Records Mgmt & Archiving

Issue no. 8 of the nestor newsletter is now available at the nestor website:
http://nestor.sub.uni-goettingen.de/newsletter/index.php?lang=en

Selection of topics:
- In 2005 and 2006, nestor has commissioned seven studies on digital preservation
topics. The texts are in German but comprehensive summaries are now available in

English at:
http://www.langzeitarchivierung.de/modules.php?op=modload&name=PagEd&file=index&page_id=18
- nestor survey
- nestor - further training
- “Digital long-term preservation on microfilm” by Roland Dreyer

- Press release: Integration of PADI metadata in the nestor information database
www.langzeitarchivierung.de/downloads/texte/presse_2006_04_06_e.pdf

Iron Mountain Inc., the global leader in information protection and storage services, announced the launch of an online guide to help educate organizations about the ever-growing state and federal statutes and regulations governing records management and disposal. The resource, which will be updated regularly, is available at: http://www.ironmountain.com/shreddinglaws.

see also:
http://www.infostor.com/news/display_news_story.cfm?Section=WIREN&Category=HOME&NewsID=134499

Taxonomies, classification, categorization—helping users find actionable information that is buried in today’s huge repositories of enterprise information is a vital business imperative. Built and implemented effectively, a taxonomy or categorization scheme is the secret to navigating Web sites and internal data collections, thereby ensuring that users find precise answers to their search queries.

Many people (even some Records Managers) have suggested that the purpose of classification (taxonomies) is to assist with the task of information retrieval. However, information classification may have little or nothing to do with information retrieval. In reality, the fundamental purpose of having a classification scheme is to provide the basis of making policies for managing information. A classification scheme is a conceptual structure intended to group information together into standard groupings so that policy decisions can be made about how to manage the information throughout its life cycle. A policy is a management decision made in principle, in advance. (Jeff Morelli)

Conference date:
November 2-3, 2006
co-located with KM World

http://www.taxonomybootcamp.com/

PDF/A (ISO 19005-1) ist der neue Standard für die Langzeitarchivierung
von elektronischen Dokumenten.

Datum und Orte:
Frankfurt -22. Mai 2006 Senckenberg-Museum 12:30 -16:30
Hamburg -08. Juni 2006 Kulturbehörde/Staatsarchiv 13:30 -17:30
Zürich-12. Juni 2006 SwissôtelZürich, Oerlikon 13:30 -17:30

http://www.pdf-tools.com/public/downloads/news/anmeldeformular.pdf

Der RM Report erfährt einen Update. Zu den 25 Vendors sind neu ZyLAB und Xerox Docushare dazugekommen. (Preis: 1250 $)
Es hat sich gelohnt. Der 2005 Report war substantiell und empfehlenswert.

http://www.cmswatch.com/Trends/674-CMS-Watch-updates-Records-Management-Report?source=RSS

Benchmarking study proposal from APQC (American Productivity & Quality Center)

Objectives:
discover
* which types of enterprise KM and records management tools work;
* how to build critical partnerships between the general counsel and CIO;
* how to mitigate new cost drivers by streamlining processes; and
* methods to proactively gauge the success of your efforts.


http://www.apqc.org/portal/apqc/site/generic2?path=/site/products_services/research_reports/cs_prop_krmgmt.jhtml

Information Lifecycle Management in der Praxis

Ort/Halle Zürich / Messezentrum
Datum 17.05.2006, 14:00 Uh

Referenten:
Simon Scheurer, Partner, Unic Internet Solutions
Patrick Richter, CEO, Uptime AG

Beschreibung:
ILM ist eines der Hot-Topics der IT-Verantwortlichen im Jahr 2006. Neue gesetzliche Rahmenbedingungen zur Aufbewahrungspflicht von Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen und Geschäftskorrespondenz bringen für die meisten Unternehmen einige wichtige Änderungen und eröffnen neue Möglichkeiten, besonders im Bereich der elektronischen Archivierung. Anhand eines Beispiels aus der Finanzbranche wird exemplarisch dargelegt, welche Herausforderungen bei der Umsetzung eines ILM Systems zu bewältigen sind. Der Prozess von der Inhaltserzeugung über die Verwaltung und Archvierung bis zum Output-Management wird beleuchtet.

