Freitag, 13. Juli 2012

New resources for digital continuity from Australia (Queensland)

Queensland State Archives (QSA) has released a range of new resources designed to help address some of the complex challenges associated with managing digital public records over time.
- Migration
- Reetention schedules
- Metadata
- File formats

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Donnerstag, 12. Juli 2012

New Information Governance book by Robert F. Smallwood

“Safeguarding Critical E-Documents: Implementing a Program for Securing Confidential Information Assets,” published by Wiley.

see: Blog B.T. Blair who provided the foreword
http://barclaytblair.com/2012/07/12/safeguarding-critical-e-documents-new-information-governance-book-by-robert-f-smallwood/

Privacy by design means secure and delete when required!

see Indiana Global Legal Studies, vol.16:
Privacy by deletion by Benjamin J. Keele
http://ijgls.indiana.edu/1601/privacy-by-deletion-the-need-for-a-global-data-deletion-principle/

Samstag, 30. Juni 2012

Leitfaden zur Aktenführung nach ISO-15489 (dt.)

In Deutschland ist der Beuth-Leitfaden zur Aktenführung erschienen. Irgendwann sollte der Begriff "Schriftgutverwaltung" verschwinden. In der deutschen Sprache wird dadurch unnötig der Aktenbegriff auf "schriftliche" Aufzeichnungen / Information reduziert ohne die neuen Medien (multimedia) einzubeziehen. Tönt zudem verstaubt und ungeeignet diese Funktion in der eigenen Organisation zu verkaufen.
Hat Schreiben überhaupt Zukunft hat Vilem Flusser gefragt.(1987 - Die Schrift. Hat Schreiben Zukunft?) * s. unten

Link zum Buch


  • * "Schreiben im Sinne einer Aneinanderreihung von Buchstaben und anderen Schriftzeichen scheint kaum oder überhaupt keine Zukunft zu haben. Es gibt mittlerweile Codes, die besser Informationen übermitteln. Was bisher geschrieben wurde, kann besser auf Tonbänder, Platten, Filme, Videobänder, Disketten etc. übertragen werden. Und vieles, das bislang nicht geschrieben werden konnte, ist in diesen neuen Codes notierbar. Die derart codierten Informationen sind bequemer zu erzeugen, zu übertragen, zu empfangen und zu speichern als geschriebene Texte. Künftig wird mit Hilfe der neuen Codes besser korrespondiert, Wissenschaft getrieben, politisiert, gedichtet und philospophiert werden können als im Alphabet oder in arabischen Zahlen. (...) Woher wissen wir eigentlich, dass die grossen Schriftsteller (inkl. dem Autor der Heiligen Schrift) nicht lieber auf Tonband gesprochen oder gefilmt hätten? Trägheit allein erklärt jedoch nicht alles. (...) Viele glauben schreiben zu müssen, weil sich ihr Dasein in der Geste des Schreibens und nur darin äussert." (Einleitung, S.7)
Gilt dies auch für Blogger? es sieht so aus ... wir warten also bis sich die Hörblogs durchgesetzt haben (Youtube ist ja jetzt schon Nr. 1 wenn es um bewegte Bilder geht.)

eAkte in der Bundesagentur für Arbeit (Deutschland)

Agenturen und Departemente wollen ihre Akten zunehmend nur noch elektronisch führen.
Die Süddeutsche Zeitung berichtete am 26.6.12 (Aus dem Staub), dass die BA noch in diesem Jahr in ihren 176 Agenturen und mehr als 400 weiteren Dienststellen die elektronische Akte einführt. Ein Grossprojekt. Es geht um 22.2. Mio Kundenakten. täglich kommen 260'000 Dokumente hinzu. Ueber den Provider ist nichts bekannt. Es könnte IBM sein.

s. RFP link

s. auch allg. in Deutschland (2004)
Verwaltungsmodernisierung

Donnerstag, 7. Juni 2012

NARA report about eArchiving

Archiving of electronic records--in fact, archiving of any type of record--continues to be problematic within federal agencies, says the National Archives and Records Administration in a report drawing its conclusions based on agency self-assessments.
read more:
http://www.fiercegovernmentit.com/story/electronic-records-archiving-still-problematic/2012-05-02

direct link to report: http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assessment-2011.pdf

Not only in federal agencies.

Freitag, 25. Mai 2012

Tagung der AG Records Mgmt & Digitale Archivierung: 22.6.2012, Bern

Die AG Records Management & Digitale Archivierung des VSA lädt ein:

22. Juni 2012, Bern Bundesarchiv (13.30- 16.00)

Archive und Open Government

s. Programm

Data storage is cheap: what a myth!

Excellent post about the myth that storage is cheap.
... yeahh but storage is not archiving or digital preservation which enables to understand what we have stored once (often many years ago).

Again, it's the storage mgmt which is creating the costs but it's needed to ensure readability and understandability of the information which was stored.

http://futureproof.records.nsw.gov.au/mythbusting-that-storage-is-cheap/

It goes hand in hand with another myth: that search tools alone ensure findability. It's all about metadata to enable data quality and structured information.
Garbage in, garbage out.

