Records Mgmt & Archiving

UN/CEFACT - Common Business Process Catalog, Technical Specification
Version 1.0
30th September 2005

Summary:
The Common Business Processes Catalog technical specification document provides the methodology to identify, discover, and maximize the reuse of commonly used business processes. To develop this methodology, the specification document describes the structure, syntax, and semantics for industry standard expression of metadata to describe common business processes to be recorded in the catalog. This will facilitate reuse of these business processes in a variety of e-business applications and records mgmt systems (e.g. for retention schedules)

see:
http://www.disa.org/cefact-groups/tbg/wg/tbg14_main.cfm

download the specification of the Common business Process Catalog:
http://www.disa.org/cefact-groups/tbg/Docs/tbg14/cbpc-technical-specification-v1_0-300905.doc

Visit the ever-growing “History of Archives, Recordkeeping, and Records” wiki at
http://tinyurl.com/sqgtl

Please feel free to add information about the founding of your archives/records center, your archives/records group, or any other important “milestone” in the history of the profession.

by Russell D. James

Risks Associated with the Use of Recordable CDs and DVDs as Reliable Storage Media in Archival Collections - Strategies and Alternatives

MEMORY OF THE WORLD PROGRAMME Unesco
Sub-Committee on Technology, Paris 2006

author: Kevin Bradley. National Library of Australia, Canberra

see:
http://portal.unesco.org/ci/fr/files/22734/11571181531CD_DVD_for_UNESCO_final__2006.pdf/CD%2BDVD%2Bfor%2BUNESCO%2Bfinal%2B%2B2006.pdf

The Society for Imaging Science and Technology is organizing the conference:
May 21 - May 24, 2007

see:
http://www.imaging.org/conferences/archiving2007/

s. Press releases

http://www.presseportal.ch/de/story.htx?nr=100524703

http://www.pressebox.de/pressemeldungen/open-text-corporation-1/boxid-92968.html

Some usual stuff and News

- Overview of key providers for RM solutions

- Open Text Receives "Strong Positive" Rating in Records Management From Leading Industry Analyst Firm Gartner
http://www.opentext.com/news/pr.html?id=1837

Blog see:
http://infogovernance.blogspot.com/search/label/Records%20Management

Datum: 23. März 2007

Programm siehe:
http://www.abmt.unibas.ch/dokumente/Wshop_20070323.pdf

instada.eu - Berlin 24.-27.04.2007

3. Europäische Konferenz über EAD, EAC und METS

see:
http://www.bundesarchiv.de/instada/de/index.html?lang=de

Andreas Kellerhals representing the Federal archives of Switzerland.

Program:
http://dlmforum.typepad.com/DLMForumMembersMeeting_Berlin_240107.pdf

Par Luc Henzig, Associé, et Alain Gresse, Manager, au sein de PricewaterhouseCoopers
Luxembourg

DLM-Forum Web:
http://dlmforum.typepad.com/Nouvelle_fonction_RM_pour_le_secteur_public.pdf

there is more public content now go to the new DLM-Forum Website:
http://dlmforum.typepad.com/

my blog is also listed ....

from Argentina: see

http://www.mundoarchivistico.com.ar/blogsarchiv.asp

Recommendations (14 points) to update the OAIS standard (ISO-14721)
Compiled on behalf of members of The Digital Curation Centre

Oct-2006

see:
http://www.dcc.ac.uk/docs/publications/OAIS_5-Year_Review.pdf

Some interesting insights into the e-mail preservation discussion.
(and other topics)

from the new "International Journal of Digital Curation"

http://www.ijdc.net/ijdc/article/view/11/4

(seee also other content available)

23rd March 2007, Digital Curation Center (DCC), Edinburgh

Detailprogramm ist noch nicht publiziert:
http://homepages.inf.ed.ac.uk/hmueller/presdb07/