http://www.orbit-iex-seminare.ch/
go to >> Konferenzprogramm

Open platform preferred for digital archives
ERA advisory committee recommends open model if security constraints allow

http://www.fcw.com/article94186-05-01-06-Print

The espida model offers a way of getting senior management to listen. It is a method of being able to communicate the benefits of your work in their language -- without relying on a financial bottom line. It does not supply a route to funding for work that is irrelevant or without merit, but it does give clarity to the expression of values that are intangible and hard to communicate. (from the espida homepage)

Download hier:
http://www.gla.ac.uk/espida/model_download.shtml

"Everybody had to start over, trying to rebuild your life. Birth records, property titles were needed to prove they lived somewhere," said Carrie Fager, Louisiana statewide records management officer. "If you don't think to take your renters agreement with you, how do you prove who you were?"

http://www.ecommercetimes.com/rsstory/50062.html

Report of a Roundtable Discussion of Best Practices for Transferring Analog Discs and Tapes

March 2006
http://www.clir.org/pubs/reports/pub137/pub137.pdf

E-mails have announced that the article -- "The Digital Black Hole" by Jonas Palm -- is now online. Jonas Palm is Director, Head of the Preservation Department of the National Archives of Sweden.

The article presents an analysis of costs for digitizing and long-term storage at the Riksarkivet (National Archives, RA) in Stockholm, Sweden. This example includes forecasts of cost development for the next few years which may help other institutions in analyzing their own costs and budgeting for long-term storage.

http://www.tape-online.net/docs/Palm_Black_Hole.pdf

Neustart der Fachzeitschrift "arbido" mit brisanten Themen

Die 20jährige Fachzeitschrift "arbido" spürt den Frühling: Mit brisanten
Themen und neuen Kommunikationskanälen erweitert sie den Kreis ihrer
bisherigen Leserschaft sowie die Formen der Informationsbeschaffung und
-vermittlung. "arbido" ist das gemeinsame Publikationsorgan der Schweizer Archive, Bibliotheken, Dokumentationsstellen und verwandter Institutionen und Organisationen.

Seit den Anfängen hat "arbido" monatlich über die Entstehung und Entwicklung der Informationsgesellschaft berichtet; nun machen Herausgeber und Redaktion auch als Anbieter Ernst damit: "Höchste Zeit für das einzige Schweizer Medium, das sich kontinuierlich, professionell und erst noch mehrsprachig mit den Bereichen Information und Dokumentation beschäftigt", sagt Chefredaktor Daniel Leutenegger dazu.

Pünktlich zum Frühlingsanfang wurde die Website http://www.arbido.ch
aufgeschaltet, die neben allgemeinen Informationen, im Aufbau begriffenen Archiven und neusten News eine ständig aktualisierte Agenda zu weltweit und ganz nah stattfindenden Veranstaltungen im Bereich Information und Dokumentation bietet.

Acht bis zwölf Mal pro Jahr wird via www.arbido.ch kostenlos ein
elektronischer Newsletter verschickt, der die wichtigsten Meldungen der
letzten Wochen zusammenfasst und entsprechende Links anzeigt. Die seit dem 21. März dieses Jahres bereits versandten zwei Newsletter stiessen auf
grosses positives Echo und brachten gleichzeitig wertvolle
Verbesserungsvorschläge.

Vier Mal im Jahr erscheinen schliesslich 62- bis 104-seitige "arbido
prints", die sich jeweils vertiefend einem Thema widmen.

Was ist das: Memopolitik?

Die kürzlich herausgekommene erste Ausgabe von "arbido print" beschäftigt sich auf über hundert Seiten mit dem Thema "Memopolitik - vom Umgang mit dem Gedächtnis der Gesellschaften". Gegen 50 Autorinnen und Autoren behandeln die "Gedächtnispolitik" in vier Sprachen, aus verschiedensten Perspektiven,
in globalem, nationalem, kantonalem, kommunalem Kontext, z.B. aber auch aus der Sicht der Privatwirtschaft und jener von Nonprofit-Organisationen. Es geht um Theorie und Praxis, um mögliche Modelle und konkrete Fälle. Um die Frage, was Memopolitik ist, sein könnte, sein müsste, nie werden darf. Und wieder einmal gehts: um Geld und Geist.

