Records Mgmt & Archiving

Präsentationen der Veranstaltung vom 28.06.2006 , Zürich

http://www-5.ibm.com/ch/events/ilm/index.html

Teil 3: ERM (e) Records Management)

- Akronym: Electronic/Enterprise Records Management
- Alle Daten- und Unterlagen-Records werden angesprochen
- Ansatz ist integrativ und selektiv über die horizontale und vertikale
Raumachse
- Ansatz ist logisch-organisatorisch, technisch
- „Frontoffice“ (Applikationen) und „Backoffice“ (RMS) werden auf
einander abgestimmt
- Herkunft: Archivistik, Schriftgutverwaltung
- Grösster Vorteil: logisch ausgereift
- Grösster Nachteil: nicht attraktiv, unterbewertet

„The system used to manage business records includes people [training], processes, rules [policies, Regelwerke], practices, and technologies, all of which must be managed and controlled to create trustworthiness” (Flynn und Kahn, 2003)

mit freundlicher Genehmigung von Peter Toebak: www.toebak.ch
Source: ILM – ECM – ERM. Vom Hype zur Umsetzung
und Nutzung - Fachseminar v. 19.4.06 Baden

Diplomarbeit an der FH Chur über Records Management in der chemisch-pharmazeutischen Branche.
Unter diesem Link finden Sie die Diplomarbeit (noch ohne Anhänge), die bald publiziert wird.

Pre-Print der Schrift 11
http://www.informationswissenschaft.ch/fileadmin/uploads/pdf/csi/Ciullo__2006_CSI-Vorabversion.pdf

s. auch die andern Schriften:
http://www.informationswissenschaft.ch/index.php?id=25

Bitte teilen Sie Anregungen / Kritiken dem Autor (s. unten) mit.

Luigi Ciullo
Informations- und Dokumentationsspezialist FH
Feldhofstrasse 6B
CH - 8600 Dübendorf

Tel. 0041 (0)43 355 06 32
louis@media-design.ch

unter schwalm.potsdam gibts seit 2003 einen sehr materialreichen und interessanten Fundus auf dem Gebiet der Archivistik und verwandten Gebieten, wenn auch fast ausschliesslich in deutsch:

http://archiv.twoday.net/

empfehlenswert, zumal auch unter twoday.net ...

Für diejenigen, die es noch nicht kennen.

The UK Data Archive (UKDA) is an internationally-renowned centre of expertise in data acquisition, preservation, dissemination and promotion; and is curator of the largest collection of digital data in the social sciences and humanities in the UK. The UKDA provides resource discovery and support for secondary use of quantitative and qualitative data in research, teaching and learning as a lead partner of the Economic and Social Data Service (ESDS). The UKDA houses AHDS History, provides preservation services for other data organisations and facilitates international data exchange.


http://www.data-archive.ac.uk/

The agreement provides a formal framework for collaboration, innovation, demonstration, and preservation of some of the nation's most valuable digital research collections.

http://releases.usnewswire.com/GetRelease.asp?id=68450

Teil 2: ILM ( Information Lifecycle Management)

Zitat: ILM bedeutet „die Werthaltigkeit von Daten zu ermitteln (regelbasiert und weitgehend automatisch) und sie, je nachdem auf schnellen, aber teuren oder langsamen, aber dafür preisgünstigen Medien zu speichern und, wenn nicht mehr benötigt, zu entsorgen“ (BIT, 5-2005, S. 104)
- Faktisch nur „mechanische“ Parameter, Guillotine-Methode
- Datei hat bestimmtes Alter erreicht
- Datenmenge hat bestimmte Grösse erreicht
- Gewisse Wartezeit ist vergangen seit letzter Ordnerergänzung
- Nach Zeitplan, z.B. jeden Freitag
- Anzahl Zugriffe einer Periode liegt unter einem Schwellenwert
- Dublettenprüfung per Prüfsummenlogik
- Sicherheit, Business Continuity
- Bessere Auslastung der Storage-Medien (Virtualisierung, transparente
Datenhaltung)

