Records Mgmt & Archiving

The market survey was carried out by Tessella (UK) to ascertain the status and requirements of long-term management of digital information by European organisations that create or hold digital content.

see:
White paper
and
Survey analysis

see my comment to a blog post by Bob Larrivee on AIIM ERM Community:

http://ermcommunity.org/erm/blog/email-and-policy-oil-and-water#comment-131

Jürg

There is not enough clarity how to qualify an e-mail as a business record. Basically e-mail is a media and not a record per se. People should be trained in applying a simple method to identifiy the business value (& purpose) of an e-mail. A lot of organizations have introduced a simple Q&A loop to go through in order to end up with a decision whether an e-mail is a record or not. However there are several methods in this field and there is no generic answer. Apply the defined methodology within your business scope and you will be fairly compliant. But remind: in an e-discovery case, potentially all e-mails become a record.
In general, some research findings have shown that the percentage of compliance relevant e-mails is higher than expected (20-30% on an average).
The current NARA regulation might not be sufficient, but the related decision tree will do the job:
http://static.twoday.net/jhagmann/files/E-Mail-Mgmt-NARA.pdf (page 17)
- Agencies must inform staff that e-mail messages are potential records.
- Staff must be capable of identifying federal records.
- E-mail transmission data and distribution lists must be preserved.
- Agencies must state that draft documents circulated on e-mail systems are potential federal records.
- E-mail must be stored in an appropriate record-keeping system and staff must be
informed of how these records, regardless of format, are maintained in that system.
- Agencies must provide instruction on how to copy e-mail identified as federal records from an e-mail system to an official record-keeping system.
- E-mail systems must not be used to store record-keeping copies of e-mail messages identified as federal records.
- Agencies must not use e-mail backup tapes for record-keeping purposes.
- Staff must be educated on the management and preservation of e-mail records sent or received from nongovernmental e-mail systems.

These rules are either applicable in the private sector. (just replace "federal" or "agency" by "company")

And it's not hopeless:
http://ermcommunity.org/erm/blog/hopeless-records-management-email

Information Governance ist nötig.

Der technische CIO hat seine Rolle ausgespielt und sollte sich auf das "I" in der
IT verlegen. Putting the "I" into IT war ein Aufsatzvon Davenport im Jahr 2000.
Imagine a world of plumbing and nobody cares about the water and the quality of the water ...and the flow.

download Artikel v. 15.4.2010

see Archivalia Blog

RM Life Cycle Management: Eine Präsentation gehalten am Finance Forum
in Zürich, 19. Jan. 2010
Was kann die Privatwirtschaft von der Verwaltung lernen?

Link

One of the interesting AIIM post about 8 things ....

Link

The author restricts the scope of information governance mainly to the discipline of records mgmt.

unfortunately the link at http://www.fcsig.com/ebook does not offer the eBook, “Making the Case for Information Governance,” anymore.

Still one of the best glossaries for information management; maybe information risk related aspects will be added in the near future (e.g. Cobit
etc.)

Link

Jason Baron, director of litigation in NARA talks about e-Discovery and other related topics

Link

The ERM Wiki on AIIM communities has a nice overview of the Moreq2 requirements:

Good for records managers to explain the func specs of RM to their IT.

http://www.aiimcommunities.org/erm/wiki/MoReq2

Die SuisseID ist der erste standardisierte elektronische Identitätsnachweis der Schweiz, mit dem sowohl eine rechtsgültige elektronische Signatur wie auch eine sichere Authentifizierung möglich sind.

http://www.suisseid.ch/

Im Rahmen der dritten Stufe konjunktureller Stabilisierungsmassnahmen hat der Bundesrat die beschleunigte Einführung der SuisseID beschlossen. Die SuisseID ist in der Schweiz das erste standardisierte Produkt für einen sicheren elektronischen Identitätsnachweis. Geschäfte können von Privatpersonen zu Firmen, von Firmen untereinander sowie vom Bürger zur Verwaltung direkt über das Netz abgeschlossen werden.

Das SuisseID-System enthält drei Elemente:

1. Elektronischer Identitätsnachweis
2. Qualifizierte elektronische Signatur
3. Elektronischer Funktionsnachweis


Aus Sicht des Records mgmts dürfte der Nachweis der Prüfspur über einen längeren Zeitraum ein Problem darstellen, da die Zertifikate nach drei jahren erneuert werden müssen.

How Records Management was discovered by the technical ECM folks.