Die Liste der Schreibenden reicht vom BAK-Direktor Jean-Frédéric Jauslin
über den Médiathèque-Valais-Direktor Jacques Cordonier und den Berner
Kultursekretär Christoph Reichenau bis zum Novartis-Global-Records-Manager Jürg Hagmann und dem PricewaterhouseCoopers-Sachverständigen Niklaus Lundsgaard-Hansen. Die neue Direktorin der Schweiz. Landesbibliothek, der
Direktor des Schweiz. Bundesarchivs, die Direktoren von Memoriav und
Schweiz. Landesphonothek, massgebliche Personen des Schweiz. Landesmuseums, der Cinémathèque Suisse, der RSR-Archive, von Staats- und Gemeindearchiven, Bibliotheken, Hochschulen, Interessenverbänden, Bildung und Forschung usw.
liefern substantielle Beiträge für alle Ebenen, aus vielfältigsten
Perspektiven.
Mit dieser hier intensiv und tiefgreifend angerissenen Diskussion wird "die" Schweizer Memopolitik, wie sie denn auch immer ausgestaltet wird, ganz gewiss zu einem Thema, das weit über das Fachorgan "arbido" hinaus greifen und von gesamtgesellschaftlicher Bedeutung werden wird.

Die erste neugestaltete Nummer von "arbido print" war - wohl vor allem wegen dem brisanten Thema - innert kürzester Zeit restlos ausverkauft.
Chefredaktor Daniel Leutenegger: "Wir haben deshalb kurzfristig beschlossen, das ganze gedruckte Heft ausnahmsweise als PDF auf unserer Website www.arbido.ch kostenlos zur Verfügung zu stellen - dies sicherlich auch im Sinne aller, die mitgeschrieben haben und die sich eine möglichst breite Diskussion zum Umgang mit 'dem Gedächtnis' dieser Schweiz, dieser Welt, dieser Gesellschaften wünschen." Und er fügt an: "Es ist höchst erfreulich, dass auch heute noch die gedruckte Version so begehrt ist. Die nächste Print-Ausgabe widmet sich dem ebenso viel diskutierten Thema 'Urheberrecht' - höchste Zeit also, sich jetzt bereits via Abonnement eine gedruckte Version zu reservieren."

Infos:

Abo arbido newsletter: http://www.arbido.ch
Abo arbido print: abonnemente@staempfli.com
Chefredaktor: daniel.leutenegger@dreamteam.ch

The British Library and the US Library of Congress have announced that they support the migration of electronic content to the NLM DTD standard, where practicable. The libraries hope that their advocacy of migration to this standard will help ensure long-term access to eJournal content.

http://www.managinginformation.com/news/content_show_full.php?id=4839

IBM Unveils Industry-First ‘Venom’ Data Storage Compression Technology

http://www.managinginformation.com/news/content_show_full.php?id=4840

Dématérialisation, numérisation des archives, stockage et gestion des informations, indexation et recherche, Records management, knowledge management, traçabilité, solution d'impression,… la GED occupe une place importante dans votre activité. Acteur-clé de l'information et du document numérique, l'Aproged lance un nouveau rendez-vous en partenariat avec ARCHIMAG :

les Rencontres de la GED mardi 27 juin 2006

Une journée de rencontres et de formation exclusive qui se déroulera le mardi 27 juin prochain à la Maison Internationale (Cité Internationale Universitaire de Paris).

L'objectif de cette première édition est de faire le point sur un sujet au cœur des préoccupations des lecteurs d'ARCHIMAG de l'ensemble des secteurs administratifs, industriels et de services. Originale, cette formation unique apporte deux types de réponses complémentaires :

* des réponses concrètes avec des experts reconnus : sous forme de conférences-débats, 90 minutes d'exposés et d'échanges privilégiés avec des professionnels du droit, des normes, des technologies, de la stratégie et de l'organisation.
* des réponses pratiques sous forme d'ateliers-conseil individuels : prenez rendez-vous avec les principaux acteurs de la gestion de contenu appliquée à votre problématique métier : archiveurs, professionnels de la gestion et du stockage, de l'indexation et de la recherche, de solution d'impression…

Utile, un document de synthèse regroupant l'ensemble des travaux présentés par les experts-conférenciers vous sera remis lors de ces rencontres. Pratique, vous recevrez également, en avant-première, l'Annuaire des professionnels de la Ged, édité sous l'égide de l'Aproged.

Le nombre de places étant limité, nous vous invitons à vous inscrire avant le mercredi 10 mai 2006 en remplissant le coupon joint ou sur :

http://www.aproged.org/rencontresdelaged