Certified Information Professional (AIIM)

AIIM has launched the CIP course.
Purpose and goals:
  • Demonstrate your ability to bridge IT and business.
  • Keep your information management skills current and competitive.
  • Lead your organization into the world of social and mobile content.
  • Enhance your value to employers and clients.
  • Become part of the next wave of information management professionals.
Content oriented information managers will profit from this course. IT people will get more understanding about the benefits of a well organized lifecycle of information. Become an ambassador to align business and IT.

http://www.aiim.org/Training/Certification

Did you know?
64% of business executives would prefer to hire Certified Information Professionals (CIPs) versus those that are not certified.
76% of business executives would pay CIPs a salary premium, with 45% indicating they'd pay more than a 10% per year salary premium.
61% of business executives would prefer consultants that are CIPs versus those that are not certified
60% of business executives would prefer CIP-certified IT staff
62% of business executives think having CIPs on staff would enhance the perception of their organization in the industry
66% of business executives think having CIPs on staff would improve their ability to find, manage, and exploit their information assets across the enterprise.

Mittwoch, 16. Mai 2012

IT Governance vs. Information Governance

Die IT Community ist doch ab und zu noch lernfähig und beginnt langsam zu begreifen, dass es doch einen erheblichen Unterschied gibt zwischen Technologie und Information.

Wir wissen inzwischen, dass der CIO ein klassicher "misnomer" ist, denn er managt nicht die Information (bzw. den Content) sondern die Kanäle (Infrastruktur). So hat denn auch IT selbst keinen intrinsischen Wert, sondern die Wertzuschreibungen erfolgen über den entsprechenden Business zweck von Information in einem gegebenen Scope (Wertschöpfung über den Nutzenbeitrag von Information um z.B. bestimmte Entscheidungen zu fällen).
Ein Paper aus der Frankfurter School of Finance and Management versucht dem Rechnung zu tragen:
"Information-Governance umfasst die Festlegung von Entscheidungsbefugnissen und eines „Frameworks“ zur Förderung eines gezielten Umganges mit der Bewertung, Erzeugung, Speicherung, Nutzung, Archivierung und Vernichtung von
Informationen. Es umfasst Prozesse, Rollen, Metriken und Standards zur
Sicherstellung der Effektivität und Effizienz bei der Nutzung von Informationen, um die gesetzten Ziele einer Organisation bestmöglich zu erreichen."

Das Paper von Wolfgang Johannsen mit dem Titel: Information Governance - Herausforderungen in verteilten Umgebungen, .
kann heruntergeladen werden
(Information befindet sich immer in verteilten Umgebungen, dies ist bisher bloss den Content-Banausen entgangen.)

Es dämmert, dass sich Information nicht von selbst meistern lässt, sondern wesentliche Gestaltung von Seiten von Experten aus den Bereichen Lifecycle mgmt, Records mgmt und ECM bedarf. Daraus sollte man dann keinen Gegensatz konstruieren, sondern es geht nur komplementär. Das Orchester spielt mit allen Rollen, Business, IT, Legal, Governance Council, sonst tönt es nicht oder falsch. d.h. das Alignment zwischen allen Governance Stakeholdern ist die grösste Herausforderung. Sie droht oft an der Enormität der Aufgabe zu scheitern.

Mittwoch, 25. April 2012

Bigger data?

Does size really matter?
What matters is targeted appraisal of content and enforcement of Information lifecycle mgmt policies incl. efficient but legally defensible disposition. (controlled deletion)

"Vendors that are blindly pushing the ‘Big Data’ message are ultimately offering IT departments storage crack to data hoarders – and those that are offering a cloud-based offering without data classification, data tagging, and archiving built in are offering crack – but where you can’t physically see it."

from Julie Lockner

recently from AIIM: Does size really matter?

Information Governance: scientific approach

The university of Amsterdam has created a Research Group on Information Governance and has published articles: since 2013 the group no longer exists as it got a limited mandate.

Prof. Michiel Kooper

To distinguish clearly between IT Governance and information governance is fundamental.
With the hypotheses proposed they give direction to further research that may be valuable in the field of information sciences.

International Journal of Information Management (2011)
Kooper (pdf, 130 KB)

White paper:
Beijer-Kooper-2010 (pdf, 123 KB)

Montag, 16. April 2012

U. Kampffmeyer zum 60.

Lieber Ulrich Kampffmeyer.

Ich gratuliere Dir auch im Namen unserer Community hier in der Schweiz zu Deinem 60. Geburtstag! Du hast doch mit Deiner intensiven und offenen Fachkommunikation zur Entwicklung unserer Disziplinen im ganzen deutschsprachigen Raum beigetragen. Dafür sind wir dankbar.
Ad multos annos.

Die kurze Festschrift ist hier:

http://www.project-consult.de/ecm/news/2012/herzlichen_gl%C3%BCckwunsch_zum_geburtstag

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