizenz für Staats- oder Kommunalarchive absolut uninteressant.

SIARD ist der erste Versuch des BAR, Software zu veröffentlichen. Diese an sich begrüssenswerte Initiative bremst sich gegenwärtig mit der gewählten Lizenzpolitik gleich selber wieder aus. Erst wenn SIARD unter ein genormtes Dach wie GPL2, BSD oder die Apache-Lizenz gestellt wird, werden Drittarchive das Dateiformat und die Software überhaupt erst in Erwägung ziehen.

Tobias Wildi, t.wildi@docuteam.ch.

Dienstag, 3. November 2009

Freeware-Lösung zur Archivierung relationaler Datenbanken

Das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) stellt ab sofort eine kostenlose Software-Lösung zur Archivierung relationaler Datenbanken zum Download zur Verfügung. Diese beinhaltet ein offenes Format SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases) für die Archivierung relationaler Datenbanken sowie ein entsprechendes Freeware-Paket („SIARD Suite"), welches relationale Datenbanken in das archivtaugliche SIARD-Format umwandelt. Das SIARD-Format wurde vom BAR entwickelt und ist Teil der digitalen Archivierungs-Plattform des europäischen Forschungsprojektes Planets. Die SIARD Suite-Software basiert auf international anerkannten Standards wie XML, SQL:1999 und UNICODE und unterstützt zurzeit die Datenbankformate Oracle, Microsoft SQL Server und Microsoft Access.


SIARD Suite
Bei weiteren Fragen steht Ihnen der Dienst digitale Archivierung DDA@bar.admin.ch gern zur Verfügung.

Freitag, 27. Juni 2008

AUTONOMY MERIDIO ENABLES EXTRACT TECHNOLOGY TO ENHANCE CAPBILITIES IN COMPLIANCE WITH MANUFACTURING REGULATIONS

Autonomy Corporation plc, a global leader in infrastructure software for the enterprise, announced on June 24th that Extract Technology, a leading supplier of containment systems for the pharmaceutical, chemical and biotech markets, has implemented its Meridio records management solution to improve compliance with current regulations, while augmenting the company's information management processes.

Get the full news from Reuters

Mittwoch, 30. April 2008

HP acquired TOWER

Already one month ago
HP and TOWER Software announced that they have signed a pre-bid agreement for HP
to acquire TOWER, a document and records management software company
based in Canberra, Australia.


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Samstag, 9. Februar 2008

DoD 5015 and SharePoint

The DoD 5015.2 Resource Kit is intended only for customers, who are required to run their records management system in a DoD 5015.2 Chapter 2 certified state. In case you're wondering, Sharepoint currently has no plans to provide support for DoD 5015.2 Chapter 4 (classified records).

However, the Resource Kit is not intended for customers, who would like to enhance the records management functionality of MOSS 2007 with particular 5015.2 oriented features but are not required to run their system in a certified configuration. Alternatively, sample code and documentation will be available shortly via the MSDN Dev Center for MOSS 2007 for the most frequently requested features

http://blogs.msdn.com/sharepoint/archive/2008/02/09/announcing-the-dod-5015-2-resource-kit-for-sharepoint-server-2007.aspx

DoD 5015.2 Resource Kit Source Code download site

https://connect.microsoft.com/site/sitehome.aspx?SiteID=551

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