Records Mgmt & Archiving

KM World paper:
- Education - What you don't know can hurt you
- When is a Wiki or a Blog a record?
- others

White Paper

Artikel von Daniel Gubler (clavisit) im KMU-Magazin Nr.7 / Sept. 2009

Die elektronische Archivierung erfüllt einerseits die internen Vorgaben und
gesetzlichen Auflagen bezüglich der Aufbewahrung. Andererseits kann eine
Unternehmung mit ihrer Hilfe aber auch einen nachhaltig gewinnbringenden
Nutzen generieren, indem eine IT-gestützte Archivierung Prozesswege innerhalb
der Administration verkürzt und einen transparenten und selbstständigen
Abruf von Informationen ermöglicht.

Mit bestem Dank an den Autor Daniel Gubler, der den Artikel dem blog zur Verfügung stellt.

siehe Artikel:
Clavisit (pdf, 209 KB)

An interesting article in the Wall Street Journal: "A Data Deluge Swamps Science Historians" -
but,
since years it is clear that technology won't leave a paper trail for any research activity; nothing new, it's high time to worry about ...

go to

Many had that dream already.

There is an interesting article in the Records Mgmt Journal (Nr.2/August 2009) from Steve Bailey.

The idea is to exploit the experience and methods of big providers like Google or Amazon who
have analyzed their customer data and profiles in order to automatically process information
based on its characteristics and use.

"... Imagine if instead of “customers who bought this item also bought” that it said “users who
viewed/edited this information also viewed/edited these sources of information”. What
then starts to emerge is a picture of information in its true organisational context.
Hitherto unknown patterns of behaviour come to light based not on how we think
people might work but on how they actually work. This is not the clear cut world of
process-review workshops and simple UML diagrams which bear little resemblance to
reality. This is the real world where processes inter-mingle, users waste time going
down cul-de-sacs and operations are repeated. A far more complex world for sure, but
also a far richer one in terms of the information it provides the records manager with.
For now we can see exactly where a particular document fits into a particular process
(or processes); exactly who uses it and to what information it relates. All a long way
away from the blunt instrument divorced from reality that represents most
classification schemes and file plans. And best of all, it is scalable as Amazon have
already shown us."

Shortcomings in my opinion:
- decentral data must be collected and indexed (federation of all silos without distinguishing between records and non-records)
- The data processing is always based on retrospective activities; prospective actions (e.g. new employees) need intellectual control (at least initially)
- How to manage hybrid envirionments ? paper is not yet dead
- exception handling for special applications
-What about automatic records declaration and capturing ?
- The approach is rather a win for the retrieval side but less for capturing and filing

to be discussed

Jürg

Die Firma docuteam aus Baden, bekannt für innovative und pragmatische Lösungen
auf dem Gebiet des Records Mgmts und der digitalen Archivierung schreibt über
ihre Projekte.


http://www.docuteam.ch/Trends_5.pdf

In der Samstagausgabe der NZZ v. 11.4.09 schreibt Roman Bucheli über archivische Herausforderungen.
"Archive im Allgemeinen und Literaturarchive im Besonderen sind nicht nur gewaltige Erinnerungsmaschinen sowie auf Vorrat und in Unkenntnis von zukünftigen Erkenntnisinteressen angelegte Gedächtnisspeicher. Sie sind regelrechte Abfallvermeider und Müllverwerter."

"Die Kehrseite der verfeinerten Kultur der Aufbewahrung ist die Tabuisierung des Abfalls. Wo kein Fitzelchen der archivalischen Achtsamkeit entgeht, wird die Erinnerung dereinst am überlieferten Material ersticken."

Wir müssen also als Archivare mehr Material kassieren (nach bewusster Selektion); es kann nicht alles überliefert werden was wir uns wünschen; wer soll denn dereinst das Ueberlieferte durchforsten, wenn wir darin ersticken?
Die Bewertungsfrage gerät einmal mehr zur Königsdiziplin.

NZZ Artikel online

... solche Ausreden haebn sie sicher auch schon vernommen, wenn es darum ging um das nächste DM oder RM Budget zu kämpfen:
... unser Firmensitz liegt nicht in einem Katastrophengebiet, oder
es gibt wichtigere Probleme als Informationsredundanz.
etc.

vollständige Sammlung hier bei AIIM (english)


and the little book of big excuses

Die AZ vom Sonntag 22.2.09 (S.57) berichtet von mind. 4 Fällen, in denen Dokumente aus städtischen Beständen spurlos verschwunden sind.

Damit geht natürlich das grösste Kapital von öffentlichen Archiven verloren: das Vertrauen.

Wer Zugriff hat auf AZ online bzw. AZ Archiv
, kann sich den Artikel beschaffen.


J.Hagmann

Glaubt man einer Umfrage von CSP beträgt in vielen Unternehmen der Speicherbedarf für ein Gigabyte Nutzdaten das doppelte bis achtfache. Schuld an der Misere sind Datenbank-Backups, Indizes, Schatten- und Testdatenbanken. Diese könnten allerdings problemlos auf revisionssichere Datenträger ausgelagert und archiviert werden.

siehe Artikel

Records Management (Aktenverwaltung) ist nicht prospektive Langzeitarchivierung. Dieses Missverständnis ist immer noch vorherrschend wenn man mit deutschen Archivaren spricht. Inzwischen hat sich Records Mgmt jedoch als eigenständige Disziplin sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung entwickelt.

Mein Beitrag diskutiert das Spannungsverhältnis zwischen den Disziplinen sowie zwischen den Akteuren - Records Manager und Archivare. Dazu wird am Beispiel der Firma Novartis aufgezeigt, wie eine Records Mgmt Strategie betrieblich umgesetzt werden kann.

Eigentlich hätte dieser Aufsatz Artikel-AuW-0811 (pdf, 198 KB) als Beitrag in der aktuellen Nummer der Zeitschrift Archiv & Wirtschaft erscheinen sollen. Aus Platzgründen wird er nun aber in Heft 4/2008 erscheinen.