Records Mgmt & Archiving

#WPFD was yesterday and what remains is the growing awareness that there are not only "green reasons" but also a maturation of BUSINESS reasons to get rid of paper.

Go to the Revolution Handbook:
http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/AIIM-White-Papers/WPFD-Revolution-Handbook

In german: Welt am Sonntag:
http://bit.ly/VMXpdA

Im Zuge der Aktienrechtsrevision wurden auch die Rechnungslegungsvorschriften bzw. -recht revidiert und dabei wurde der Begriff der "Geschäftskorrespondenz" (OR 957, neu OR 958f) klammheimlich und unter jedem Radar durch eliminiert.
Entsprechend wurde auch die Geschäftsbücherverordnung angepasst:
Mit Hinweis auf Kosteneinsparungen kann also in Zukunft auch auf die zwingende Aufbewahrung von E-Mails verzichtet werden. Ob dies der Nachvollziehbarkeit von Geschäftshandlungen bzw. der Auskunfstfähigkeit förderlich ist, bleibt dem Leser überlassen.
Diese Regelung tritt ab 1.1.2013 in Kraft.


vgl. den erläuternden Bericht:
zum Inkraftsetzen des Rechnungslegungsrechts und Erlass
der neuen Verordnung über die anerkannten Standards
zur Rechnungslegung (VASR)
zur Teilrevision der Revisionsaufsichtsverordnung (RAV)

http://www.admin.ch/ch/d/gg/pc/documents/2233/Erl-Bericht_VASR_und_RAV.pdf

Ziffer 4: Änderung der Geschäftsbücherverordnung
Nach geltendem Recht ist die gesamte Geschäftskorrespondenz aufzubewahren (s. Art. 957 Abs. 2 OR). In vielen Fällen ist die Geschäftskorrespondenz jedoch für die Buchführung und Rechnungslegung ohne Erkenntniswert. Die damit verbundenen Kosten können eingespart werden. Artikel 958f nOR beschränkt sich daher auf
eine Aufbewahrungspflicht für die Buchungsbelege (zum Buchungsbeleg s. Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und 5 sowie Abs. 3 nOR).46
Aus diesem Grund wird der Hinweis auf die "Geschäftskorrespondenz" in Artikel 2 Absatz 2, Artikel 3, Artikel 4 Absatz 1, Artikel 5 und Artikel 6 Absatz 1 der Geschäftsbücherverordnung gestrichen. Es handelt sich um eine rein formelle Anpassung an die neuen Vorgaben von Artikel 958f nOR.
Auf weitergehendere Änderungen der Geschäftsbücherverordnung wird zum jetzigen Zeitpunkt bewusst verzichtet.

s. auch:
http://www.admin.ch/ch/d/gg/pc/ind2012.html#EJPD -> Titel "Inkraftsetzung des neuen Rechnungslegungsrechts und der Ausführungsbestimmungen"

Use case for cross-functional Information Lifecycle Governance: BNY Mellon
see:
http://bit.ly/ORerV0

promoted by www.cgoc.com
A long journey to information economics.

An article in the Journal of Enterprise Information Management is discussing some research results in the field of Enterprise Content Mgmt: http://bit.ly/PSQOHi

Findings – After a review and classification of 91 ECM publications, it is found that ECM involves several sophisticated and interacting technical, social, organizational, and business aspects. The current ECM literature can be grouped around three main pillars: the first pillar consists of the four ECM component dimensions (tools, strategy, process, and people). The second pillar is the enterprise system lifecycle (adoption, acquisition, evolution, and evaluation). The final pillar is the strategic managerial aspect (change management, and management commitment). Based on the review and a proposed conceptual framework, an agenda for future research around the aforementioned three pillars is suggested.

Originality/value – There is a lack of ECM meta-analysis research that explains the current state of the field. This paper contributes to information systems research by describing and classifying the published literature in ECM and by pointing out the gaps where further research is most needed. Furthermore, the paper provides a framework that may provide a conceptual structure for future studies.

Wie vermutet sind DMS und ECM Projekte hierzulande noch kein Renner! Wen wunderts?

Wie an einer Tagung des ICMF/ ITS (Information Center und IT-Services Managers Forum Schweiz) ausgeführt wurde (28.9.2012), gibt es noch viele Stolpersteine und Hinderungsgründe weshalb Unternehmen zurückhaltend sind, obwohl sich der wirtschaftliche Nutzen berechnen liesse.

Artikel computerworld.ch: http://bit.ly/QJDNiY

Wir wissen seit Jahren, dass oft nur in einzelnen Abteilungen gewisse Schritte unternommen werden, aber im Zeitalter der Information Governance braucht es einen gesamtheitlichen Ansatz, der alle relevanten Info-Mgmt-Disziplinen und Stakeholders an einen Tisch bringen muss um signfikante Nutzenvorrteile zu erzielen. Dies ist ebenso eine Frage der Unternehmenskultur und -politik.
Der Punkt ist genau derjenige der ausgeführt wird: es geht nicht ohne Aenderungen im Umgang mit Information (Arbeitsabläufe), dies muss endlich zur Kenntnis genommen werden. Beim Smartphone haben sich ja auchviele anpassen müssen.

