Records Mgmt & Archiving

Für diejenigen, die es noch nicht erfahren haben.

Das Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Ressourcen für Deutschland (nestor) will Kulturinstitutionen bei diesen Bemühungen unterstützen und hat jetzt im Deutschen Architekturmuseum in Frankfurt/Main eine "Kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung" vorgestellt, die den Einrichtungen künftig als kostenloses Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden soll. Das nestor-Handbuch, dessen Entstehung vom Bundesministerium für Forschung gefördert worden ist, versammelt in weitgehend verständlicher Form das vorhandene Wissen über Datendigitalisierung und Bewahrensstrategien. In Lexikonartikeln und Aufsätzen stellen Experten technische und rechtliche Aspekte des Themas dar und vermitteln auf diese Weise ein aktuelles und realistisches Bild von Chancen und Risiken digital gestützter Langzeitarchivierung.
Es geht unter anderem um die Grenzen der Substanzerhaltung, Probleme bei der Datenmigration, Möglichkeiten der Systememulation, Standardisierungsbemühungen - und um nationale und internationale Kooperationen bei der Langzeitarchivierung digitaler Objekte. Die Erscheinungsform der Enzyklopädie ist zeitgemäß; sie wird als "lebendes Dokument", dessen Inhalt und Umfang beständig aktualisiert werden kann, zum Herunterladen zur Verfügung gestellt

download:
http://www.langzeitarchivierung.de/publikationen/index.htm

Electronic Discovery Technology Trends for 2008 and (Most Importantly) Beyond

1. EDD as The Tail, Not the Dog - Records Management, Not EDD, is the Driver

2. Underestimating Lawyer Inertia

etc. from the expert Dennis Kennedy


see:
http://www.denniskennedy.com/blog/2007/10/26_electronic_discovery_trends_for_2008.html

Unter den zahlreichen Projekten betr. digital Preservation sticht das
REMAP Projekt aus UK hervor.

Ziel ist es ein Modell und Tool(box) zu entwickeln um eine Schnittstelle zwischen Records Mgmt und (dauernder) Archivierung zu schaffen; eine Art workflow zwischen Ablagen (repositories) mittels Web services unter Berücksichtigung diverser institutioneller Bedürfnisse/Anforderungen vom Ingest bis zum Export (dissemination).

downloads unter:
http://www.hull.ac.uk/remap/Documents/index.html

K&L Gates partner Thomas J. Smith and William B. Dodero, Senior Counsel at Bayer HealthCare LLC in Wayne, New Jersey, have co-authored an article appearing in the November 2007 issue of the ACC Docket, entitled: “Creating a Strong Foundation for Your Company's Records Management Practices.” The article provides valuable guidance on the proactive steps companies can take to develop policies and implement practices to improve their records management practices.

see:
http://www.klgates.com/files/upload/eDAT_ACC_Docket_Article.pdf

from:
http://www.ediscoverylaw.com/2007/10/articles/news-updates/creating-a-strong-foundation-for-your-companys-records-management-practices/

Werden künftige Generationen das heute produzierte elektronische Erbe noch entschlüsseln können?
Archive und Bibliotheken arbeiten zusammen mit Wissenschaftern an Strategien, um kurzlebige Multimedia-Formate und digitales Kulturgut langfristig zu archivieren.

Im Rahmen des EU-Programms Planets (Preservation and Long-term Access through Networked Services) arbeiten die Research Studios derzeit an Software-Tools, ...

siehe:
Der Standard:

http://derstandard.at/?url=/?id=3085570

Nach den erfolgreichen Veranstaltungen im 1997 und 2002!
Am 17. November 2007 wird zum dritten Mal der Schweizerische Archivtag stattfinden.

Veranstaltungen s:
http://www.vsa-aas.org/Programm.332.0.html

Le premier colloque organisé par le Service des archives et de l’information documentaire de l’Université de Lausanne (AGID) aura lieu les 30 et 31 octobre 2008. Il aura pour thème “Les archives dans l’université” et pour objectif de circonscrire la place et le rôle des archives en milieu académique.

Les contributions proposées auront pour objectif d'aborder l'une des deux questions posées ci-dessus concernant le rôle et l'activité des archivistes d'universités. Il appartiendra à la matinée du deuxième jour, réservée aux ateliers, de mettre ces éléments en relation.
La langue du colloque sera le français.
Les actes étant destinés à être publiés, les textes des communications devront parvenir aux organisateurs au plus tard pour le lundi 27 octobre 2008. La durée des communications sera de 20 minutes. Les textes écrits pourront comporter 30'000 signes maximum (espaces compris).
Les propositions de communications peuvent être envoyées par courriel jusqu'au 1er décembre 2007 à l'adresse suivante: archives@unil.ch. Elles comporteront le titre de l'intervention ainsi qu'un résumé d'une vingtaine de lignes. Les réponses des AGID aux propositions qui lui auront été faites seront envoyées avant la fin de l'année courante.

Lien intéressant sur des cartes du paysage des archives universitaires en Espagne & Amérique latine

http://www.uclm.es/archivo/paginas/mapas.asp



voir aussi:
http://www.vsa-aas.org/Pinboard.211.0.html

Somit ist DocuWare (5.1) die erste deutsche Standardsoftware für Dokumenten-Management & RM, die den DoD-Richtlinien nachweislich gerecht wird.

see:

http://www.presseportal.de/pm/52804/1069361/docuware_ag

Der nächste IGRM-Workshop findet am Donnerstag, 6. Dezember ab ca. 13.30 Uhr im Bundesarchiv statt.

