Records Mgmt & Archiving : Rubrik:Articles and Reviews
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2013-01-19T06:35:51Z
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2000-01-01T00:00:00Z
Records Mgmt & Archiving
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Records Management - Paradigmenwechsel oder neue Orthodoxien?
http://jhagmann.twoday.net/stories/235476441/
Mein Aufsatz<br />
Records Management - Paradigmenwechsel oder neue Orthodoxien? <br />
ist in der Zeitschrift "Archiv & Wirtschaft erschienen: Heft 4, 2012, S.181-193<br />
<br />
Der Artikel basiert auf einem Referat und Workshop anlässlich der 15. Tagung des VdW-Arbeitskreises Elektronische Archivierung, am 18. Juni 2012 in der Stiftung Rheinisch Westfälisches Wirtschaftsarchiv, Köln<br />
<br />
hier ist die ausführlichere Fassung auf Issuu:<br />
<a href="http://bit.ly/VQ4bxw">http://bit.ly/VQ4bxw</a>
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Copyright © 2013 jhagmann
2013-01-19T06:28:00Z
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DMS Projekte in der Schweiz noch nicht so populär
http://jhagmann.twoday.net/stories/156272119/
Wie vermutet sind DMS und ECM Projekte hierzulande noch kein Renner! Wen wunderts?<br />
<br />
Wie an einer Tagung des ICMF/ ITS (Information Center und IT-Services Managers Forum Schweiz) ausgeführt wurde (28.9.2012), gibt es noch viele Stolpersteine und Hinderungsgründe weshalb Unternehmen zurückhaltend sind, obwohl sich der wirtschaftliche Nutzen berechnen liesse.<br />
<br />
Artikel computerworld.ch: <a href="http://bit.ly/QJDNiY">http://bit.ly/QJDNiY</a><br />
<br />
Wir wissen seit Jahren, dass oft nur in einzelnen Abteilungen gewisse Schritte unternommen werden, aber im Zeitalter der Information Governance braucht es einen gesamtheitlichen Ansatz, der alle relevanten Info-Mgmt-Disziplinen und Stakeholders an einen Tisch bringen muss um signfikante Nutzenvorrteile zu erzielen. Dies ist ebenso eine Frage der Unternehmenskultur und -politik. <br />
Der Punkt ist genau derjenige der ausgeführt wird: es geht nicht ohne Aenderungen im Umgang mit Information (Arbeitsabläufe), dies muss endlich zur Kenntnis genommen werden. Beim Smartphone haben sich ja auchviele anpassen müssen. <br />
<br />
Artikel von Knut Hinkelmann (FHNW)<br />
<a href="http://www.icmf.ch/dotAsset/51162.pdf">http://www.icmf.ch/dotAsset/51162.pdf</a>
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Copyright © 2012 jhagmann
2012-10-04T11:57:00Z
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Social media: pros growing ...
http://jhagmann.twoday.net/stories/6189363/
An article in the Economist (31.1.2010) titled "Yammering away at the office" has fostered <br />
some more positive aspects harnessing corporate usage of social media tools like Yammer.<br />
<br />
"A third hurdle is that bosses are worried about allowing informal groups of workers<br />
to spring up that managers cannot control. <b>Yet this is precisely why the systems<br />
are so valuable.</b> Often new ideas and insightsas well as warnings about potential<br />
threatscome from <b>informal </b>contacts rather than from formal meetings. The<br />
trouble is that existing IT systems are geared towards reinforcing separate silos<br />
rather than building bridges between them."<br />
<br />
Knowledge mgmt is not about command and control but understanding the dynamics of trust ...<br />
<br />
Leadership is needed:<br />
<a href="http://www.evolvingexcellence.com/blog/2010/01/swimming-through-the-information-clutter.html">Swimming against the information clutter</a>
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Copyright © 2010 jhagmann
2010-02-14T20:35:00Z
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KM world white paper: Best practices in RM, risk & compliance
http://jhagmann.twoday.net/stories/5955548/
KM World paper: <br />
- Education - What you don't know can hurt you <br />
- When is a Wiki or a Blog a record?<br />
- others<br />
<br />
<a href="http://www.kmworld.com/PDF/KMWhitePaper.aspx?IssueID=1552">White Paper</a>
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Copyright © 2009 jhagmann
2009-09-23T05:13:00Z
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KMU-Magazin: Elektronische Archivierung - Gesetz befolgen, Nutzen stiften und Kosten...