Artikel von Knut Hinkelmann (FHNW)
http://www.icmf.ch/dotAsset/51162.pdf

Reminder:

pls register for this year Annual Conference in Baden - it's free to the public (no fees)

Friday 9th November 2012 (13.30-17.00) + Apero

13.30 Welcome & Introduction
– Jürg Hagmann (President of ARMA Swiss Chapter)

13.35 Slots of the sponsors
– P. van Beneden (RSD)
– M.Maret (infocentricresearch)

13.55 Business value of the future workplace - Context and content
– Armand Martin (InfoCentric Baden)

14.40 Measuring RIM program success based on GARP®
– Joseph Elliott (Oyster Consulting UK)

15.20 Break coffee

15.50 Metrics for RIM Operations (Use Case Baloise)
– Patrick Jermann (Baloise Insurance, Basel)


16.30 Wrap-up and closing

17.00 Apero


registration: http://arma.proxymit.net

Program-Baden-2012-ARMA (pdf, 130 KB) incl. Sitemap

During ARMA Annual conference 2012 in Chicago there were also some sessions organized by MER (Managing Electronic Records).

some can be heard by podcast:
Jason Baron (head of litigation oat NARA) made some interesting statements about auto-categorization and despite of its shortcomings we can no longer rely on human records declaration only, we need technology to support us, e.g. by adding special vocabularies or project related terms in order to differentiate and classify content automatically upfront (up to 80% would already be an advantage) - improving the search process is paramount.

http://www.rimeducation.com/podcasts/podcasts.php

see also Jason's excellent paper about the hidden ROI in information assets
Download: Baron-ROI (pdf, 426 KB)

Ein fünfteiliger Artikel auf crn befasst sich mit der Situation von Enterprise Content Mgmt.
Partielle Lösungen prägen auch die Ausrichtung des Marktes und der Anbieter.

http://www.crn.de/software/artikel-96861.html

Am 13. 9. hielt der VSA seine GV in Frauenfeld. Im Anschluss sprach Dr. Ulrich Kampffmeyer (project consult , Hamburg) zum Thema:
Elektronische Archivierung und elektron. Records Management. Herausforderungen, Konzepte, Rezepte

Wie gewohnt war die materialreiche Präsentation leidenschaftlich und fulminant vorgetragen, eine Performance sondergleichen mit viel Witz, Scharfsinn aber auch einer fast sarkastischen Note. Ich habe z.B. noch nie eine so trockene Materie wie Standards so spannend präsentiert bekommen.
Leider blieb nicht viel Zeit für die Diskussion, aber beim Apero konnte man noch dies und das diskutieren. Alles in allem ein Highlight!
Wir können nun wählen zwischen Ordnung & Chaos. Auch die Archivare müssen sich bewegen, auch wenn nicht alles so dramatisch wird wie dargestellt.

Download hier:
http://bit.ly/QIHI1n

ARMA Annual Conference of the Swiss Chapter

Friday November 9, 2012
Location: Baden, Spedition (conference room 1st floor) near the main station

As usual members (and those who want become a member) meet in the morning for the general assembly ; the lunch will be sponsored by RSD .

In the afternoon there is the public professional conference , sponsored by InfoCentric Research.
The public conference in the afternoon is free for everybody (no fees but registration required).

Topic: Business Value & Key Performance Indicators for Records Management Programs

detailed program see attachment: ARMA-Nov-2012 (pdf, 85 KB)

Registration: http://arma.proxymit.net

see also: ARMA Europe Website Events: http://europe.arma.org/events/chapter-events

and Swiss Chapter Info: http://europe.arma.org/chapters/switzerland

Can we really change something?

http://barclaytblair.com/2012/07/13/can-we-really-change-organizations-cultural-engineering-and-information-governance/

my comment:
Based on my over 20 years experience in the information and content mgmt business my major concern and question with Conni is also: who really cares ? – imagine a company with > 10 b revenues and without any ECM system (sic !) just eliminates a small records center (2 associates!) at its headquarter (a service built up through years) . Or another case: a data warehouse burnt down in Switzerland some years ago and as a consequence the provider only lost one customer (most clients stated that the evidence they lost was not very important or just due to disposition). Or a big ECM campaign in Germany two years ago (ECM NOW!) just created some wind without any success. What is so hard about? Sure it’s the culture but every following point also has its impacts: information handling illiteracy, misunderstandings of notions and concepts (misnomers incl. the CIO); Technology domination; Insight deficits (analytics) under big data; strategic functions fail (Forrester); C-level perceptions and finally operationalizing info governance for business value (sound metrics), and information economics (why do information assets (intangibles) not appear in any balance sheet as the fourth production factor?). … hearing the echo -> we cannot measure it, so if you can’t bill it you can kill it. (tautology)
A lot of experts and specialists are desperately searching for arguments and reasons why user adoption of ECM fails etc. (thanks to J. Lappin and S. Bailey) the reality is different we know: How to successfully sell something that nobody wants.
Finally there is no royal way to solutions, just permament advice and suggestions and we have to imagine Sisyphos as a happy person.