Records Mgmt & Archiving

Beim elektronischem Dokumentenmanagement hinken kleinere Firmen im Vergleich zu Großunternehmen weiter hinterher. Unter Mittelständlern etabliert sich die elektronischen Archive nur langsam, nur ein Viertel der Unternehmen setzen die modernen Programme ein – und das, obwohl diese effizienter, schneller und kostensparender sind.

Die Untersuchung bezieht sich auf Deutschland, in der Schweiz dürfte jedoch die
Situation nicht viel anders sein.
Herr Kampffmeyer müsste hier auch mal eine Umfrage machen.

s. Artikel im Handelsblatt

Toolkit for Managing Electronic Records. Here is a link to
the e-mail tools in the Toolkit. Included here is

a bulletin from NARA on e-mail archiving.

Some very useful links.

Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) hat 2007-2008 unter dem Namen AUGev ein Projekt zur Archivierung von Unterlagen aus Geschäftsverwaltungssystemen durchgeführt. Der KOST-Newsletter-Nov-2008 (pdf, 164 KB)fasst das Projekt kurz zusammen.

Auf der KOST-Website (D) sind dazu die wichtigsten Dokumente aus diesem Projekt öffentlich publiziert.

Records Management (Aktenverwaltung) ist nicht prospektive Langzeitarchivierung. Dieses Missverständnis ist immer noch vorherrschend wenn man mit deutschen Archivaren spricht. Inzwischen hat sich Records Mgmt jedoch als eigenständige Disziplin sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung entwickelt.

Mein Beitrag diskutiert das Spannungsverhältnis zwischen den Disziplinen sowie zwischen den Akteuren - Records Manager und Archivare. Dazu wird am Beispiel der Firma Novartis aufgezeigt, wie eine Records Mgmt Strategie betrieblich umgesetzt werden kann.

Eigentlich hätte dieser Aufsatz Artikel-AuW-0811 (pdf, 198 KB) als Beitrag in der aktuellen Nummer der Zeitschrift Archiv & Wirtschaft erscheinen sollen. Aus Platzgründen wird er nun aber in Heft 4/2008 erscheinen.

Despite of the undeniable run for Sharepoint the future sprawl is also part of the problem.
interesting article in:

Information Week

The SEC has released its Enforcement Manual, also known as the "Red Book”.
Several sections address the topic of electronic information, especially in section 3.2.6.

The document is available online

Mangelhafte Archivierung elektronischer Post hat Konsequenzen: IT-Business

s. Artikel

Seit 23.10.08 ist in Deutschland die neue Verordnung in Kraft, nach der Medienwerke von "öffentlichem Interesse" an die Deutsche Nationalbibliothek abgeliefert werden müssen. Darunter fallen auch sog. "unkörperliche Werke" wie Netzpublikationen. Davon ausgenommen sind allerdings Websites von Privaten.
Zudem vermisst man noch eine terminologische Präzision, wodurch Abgrenzungsprobleme entstehen.
Die Pläne zur Ausweitung der Pflichtablieferung sehen sich seit deren Bekanntwerden erheblicher Kritik ausgesetzt.

s. Artikel PC Welt

und die Verordnung selbst ("Pflichtabgabeverordnung") :-)
- tönt ziemlich teutonisch
Originalkommentar der DNB

s. auch Onlinekosten.de

Dass hingegen alle Webseiten (sollte wohl heissen Websites) archiviert werden müssen, trifft nicht zu wie einige Kommentare befürchten. (s. auch Sammelwut)

Kommentar des Instituts für Urheber- und Medienrecht

Heise-Blog "ausser Kontrolle" - 30.10.08
... die Archivierung digitaler Inhalte ist als Pull-Methode einfacher und für die diversen Menschen, die betroffen sind, simpler als die Push-Methode, zumal nicht einmal geklärt ist, was überhaupt abgeliefert werden muss. (sic !!)

Das Ganze weitet sich aus:
Netzeitung.de
Schnapsidee oder «wahnwitziger Akt der Demonstration von Unkenntnis» ?

Archivierung umstritten:
ZDF heute

Financial Times Dt.land

IBM has announced on Oct 14th that IBM FileNet Records Manager v4.5 received the U.S. Department of Defense's (DoD) Standard for Records Management (DoD 5015.2-STD V3 April 2007) certification.

see article