Bewertung von ILM:
- Alle Informationsressourcen, Datenobjekte werden angesprochen
- Ansatz ist selektiv über die vertikale Zeitachse
- Ansatz ist vor allem technisch, infrastrukturell, logistisch
- Medien (RAID, Bandsysteme, optische Systeme) werden hierarchisch,
im „Backoffice“ verbunden
- Herkunft: HRM (Hierarchical Storage Management)
- Grösster Vorteil: ergänzt ECM
- Grösster Nachteil: logisch unausgereift

mit freundlicher Genehmigung von Peter Toebak: www.toebak.ch
Source: ILM – ECM – ERM. Vom Hype zur Umsetzung
und Nutzung - Fachseminar v. 19.4.06 Baden

s. auch: Definitionen und Grundsätze nach SNIA (Storag Networking Industry Association):
http://www.snia-dmf.org/library/ILMFoundations-DataClassification.pdf

Teil 1: ECM

Zitate: Definitionen
„Enterprise Content Management (ECM) is a new concept that emphasises
a single open CM system built on industry standards with two-way
connectors to other industry standard platforms and internal applications
such as CRM, ERP, collaborative working applications, e-mail, portals etc.“
Es ist die „best insurance policy for the investment (...) in CM, and the
only way to ensure that critical information and processes are available to be shared throughout the organisation, its customers, and suppliers“ (White Paper CM, DLM-Forum, 2002, S. 13)

„Statt separater Software-Interfaces für den Zugriff auf unterschiedlichen
Content ist der einfache, integrierte Zugriff über eine einzige Schnittstelle
gefragt, über die alle Repositories durchsucht werden können, gleichgültig von welchem Typ sie sind oder von welchem Anbieter sie stammen“ (BIT, 6-2004, S. 55)

Bewertung von ECM:
- Alle Informationsressourcen, Datenobjekte werden angesprochen
(Suchen und Zugreifen, Sicherheit, Zugriffssteuerung, Rechteverwaltung)
- Ansatz ist integrativ über die horizontale Raumachse
- Ansatz ist vor allem technisch, infrastrukturell (unternehmensweite Skalierbarkeit und Ausbau, Offenheit nach (Fremd-)Systemen und Repositories über veröffenlichten APIs, „open-enterprise platform“)
- Applikationen bleiben als Einzelsysteme funktionieren, werden nur
„oberflächlich“, im „Frontoffice“ verknüpft
- Herkunft: Internet-, Intranet-Technik, Portalgedanke (Personalisierung
und Präsentation mittels Standard-Browser)
- Grösster Vorteil: integrativer Gedanke
- Grösster Nachteil: logisch unausgereift

mit freundlicher Genehmigung von Peter Toebak: www.toebak.ch
Source: ILM – ECM – ERM. Vom Hype zur Umsetzung
und Nutzung - Fachseminar v. 19.4.06 Baden

Metadata Interoperability and Standardization – A Study of Methodology

part 1:
Achieving Interoperability at the Schema Level
http://www.dlib.org/dlib/june06/chan/06chan.html

part 2:
Achieving Interoperability at the Record and Repository Levels
http://www.dlib.org/dlib/june06/zeng/06zeng.html

Ein Formular für Ablieferungen von Beständen, die nicht im Aufbewahrungsplan figurieren (new record series out of schedule) , unabhängig vom Medium.
Oft bleiben ja eben e-Records, die nicht in den vorhandenen Aufbewahrungs- und Ablieferungsplänen vorhanden sind, unberücksichtigt.

http://archives.utah.gov/recmanag/inventoryform.htm

It doesn't require questions specific to electronic records such as software, OS, and metadata, but it's a starting point.

Dank an W. Bredemeier für den kurzen Hinweis.

Allerdings stammt der Bericht über die nationale RM Konferenz in Zürich nicht von mir.