"Somebody from ARMA, probably a hybrid type, said “what about Records Management?” The hard-core imaging folks like myself scratched our heads and wondered, “What’s that?” Then we found out we had been doing records management all along, but not in a good way because we were technology, not policy, oriented. Suddenly a long overlooked disciple that primarily operated in the basement was elevated to sit alongside IT to set up the rules and policies for what we had been doing all along. So records management was added to ECM."

AIIM infonomics

The ECM concept somehow reduces RM requirements to the functional integration of retention and disposition specs (incl. tracking and legal hold). A broader view of information mgmt compliance (IMC) or information governance would either stress the whole training and controlling/audit part including monitoring and improving RM programs (e.g. according to GARP).

KEEP (Keeping Emulation Environments Portable) will develop an Emulation Access Platform to enable accurate rendering of both static and dynamic digital objects: text, sound, and image files; multimedia documents, websites, databases, videogames etc.

The overall aim of the project is to facilitate universal access to our cultural heritage by developing flexible tools for accessing and storing a wide range of digital objects.

see: Homepage

Die 2009 lancierte ECM Jetzt! Kampagne wird fortgesetzt mit einem neuen Video : Wie geht ECM?

s. Pressemeldung

Direkt zu ECM Jetzt

s. auch mein erster Beitrag dazu im Januar auf diesem Blog:
http://jhagmann.twoday.net/stories/6116649/

News von PROJECT CONSULT (FROM XING NETWORK):

Im Jahr 2010 sind eine ganze Reihe von Veränderungen im Bereich der Normung und Standardisierung des Records Management zu erwarten. Drei wichtige Entwicklungen sollen hier kurz vorgestellt werden.

MoReq2010

Zur Zeit läuft beim DLM Forum (http://www.dlm-forum.eu) ein Projekt zur Überarbeitung von MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records. Die Neufassung von MoReq2 wird „MoReq2010“ heißen. Das Konzept für die Neustrukturierung wurde an die neue Unternehmung von Jon Garde, JournalIT, Maidenhead, vergeben. Die Vorgaben wurden vom MGB MoReq Governance Board erarbeitet. Mit der Neufassung werden auch die Kriterien für die Zertifizierungstest angepasst. Mit der überarbeiteten Spezifikation wird im Herbst 2010, also rechtzeitig zur PROJECT CONSULT Records Management Roadshow gerechnet (http://moreq.niniel.org/2010/03/16/records-management-roadshow-2010/). In der MoReq-Roadmap sind außerdem angepasste Versionen bzw. Ergänzungen für bestimmte Branchen wie öffentliche Verwaltung, Pharma, Finanz-industrie und andere geplant. MoReq2010 ist damit der erste Schritt für einen langfristigen Ausbau und die kontinuierliche Pflege des Standards durch das DLM Forum. Jef Schram, Vertreter der Europäischen Kommission im DLM Forum, sicherte für die Weiterentwicklung die Unterstützung der EC zu. „On behalf of the European Commission, which provided the initial financing for the development of the MoReq specification, we are delighted with this new programme. The European Commission continues to support MoReq and looks forward to further involvement with the DLM Forum in this crucial part of the EU’s overall plans to advance best practice in electronic information”. Um MoReq mehr Rückhalt in der ECM-Branche zu verschaffen sind Kooperationen mit nationalen und internationalen Verbänden wie ARMA Association of Records Managers and Administrators, ICA Internati-onal Council on Archives, AEDOC Digital (Spanien), APROGED (Frankreich), DIMO (Dänemark), DOCU-MENT@WORK (Belgien) und anderen geplant. Das nächste DLM Forum findet 25. bis 26. Mai 2010 in Madrid, Spanien, statt. Dort werden auch die aktuellen Vorhaben des DLM Forum einschließlich MoReq2010 und die DLM Forum Foundation vorgestellt.

ISO 303xx Records Management Standards

Im Rahmen des ISO TC46 SC11 wird eine Aufarbeitung und Neustrukturierung der ISO Norm 15489 „Records Management“ vorbereitet. Diese Norm soll durch eine Familie von neuen Standards in der Normengruppe 30300 ersetzt werden. Die zwei Teile der ISO 15489 sollen dabei in separate Normen zu Grundsätzen (Principles), Vokabular/Nomenklatur (Vocabulary), Langzeitarchivierung (Preservation), grundsätzliche Records Management Anforderungen (Requirements), Konvertierung/Migration (Conversion/Migration) etc. aufgeteilt werden. Die neuen Standards befinden sich bereits in Entwicklung und man rechnet damit, dass die wichtigen Teile mit den grundsätzlichen Anforderungen bereits 2011 vorliegen.

