Records Mgmt & Archiving

Der deutsche ECM-Anbieter d.velop AG erwartet für die nächsten Jahre spürbare Veränderungen in den Marktbedingungen und Lösungskonzepten für das Enterprise Content Management.

Thesen

"Gutenberg put books on the shelf. Digital media have taken them off.
How will people find what they are looking for?"

Blog post from tfpl (John Davies)

http://blog.tfpl.com/tfpl/2010/08/libraries-will-not-survive-ebooks.html

Die 2. ERFA Tagung unter der Aegide des VSA findet in Genf beim IKRK statt.


s. Programm

Zur Förderung des Austauschs und der Kommunikation, aber auch zur Dokumentation ihrer Arbeit hat die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) einen grossen Teil ihrer bisherigen Ergebnisse öffentlich gemacht. Sie haben auf der Website der KOST ab sofort Zugang zu Resultaten abgeschlossener Projekte, zu Informationsressourcen aus Studien und Kolloquien sowie zu kurzen Handreichungen für konkrete Aufgaben in der digitalen Archivierung (KOST.Services).


KONTAKT: info@kost-ceco.ch

"Since SharePoint is designed to reduce the need for IT involvement and put more control in the hands of end-users, procedural controls must be established to ensure that the proliferation of sites, libraries and folders does not reach pandemic proportions.
This is managed through an effective, multi-tiered governance structure that provides guidelines and scope at each level to provide boundaries on end-user creativity. These levels often are segmented at the farm, site-collection and site tiers, with each level building details on the decisions made in the tier above."

These requirements are almost impossible to implement in a big company.
Uncontrolled sprawling of Sharepoint instances in the organization can merely be stopped
once the deployment has been started.


Wishful thinking

The complexity necessary for long-term preservation of digital records contributes to the potential for failure. Consider the vulnerable points, colloquially known as a chain of weak links:

Gordon Hoke on KM world

Removable media—There is no way to assess the longevity of removable media, including tape and laser-written disks (CD, DVD, Blu-ray, WORM, etc.). There are too many variables. The standard way of testing media is “accelerated aging,” but only the future will prove its accuracy. There are no standards for quality, and it is difficult to impossible to consistently identify the materials and manufacturing processes that produced a shipment of disks. Controlled temperature and humidity affect the stability of a disk’s substrate and dyes, but storage environment is only half a disk’s life cycle. Even for a disk made of high-quality materials, who can verify the conditions and duration under which the disk was transported and warehoused before use?

Hardware obsolescence is obvious and visible to all who have reached adulthood. Floppy disk drives (5.25-in. or 3.5-in.) are difficult to find, to say nothing of players for ZIP, Jazz and other proprietary format media. In 1991, Sony advertised a 12-in. optical disk guaranteed to last 99 years. While the verity of that claim will be revealed in 2090, not even museums are likely to have a compatible disk player.

As operating systems evolve, they have limited compatibility with their ancestors. Can a PC running Windows 7 read files created under CP/M? Can today’s IBM Power System OS consistently extract files written on a s/38 from 1979 or a system/3 from 1969?

Application software becomes obsolete as well. Consider the boneyard of former market leaders: VisiCalc, WordStar, Wang word processing and countless others. Microsoft stopped supporting Office 97 about 10 years after its release.

Output drivers—Retrieving old records also depends on being able to display and/or print content. Even with legacy CPUs, OSes and application software, the period monitors, printers and the software that drives them may be unavailable or inoperable.

Encryption and password protection—Long-lived records, including health records, often require security and privacy protection. Maintenance of passwords and decryption capabilities loom as additional impediments to the retrieval of old records.

This blog has created a general web-survey, available for download through Google Docs, which provides a means of investigating what types of digital objects or communication mechanisms are available electronically and how these objects are organized and managed.

Free for download

http://e-records.chrisprom.com/?p=1744

NARA has published a document about the handling of Web 2.0 formats. Do we create records out there? or just documents which become discoverable in case of a litigation ...

http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/web2.0-use.pdf

Das KRM hat die Records Management Konferenz 2010, wie ursprünglich geplant am 22.11.2010 auf den 9.3.2010 verschoben! Damit dieses Jahr nicht ohne eine Veranstaltung für Experten zu Ende geht, führen wir den geplanten Schulungstag am 22.11.2010 trotzdem durch!

Die so genannten Web 2.0 Technologien haben in vielen Unternehmen Einzug gefunden. Trotzdem bestehen zwischen der Adaptation von Web 2.0 (z.B Facebook, Twitter) und der Technik-Realität im Unternehmen enorme Unterschiede. Mitarbeiterinnen müssen mit Windows XP und uralt Versionen von Explorer arbeiten, gleichzeitig gibt sich dasselbe Unternehmen gegen aussen topmodern und bietet Dienste wie Facebook und Co. an. Gleichzeitig verzweifeln die Mitarbeiter, weil sie nicht einmal über ein vernünftiges DMS verfügen und sich nach wie vor mit Files und Foldern herumschlagen. Die grossen Anbieter ihrerseits haben aber kein echtes Interesse, die Datenflut zu stoppen, da der HW-verdiente Franken oder Euro nach wie vor der Einfachste ist! Hinzu kommen neue Herausforderungen seitens Datenschutz - kein Tag, an welchem Datenschutz in der NICHT Presse auftaucht! Durch die Virtualisierung ist es für den Einzelnen zudem immer schwieriger, noch zu wissen, so die Daten liegen, das ist aber ein Muss, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Stehen wir hier vor einer radikalen Veränderung im Verhalten, welche auch auf politischer Ebene bald den Ruf nach gesetzlichen Änderungen auslöst?

Wir versuchen nebst der Vermittlung grundlegender Informationen, dieses Spannungsfeld auszuloten und auch Hilfe zu vermitteln, wie man diese Herausforderungen angehen kann.

Nutzen Sie die Chance; spezielle Tarife für VSA/ISACA verfügbar!

Themen:

* Was ist Web 2.0: Technologien / Trends / Nutzung
* Neue Technologien - neue Chancen
* Ausbildung mit und rund um Web 2.0
* Konvergenz: Einsatz von neuen und alten Technologien im Unternehmen
* Datenschutzaspekte International: Was Street View und Co. für die Unternehmen bedeuten
* Wie sicher sind Web - Applikationen und unter welchen Bedingungen was kann/darf man Daten in der Cloud verarbeiten?
* Wie behält das Management die neuen Risiken im Griff? Müssen Projekte anders geführt werden?

Referenten:

* Michael J. Erner, Selbständiger Datenschutzberater Mission 100
* Walter Sprenger, Geschäftsführer Compass Security
* Hanns Köhler-Krüner, AIIM Traine rund Unternehmensberater
* Jürg Hagmann, Novartis International, Global Head IGM Training & Communication
* Dr. Bruno Wildhaber, Maskenschnitzer & Unternehmensberater

Link Event und Regististrierung:

Link Flyer:

It exactly points out the key challenge of GRC and information governance:
"One of the fundamental tenets of information governance is
tying "value" and "legal duty" to "information
asset" so IT can routinely and defensibly
dispose of data."

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