Text: Password-Artikel-Juni-2006 (jpg, 79 KB)

Das deutsche Projekt „nestor - Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung“ hat Empfehlungen veröffentlicht, die zukunftsorientierte und Erfolg versprechende Rahmenbedingungen für die Erhaltung des digitalen Erbes von Deutschland herbeiführen sollen.


Text:
http://www.langzeitarchivierung.de/downloads/memo2006.pdf

Dazu auch ein Entwurf für einen Kriterienkatalog betr. vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive .
Link:
http://nestor.sub.uni-goettingen.de/aktuell/index.php#187

Link:
http://www.archimag.com/records/index.html

eDocMagazine

http://www.edocmagazine.com/vault_articles.asp?ID=31457&header=e_features_header.gif

eDocMagazine:

http://www.edocmagazine.com/vault_articles.asp?ID=31405&header=e_features_header.gif

Legal Frameworks and Technological Protection of Digital Content: Moving Forward Towards a Best Practice Model

URS GASSER
Harvard University - Berkman Center for Internet & Society; University of St. Gallen June 2006

http://blogs.law.harvard.edu/ugasser/2006/06/20/new-study-on-technological-protection-measures/

Slides from LegalTech West Coast 2006 conference

http://www.denniskennedy.com/blog/2006/06/electronic_discovery_20_my_edd_predictions_sl.html

Years after ending its library science program, Columbia University is getting back into it -- or something a bit similar. Columbia announced:

As you know, information professionals must have an increasingly complex understanding of the information over which they preside. To meet this need, Columbia is launching a new part-time Master of Science in Information and Archive Management.

Website of the program: http://www.ce.columbia.edu/infoarchive

see also:
http://hurstassociates.blogspot.com/2006/06/master-of-science-in-information-and.html

Major law firms employ approximately 22 attorneys per records employee, while smaller firms employ about nine lawyers per worker in records, according to Emerging Best Practices in Legal Records Management, a new study from Primary Research Group.

The study is based on detailed interviews with records and practice management professionals and partners at some of America's most prestigious law firms, courts and law schools. Among the organizations profiled: Thompson Hine, Dewey Ballantine, Kay Scholer, Fulbright & Jawarski, The National Archives & Records Administration, Blackwell Sanders Peper Martin, the U.S. Court System for the District Courts, Thomas M. Cooley Law School and Darby & Darby.

The report reveals a great deal of upheaval in legal records management. Law firms and other organizations struggle to integrate new technologies such as RFID and comprehensive digital imaging of documents, as well as new philosophies emphasizing greater knowledge management skills and the integration and archiving of electronic records with paper archives.

Many of the organizations profiled were in the process of developing new document retention policies, and the report discusses their strategies and travails in this area of emerging importance and stress.

A minority of law firms, and the US Federal Court System, are moving ahead dramatically with records imaging. Firms that move forward often expect to spend more than $100,000 just to get started. The report describes their effort and relates their advice on equipment purchases, training, and explaining the issue to senior partners, among other issues.

Proponents of comprehensive digital imaging are often somewhat skeptical of the possibilities of RFID technology, saying that widespread digital imaging will obviate the need for it. However, RFID has many proponents and is on the wish list for many firms though perceived high costs seem to be discouraging more widespread use.

It is not only law firms that are moving forward with new information technologies. Indeed, Thomas Cooley law school describes how one of its legal clinics has automated much of the records and case management process. The National Archives and the US Federal Courts describe efforts to make digital records the official record of submission, displacing traditional paper formats.

The law firm department leaders in the sample tended to emphasize the importance of aggressively maintaining the reputation of the records department within the firm. Loss of reputation leads to loss of cooperation from others which then reduces the records department's effectiveness which leads to further loss of reputation, etc, etc. Dramatic action may be necessary to restore reputation and reverse the downward spiral once the records department suffers a blow to its reputation, setting off the self reinforcing plunge into ineffectuality. Records departments can implode once they lose the trust of those they serve and regaining that trust needs to be aided by a firm but sympathetic law firm management.

For more information, go to: http://www.primaryresearch.com