ISO DIS 16175 ICA Records Management Requirements

Vom ICA Council on Archives wurde ebenfalls eine Records Management Spezifikation in drei Teilen herausgegeben. Besonders Teil 3 steht „im Wettbewerb“ mit MoReq. Diese drei Spezifikationen der ICA wurden bei der ISO im sogenannten „Fastrack“-Verfahren eingereicht. Zur Zeit werden sie als ISO DIS 16175 bearbeitet, könnten aber zukünftig auch der 30300-Normenfamilie zugeordnet werden. Beim sogenannten „Fasttrack“-Verfahren erfolgt keine aufwändige Erarbeitung oder Neubearbeitung. Bei den nationalen ISO-Gremien (in Deutschland der DIN) steht aktuell die Entscheidung an, ob dieser Normvorschlag wie vorgelegt übernommen wird. Die Dokumente der ICA wurden ohne jede Änderung an den vorhandenen Spezifikationen aus dem Jahr 2008 zur Standardisierung vorgelegt. Der „Fasttrack“-Prozess erlaubt nur die Annahme oder die Ablehnung. Es ist zu hoffen, dass möglichst viele nationale Normungsgremien vor der nächsten Konferenz in Korea im Mai 2010 den Fasttrack ablehnen, damit eine Überarbeitung und Angleichung des ICA-Vorschlages an die ISO 15489, MoReq und andere Records-Management-Standards möglich wird. Die ICA-Dokumente enthalten einiges an guten Ideen, sind aber jedoch so oberflächlich, dass sie nicht für eine Normung in Frage kommen. Man kann daher nur hoffen, dass der DIN gegen die Fasttrack-Umsetzung stimmt.

Aktuelle Informationen in deutscher Sprache sind jeweils auf der Webseite http://www.MoReq2.de abrufbar.


Ulrich Kampffmeyer

Xing: https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/records-management-2657/de-records-management-standards-2010-29247468/

Die Tagung „Records Management in Verwaltung und Privatwirtschaft – Gemeinsamkeiten
und Unterschiede“ möchte die Spannungsfelder einer modernen Aktenverwaltung
ausleuchten und in diesem Zusammenhang insbesondere die Gemeinsamkeiten und
Unterschiede der zwei Bereiche anhand vordefinierter Leitthemen herausarbeiten. Dabei soll
deutlich werden, dass es sowohl Anwendungsfelder gibt, in denen sich Verwaltung und
Privatwirtschaft gegenseitig befruchten können, als auch Gebiete, die relativ inkompatibel
sind.

Datum: 28. Mai 2010
Ort: Bern, Schulwarte, Helvetiaplatz

vgl.
Einladung (pdf, 30 KB)
Programm (pdf, 31 KB)
Anmeldung (pdf, 20 KB)
Themenliste (pdf, 414 KB)

Why we need document mgmt?

further research Info from PWC:
... on the time and money spent on paper in today’s typical organization:

- Of all the pages that get handled each day in the average office, 90 percent are merely shuffled.
- The average document gets copied 19 times.
* Companies spend $20 in labor to file a document, $120 in labor to find a misfiled document, and $220 in labor to reproduce a lost document.
- 7.5 percent of all documents get lost, 3 percent of the remainder get misfiled.
- Professionals spend 5-15 percent of their time reading information, and up to 50 percent of their time looking for it.
- There are over 4 trillion paper documents in the U.S. alone – growing at a rate of 22 percent per year.

http://www.dbm.net/articles/?article=64

A study from the University of Albany:

In response to growing interest in and concerns about social media in the public sector among government professionals, CTG launched a project aimed at exploring some of the issues and benefits connected with social media tools. This report summarizes results from two workshops held with government professionals from New York State (NYS) as part of this project. The workshops were designed to collect information on the value NYS agencies seek in their current or future use of social media, as well as their most pressing questions and concerns regarding that use. The report summarizes the results from workshops, with full results provided in three apendices, and concludes with a section outlining the next steps in the project.

go to:
http://www.ctg.albany.edu/publications/reports/social_media

... success comes out of what you do not what label you give to it or where you sit in
your organisation.

Information Governance is turning to "Information Assurance" ...

go to tfpl Blog: Martin Sanderson
http://blog.tfpl.com/tfpl/2010/03/rms-conference-2010.html