Themen sind die GEVER-Lösung des BAR (inkl. Demo zum Ablauf ein Geschäftsprozesses) und in einem zweiten Teil Erläuterungen zum Aussonderungsprozess mit der Ablieferung von digitalen Unterlagen (ans BAR).
see:
http://igrm.ch/de/igrm-news/gever-im-schweiz.-bundesarchiv.html

Die angekündigte Neugestaltung der Website der IGRM ist vollzogen. Unter
der (bisherigen) Adresse
http://www.igrm.ch
findet Ihr in einem neuen Kleid Informationen zum Verein, sowie News und Hintergrundinformationen zum Thema Records Management. Die Seite wird inhaltlich laufend ergänzt, auch was den französischen Inhalt betrifft.

Die IG freut sich über Feedback, Kritik, Verbesserungsvorschläge von Eurer Seite freuen. Am nächsten IGRM-Workshop werden wir auch noch darauf eingehen.

Zu danken ist Beat Siegrist, Suzanne Wagner und Rolf Lerjen für ihr Engagement bei der Realisierung der neuen Website !

im Namen von Robin Dutt (IGRM Vorstand) &
Marc Schaffroth (ISB)

AIIM sieht Entwicklung von Standards als eine seiner wichtigsten Aufgaben an.

vgl.
http://www.dailynet.de/News-file-article-sid-8686.html

ICMF/ITS - Tagung
Mittwoch, 14 November 2007
Zürich, Technopark

Schwerpunkte:

Trends, Techniken und Lösungen
Elektronische Archivierung als Teil des Lifecycle Managements
Rechtliche und regulative Anforderungen;
Revisionssicherheit, Aufbewahrungsfrist, Sarbanes Oxley, usw.
Wo liegt der Unterschied? Elektronische Archivierung versus Datensicherung
E-Mail-Archivierung im MS-Umfeld
Funktionelle Anforderungen und Merksätze
Migrationsplanung und Sicherstellung der Verfügbarkeit archivierter Daten
Praxisberichte zur Einführung von Archivsystemen



In Zusammenarbeit mit:

Arcplace AG
Abraxas Informatik AG
ZID Basel-Stadt
IBM GLobal Technology Services
SUN Microsystems

Agenda siehe:
http://www.icmf.ch/icmf/cms/veranstaltungen/index.html#0

A government watchdog organization last week requested a temporary restraining order that would require the White House to preserve backup tapes that might contain copies of millions of e-mail messages.

see:
http://www.fcw.com/online/news/150516-1.html

and

http://www.fcw.com/online/news/150488-1.html

Transferring Permanent Electronic Records to NARA- Answers to the Top 5 Questions

Sehr interessant betr. Uebergabeformate.
Hier müsste jedoch nachgefragt werden; welches TIFF-Format ?
Was ist mit PDF, wird dies im NARA auf PDF/A normalisiert?
etc.

see:
http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/transfer-erecords-faq.html

Open Text, Anbieter von Enterprise Content Management (ECM)-Software und -Lösungen, hat die neue Version seiner Anwendung für eMail-Management vorgestellt.

http://www.egovcom.de/srvinclude/4/1/inews_daily.asp?opt=archiv&red_nr=18095

Comment from my colleague Theo Bucher (records management policy manager at Novartis)

Recently in some Records Management circles a theory of so-called "Big Bucket Retention Management" was raised on the contention that it is too cumbersome or costly to manage a lot of different Records Series accurately. Maybe.

It seems that a risk of 'big buckets' is ... throwing the baby out with the bathwater (see Risks List Item below).

So how should big buckets be defined? Well, probably there should be some meta-criteria included in a bucket definition, e.g. "Impact on ... ".

Examples might be: "Impact on Health," or "Loss of Life," or "Historical relevance,"

Theo Bucher

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Date: Thu, 4 Oct 2007 09:25:29 EDT
From: KCKnowlton@aol.com
Subject: Clues to 3 Plane Wrecks Could Be Lost in Files Purge

The Air Force destroyed all records from unsuccessful searches for aircraft
missing before 1989, which is likely to make it much harder for Nevada
investigators to determine the victims of three wrecks found in the recent
search for the aviator Steve Fossett ... One resource that had been
expected to help in the inquiry was suspended mission files, kept at Tyndall
Air Force Base in Panama City, Fla. Those files are the paper trails of all
failed searches for missing aircraft by the Civil Air Patrol, a volunteer
Air Force auxiliary group, or any other Air Force resources. But in 1994,
the Air Force instituted a regulation requiring the destruction of records
of noncombat missions after seven years. [Source: Steve Friess, *The New
York Times*, 4 Oct 2007; PGN-ed]
http://www.nytimes.com/2007/10/04/us/04fossett.html?th&emc=th

From:
RISKS-LIST: Risks-Forum Digest Thursday 11 October 2007 Volume 24 : Issue 85

ACM FORUM ON RISKS TO THE PUBLIC IN COMPUTERS AND RELATED SYSTEMS (comp.risks)
Peter G. Neumann, moderator, chmn ACM Committee on Computers and Public Policy