DCC:
http://www.dcc.ac.uk/events/

s. auch Blog:
http://hurstassociates.blogspot.com/2007/02/event-first-international-workshop-on.html

see:

http://news.com.com/Fighting+to+protect+copyright+orphans/2008-1025_3-6154860.html?tag=ne.fd.mnbc

s. auch seine bescheidene Mission: "alles archivieren"
http://news.com.com/Brewster+Kahles+modest+mission+Archiving+everything/2100-1025_3-6087167.html?tag=st.rn

Der Förderverein Ad fontes (www.adfontes.unizh.ch/foerderverein) hat es
sich zur Aufgabe gemacht, das mehrfach preisgekrönte Internetangebot Ad fontes - http://www.adfontes.unizh.ch - zu unterstützen. Ad fontes bietet eine
Einführung in den Umgang mit Quellen im Archiv und ist für alle
Interessierten frei und kostenlos zugänglich.

Ad fontes wird in der Hauptsache von der Universität Zürich getragen,
wird aber auch ausserhalb der Universität Zürich genutzt.

Der Förderverein hat in den letzten Jahren massgeblich zum Fortbestand
und zur Weiterentwicklung von Ad fontes beigetragen.

Durch die vielen positiven Reaktionen der Benutzerinnen und Benutzer
dieses von der Universität Zürich getragenen Projekts fühlen wir uns
bestärkt, auch in Zukunft mitzuhelfen, dass Ad fontes eine attraktive
und lehrreiche Internetplattform bleibt.

Wir suchen weitere Gönner und Förderer. Werden Sie Mitglied!
http://www.adfontes.unizh.ch/foerderverein/anmeldung.php
Auch einmalige Spenden helfen dem Projekt.

Dr. Andreas Kränzle, Vizepräsident

Förderverein Ad fontes

c/o Projektstelle Mittelalter
Historisches Seminar der Universität Zürich
Culmannstrasse 1
8006 Zürich
+ 41 (0)44 634 28 54

Es liegt offenbar im Ermessen des Unternehmens zu bestimmen welche Unterlagen wie aufzubewahren sind, hingegen bei der Aufbewahrungsdauer sind die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

http://www.crn.de/showArticle.jhtml?articleID=197002001

Die Archivierung wird von vielen Unternehmern als lästiges, zeitraubendes und teures Thema angesehen. Dies muss aber nicht sein. Man kann hier das Muss mit dem Nützlichen verbinden.

einige Ueberlegungen:
http://www.channelpartner.de/index.cfm?pid=58&pk=237702

Gutes Bsp. für eine Firma mit globalem Scope. Allerdings ist der Begriff "core records"
eine Eigenkreation.
Core records basieren auf vier Wertkriterien.
- Business value
- Legal value
- Administrative value
- Historical value

"Core Records are those documents produced either in electronic or paper format that
are essential to meet the BBC business requirements and to fulfil charter, statutory,
legal and heritage obligations. "

Gut ist die Integration der legal (oder andere) requirements in den Schedule (metadata).
Damit ist nachvollziehbar warum records aufbewahrt werden müssen (obligations)

Non-core records sind eigentlich records die nicht in einem Schedule erscheinen.
(unscheduled) (auch non-records)

- Non-core records that are to be retained longer than 2 years must be authorised, and
be registered with Information and Archives as part of the Retention Schedule -

- Non-core records that are not authorised, and therefore not registered, must be
destroyed in an appropriate manner within 2 years.

The Core Records Policy covers

· policies for retention

· the BBC's Core Records Retention Schedule

· the standards to which that information needs to be retained, and the metadata
required

· a compliance system to ensure those standards are met

· the issues of legal admissibility & legal weight for Core Records

· the procedure for assessing the retention of non core records

· retention periods for core and non-core records


see:
http://www.bbc.co.uk/foi/docs/historical_information/archive_policies/ianda_core_records.htm

pdf:
http://www.bbc.co.uk/foi/docs/organisation_and_management/records_management/BBC_Records_Management_Policy.pdf