Records Mgmt & Archiving

Steve Bailey is focusing on his preferred topic of user participation when adopting ECM or EDRM Systems.

As we all know a lot of battles have been lost and user adoption for declaring and filing records within an organisation is still poor or has completely failed. Training is one of the most underestimated part in this story.

As part of his role at JISC infoNet he has been increasingly engaged with participatory techniques and stringing these together to run participatory workshops. I guess it's important because automation cannot master everything everywhere.

Blog: http://rmfuturewatch.blogspot.com/2012/11/encouraging-user-participation-in-rm.html

Infokit JISC: Guidance on how to conduct such an event
http://bit.ly/TTU1ef

CR2PA means: Club des responsables de politiques et projets d'archivage

Le CR2PA (www.cr2pa.fr) est un club utilisateurs né en 2008 de la rencontre entre quelques directeurs de projets d’archivage pionniers partageant la même vision et la même ambition de promotion de l’archivage, au niveau managérial dans l’entreprise.

Le club regroupe env. une trentaine d'entreprises et d'organismes publics dont un grand nombre des entreprises du CAC40 .

L'archivage managérial est au centre des activités.
voir la mission du CR2PA: http://blog.cr2pa.fr/cr2pa/

Again it seems that we have the european semantic problem of the usage of professional terms in the different languages.
As archiving in the anglo-saxon world and also in German means just permanent retention, mostly for historical reasons (Sekundärzweck according to Schellenberg) there are other terms which came up as they are less compromised by corporate usage as the rather dusty notion of archives.
Digital preservation means a long-term storage under a legal decision (en) and in Germany the term "Langzeitspeicherung" has come as a german equivalent to "preservation" into the discussion and the community (see: eBook from Bearing point:
http://newsletter.bearingpoint.com/ebook/epaper-Langzeitspeicherung/index.html

Iron Mt. has published an interesting list of keys to records management excellence and success.
As always a RIM program is only as good as it is lived and monitored proactively

http://bit.ly/UmJjui

A nice podcast on the OCDQ-blog of Jim Harris.
Method for an Integrated Knowledge Environment (MIKE2.0) is an open source delivery framework for Enterprise Information Management, which provides a comprehensive methodology that can be applied across a number of different projects within the Information Management space. For more information, click on this link: openmethodology.org/wiki/What_is_MIKE2.0

The framework is quite generic and not only for open source freaks.
It will be interesting to see how it evolves beside of Cobit5, GARP and other Information Governance frameworks. I do not like the fuzzy term "knowledge" in the label as it has been compromised too much by corp. practice (information is enough).
Knowledge cannot be managed, you can only facilitate it or enable the environment to foster its sharing.

Blog:
http://bit.ly/WfZ4mt

Anlässlich des 6. Records Management Fachtages vom 27. November 2012 in Frankfurt/Offenbach wurde auch eine Competence Site eingerichtet zwecks fachlichem Austausch.

Roundtable zum PROJECT CONSULT Records Management Fachtag 2012. Hier finden Sie Kommentare von PROJECT CONSULT und den Anbietern zu ausgewählten Fragestellungen.

direkt zum Roundtable:
http://www.competence-site.de/Records-Management-keep-it-simple-and-intuitive

Die Einschätzung meines Kollegen Kampffmeyer, dass RM in der Schweiz
fast selbvstverständlich sei, ist natürlich etwas übertrieben.

(...) In Deutschland ist dieser Begriff wenig in Verwendung. International und auch in der Schweiz ist Records Management eine Selbstverständlichkeit, gerade im Umfeld der Erfüllung von rechtlichen und Compliance-Vorgaben."
vgl. hier:
http://bit.ly/Tw8J8a

Es gibt sicher Fortschritte und man findet immer wieder Stellenausschreibungen, die vermuten lassen, dass HR Leute mitbekommen haben, dass es inzwischen gut ausgebildete Leute gibt, die dieses Profil von den Fachhochschulen mitbringen. Andererseits gibt es auch häufig RM-Stellen-Inserate, wo immer noch "Logistiker, Betriebswirte, Orga-leute, IT-Spezis" etc. gesucht werden, als ob es keine qualifizierte Ausbildung gäbe.

Der VOI - Verband der Organisations- und Informationssysteme sieht 8 Trends, die den ECM Bereich bestimmen:
Mobility, Consumerization of IT und Big Data werden den Ton angeben wie zu vermuten war.

Link: http://bit.ly/Q3ErwC

According to an essay in the NYTimes (August 2012) by James B. Stewart a lot of signals show that the global network effect goes into reverse.
FB dropping, Groupon, Zynga ... and MySpace is just a shadow of its former self.
Link: http://nyti.ms/PZYgox

It seems that the SM hypecycle has already reached its peak.(Gartner)
Now it should restart at the workplace with internal or corporate social media (dawn of Yammer ?);
Such an assumption is quite daunted:
see: HBR blog Erickson
Why we use social media in our personal lives but not at work
http://blogs.hbr.org/erickson/2012/02/why_we_use_social_media_in_our.html

I can confirm these statements from Erickson.

Social Media governance sources: http://informata.blogspot.ch/2011/07/selected-social-media-governance.html

An interesting article from Harry Pugh published in the german magazine "Wirtschaftsinformatik & Management" also highlights the challenges of good information governance, relating to the Info gov reference model (IGRM) of EDRM / CGOC.
Harry was a professor at numerous CGOC conferences and manging director at Citigroup Inc.

link: Daten vernichten: Warum es so schwierig ist
http://bit.ly/ReF1Ta

"Alle müssen an einem Strang ziehen
Die vielleicht größte organisatorische Herausforderung auf dem
Weg zu einer einheitlichen Information Governance ist, dass
keine Abteilung alleine die angestrebten Ziele und Vorteile erreichen
kann. Im Umgang mit rechtlichen Verfahren, bei Aufbewahrungsprozessen (rechtliche und geschäftliche Anforderungen,
Datenschutz) und Daten-Management-Ansätzen müssen
strikte Abteilungsgrenzen überwunden werden, um eine wirtschaftliche
und rechtssichere Datenvernichtung zu gewährleisten.
Hier muss konsequent funktionsübergreifend gearbeitet und
müssen die Aktivitäten von tausenden von Mitarbeitern weltweit
aufeinander abgestimmt werden."

the real tenet and most difficult point of Info Governance:

I know some companies where "pulling at the same rope" is just phoney rhethoric ...

JH