Records Mgmt & Archiving

Pentadoc hat ein interessantes WhitePaper veröffentlicht betr. der ECM-
Tauglichkeit von Sharepoint 2010.

see: http://www.pentadoc.com/Whitepaper.2141.0.html

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Thorough discussion also here on James Lappin's blog: one of the best comments about this topic
Does SP 2010 have a sustainable RM Model?

Das KRM verkündet die Durchführung der 2010 verschobenen RM-Konferenz
auf den 9. März 2011 im Technopark Zürich.
Der Anlass ist gesichert.
Am 10. März findet dann der geplante Ausbildungstag statt.

Flyer für die Sponsoren: Flyer-2011 (pdf, 5,550 KB)

Der Vollständigkeit halber hier noch mein Beitrag von der VSA-Tagung
(Mai 2010, Bern) im Volltext.

Tagung-RM-2010-JH (pdf, 313 KB)

Die Präsentationen sind auf der Website des VSA - Bildungsausschuss zu finden.

Arbido Revue vom Juni 2010 vereinigt sämtliche Beiträge der Tagung und noch
Aufsätze darüber hinaus.

Leider keine gute Kunde.
Beiliegend meine Rezension zum neuen Werk von Peter Toebak im hier&jetzt Verlag.

Records Management: Gestaltung und Umsetzung
Baden-Dättwil, 2010
ISBN: 978-3-03919-141-3

Download Rezension: toebak-2 (pdf, 58 KB)

from:
Mark Conrad
NARA Center for Advanced Systems and Technologies
on ERECS listserv

The National Archives of the United Kingdom and the National Archives and Records Administration (NARA) of the United States issued press releases on 6 December 2010 concerning the expansion of the PRONOM database. "PRONOM is a web-based public technical registry of more than 750 different digital file formats that enables digital archivists, records managers and the public to precisely identify and confirm digital file formats. This identification is the first step to ensuring long-term electronic file preservation by enabling the identification of those file formats that are in danger of becoming obsolete."

NARA's Center for Advanced Systems and Technologies (NCAST) Research Partners from the Georgia Tech Research Institute (GTRI) and the Army Research Lab (ARL) have increased the number of internal signatures in the PRONOM database by almost 25%. They will continue to add more internal signatures over the coming months. The NCAST Research Partners are also contributing to improvements to the underlying technology used in PRONOM and DROID.

You can find the full text of the press releases here:

http://www.archives.gov/press/press-releases/2011/nr11-31.html

http://www.nationalarchives.gov.uk/news/519.htm


You can find more information about the research collaboration between NCAST, GTRI, and ARL here:

http://www.archives.gov/ncast/gtri/

http://blogs.archives.gov/online-public-access/?p=3737

You can keep up with NCAST developments by following the Tech Tuesdays channel on the NARAtions blog here:

http://blogs.archives.gov/online-public-access/?cat=52

A lesson from GSK why to have a robust retention and disposition policy and schedule.
You have to enforce it, that's another lesson of schedule compliance.
Otherwise these records are kept muchtoo long and create an unnecessary risk exposure
for your company.

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Im Zusammenhang mit der Neusignierung von Dokumenten kommen immer wieder
Fragen auf. Bruno Wildhaber nimmt Stellung und präzisiert für die Schweiz.

1. Die CH erlaubt die Integritätssicherung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mittels DS anstelle anderer Speichermedien. Das hat für hochvolumige Transaktionsgeschäfte riesige Vorteile, weil damit die Speicherkosten auf dem Niveau eines normalen Plattenspeichers gehalten werden können. Dieser Integritätsschutz ist unabhängig vom Inhalt und muss zur Gewährleistung der Integrität durch zusätzliche Massanhmen ergänzt werden (permanentes Monitoring, Integritätschecks etc.) --> Integritätsschutzfunktion der DS.

2. Signierte Dokumente nach Signaturgesetz: Dies ist lediglich eine Art von Dokument, welche in einem DS gesicherten Archiv abgelegt werden kann.--> Elektronische Unterschriftsfunktion der DS

3. WICHTIG: Life Cycle und Key Management der beiden obigen Zertifikate sowie die ganzen PKI Prozesse müssen (und sollen) nicht deckungsgleich sein. Insofern gehört auch die Frage der Resignatur nicht in den Bereich der Archivierung, ausser man würde die Digitale Unterschrift im Archiv auch als Integritätsschutz verstehen, was ich als höchst problematisch erachte. Die Resignatur ist so oder sie falsche Methode, Signaturdokumente zu "erneuern". Diese Massnahme betrachte ich sowohl aus rechtlichen wie auch aus praktischen Gründen als nicht praktikabel. Im DS geschützten Archiv sieht das etwas anders aus. Hier kann man ausnahmsweise mit einer Massensignatur den Integritätsschutz erneuern.

4. Lehren aus der Praxis: Es hat sich gezeigt, dass DS geschützte Archive nur dann gut funktionieren, wenn man auf den Einsatz von Hashbäumen verzichtet und Einzeldokumente signiert. Der Aufwand zur Verwaltung der Hashbäume scheint mir zu gross, bzw,. die damit verbundenen Nachteile zu schwer. Wie immer geht es um die Frage des Löschens, d.h. um das gezielte Löschen einzelner Dokumente, welches aus verschiedensten Gründen angezeigt sein könnte.

B. Wildhaber

Moreq 2010 newsletter November


The newsletter gives no clue about when MoReq2010 will be delivered.


DLM Forum News

Concept collaboration: Moreq2010 (pdf, 227 KB)


blog entry Mark Fresko

More reasons about human factors and others.
As Steve Bailey had stated elsewhere:
"As far as the average user is concerned, the EDRMS is something they didn’t want, don’t like and can’t use. As such, its no wonder that so few users accept them – as one person once said to me “making me use an EDRMS is like asking a plasterer to use a hammer”! (Wikipedia article about RM)

User adoption is key.
It mostly works where users must do it like in strict and regulated environments:
e.g. health authorities require defined content and forms (Pharma submissions)

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Die aktuelle Tätigkeit der AG Stadt- und Gemeindearchive konzentriert sich auf folgende Schwerpunkte:


- Aufbau einer Datenbank über laufende Projekte in den Stadt- und Kommunalarchiven;

- Koordination und Zusammenarbeit mit den weiteren Gremien und Arbeitsgruppen des VSA, vor allem auch für aktuelle Fragestellungen und Probleme der Archivierung;

- Gemeinsame Adressverwaltung;

- Aufbau einer «unité de doctrine» bzw. gemeinsamer Richlinien;

- Beratung und Zusammenarbeit für archivspezifische Fragen;

- Gemeinsame Beschaffung von Archivmaterialien


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