http://jhagmann.twoday.net/stories/5919326/
Artikel von Daniel Gubler (clavisit) im KMU-Magazin Nr.7 / Sept. 2009<br />
<br />
Die elektronische Archivierung erfüllt einerseits die internen Vorgaben und <br />
gesetzlichen Auflagen bezüglich der Aufbewahrung. Andererseits kann eine <br />
Unternehmung mit ihrer Hilfe aber auch einen nachhaltig gewinnbringenden <br />
Nutzen generieren, indem eine IT-gestützte Archivierung Prozesswege innerhalb<br />
der Administration verkürzt und einen transparenten und selbstständigen <br />
Abruf von Informationen ermöglicht.<br />
<br />
Mit bestem Dank an den Autor Daniel Gubler, der den Artikel dem blog zur Verfügung stellt.<br />
<br />
siehe Artikel:<br />
<a title="" href="http://jhagmann.twoday.net/files/Clavisit/">Clavisit</a> (pdf, 209 KB)
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Copyright © 2009 jhagmann
2009-09-03T16:01:00Z
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Data deluge - no future
http://jhagmann.twoday.net/stories/5910387/
An interesting article in the Wall Street Journal: "A Data Deluge Swamps Science Historians" -<br />
but,<br />
since years it is clear that technology won't leave a paper trail for any research activity; nothing new, it's high time to worry about ...<br />
<br />
<a href="http://online.wsj.com/article/SB125139942345664387.html">go to</a>
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Copyright © 2009 jhagmann
2009-08-29T21:00:00Z
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Forget about e-records mgmt - we need automated RM
http://jhagmann.twoday.net/stories/5870957/
Many had that dream already.<br />
<br />
There is an interesting article in the Records Mgmt Journal (Nr.2/August 2009) from Steve Bailey.<br />
<br />
The idea is to exploit the experience and methods of big providers like Google or Amazon who<br />
have analyzed their customer data and profiles in order to automatically process information<br />
<b>based on its characteristics and use</b>.<br />
<br />
"... Imagine if instead of customers who bought this item also bought that it said users who<br />
viewed/edited this information also viewed/edited these sources of information. What<br />
then starts to emerge is a picture of information in its true organisational context.<br />
Hitherto unknown patterns of behaviour come to light based not on how we think<br />
people might work but on how they actually work. This is not the clear cut world of<br />
process-review workshops and simple UML diagrams which bear little resemblance to<br />
reality. This is the real world where processes inter-mingle, users waste time going<br />
down cul-de-sacs and operations are repeated. A far more complex world for sure, but<br />
also a far richer one in terms of the information it provides the records manager with.<br />
For now we can see exactly where a particular document fits into a particular process<br />
(or processes); exactly who uses it and to what information it relates. All a long way<br />
away from the blunt instrument divorced from reality that represents most<br />
classification schemes and file plans. And best of all, it is scalable as Amazon have<br />
already shown us."<br />
<br />
Shortcomings in my opinion:<br />
- decentral data must be collected and indexed (federation of all silos without distinguishing between records and non-records)<br />
- The data processing is always based on retrospective activities; prospective actions (e.g. new employees) need intellectual control (at least initially)<br />
- How to manage hybrid envirionments ? paper is not yet dead<br />
- exception handling for special applications<br />
-What about automatic records declaration and capturing ?<br />
- The approach is rather a win for the retrieval side but less for capturing and filing<br />
<br />
to be discussed<br />
<br />
Jürg
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Copyright © 2009 jhagmann
2009-08-11T05:59:00Z
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docuteam Newsletter - Trends 2009
http://jhagmann.twoday.net/stories/5719536/
Die Firma docuteam aus Baden, bekannt für innovative und pragmatische Lösungen<br />
auf dem Gebiet des Records Mgmts und der digitalen Archivierung schreibt über<br />
ihre Projekte.<br />
<br />
<br />
<a href="http://www.docuteam.ch/Trends_5.pdf">http://www.docuteam.ch/Trends_5.pdf</a>
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Copyright © 2009 jhagmann
2009-05-25T11:12:00Z
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Gedächtnisspeicher - Weniger ist mehr
http://jhagmann.twoday.net/stories/5640041/
In der Samstagausgabe der NZZ v. 11.4.09 schreibt Roman Bucheli über archivische Herausforderungen.<br />
"Archive im Allgemeinen und Literaturarchive im Besonderen sind nicht nur gewaltige Erinnerungsmaschinen sowie auf Vorrat und in Unkenntnis von zukünftigen Erkenntnisinteressen angelegte Gedächtnisspeicher. Sie sind regelrechte Abfallvermeider und Müllverwerter."<br />
<br />
"Die Kehrseite der verfeinerten Kultur der Aufbewahrung ist die Tabuisierung des Abfalls. Wo kein Fitzelchen der archivalischen Achtsamkeit entgeht, wird die Erinnerung dereinst am überlieferten Material ersticken."<br />
<br />
Wir müssen also als Archivare mehr Material kassieren (nach bewusster Selektion); es kann nicht alles überliefert werden was wir uns wünschen; wer soll denn dereinst das Ueberlieferte durchforsten, wenn wir darin ersticken?<br />
Die Bewertungsfrage gerät einmal mehr zur Königsdiziplin.<br />
<br />
<a href="http://www.nzz.ch/nachrichten/kultur/literatur_und_kunst/gedaechtnisspeicher_1.2380782.html">NZZ Artikel online</a>
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Copyright © 2009 jhagmann
2009-04-12T18:16:00Z
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10 faule Ausreden um das betriebliche Dokumenten Mgmt zu vermeiden ...
http://jhagmann.twoday.net/stories/5557739/
... solche Ausreden haebn sie sicher auch schon vernommen, wenn es darum ging um das nächste DM oder RM Budget zu kämpfen:<br />
... unser Firmensitz liegt nicht in einem Katastrophengebiet, oder<br />
es gibt wichtigere Probleme als Informationsredundanz.<br />
etc.<br />
<br />
<a href="http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2009/02/10-excuses-not-to-consider-document-management-this-year.html">vollständige Sammlung hier bei AIIM (english)</a><br />
<br />
<br />
<a href="http://aiim.typepad.com/.a/6a00d834520bef69e20111689fe7bc970c-popup">and the little book of big excuses</a>
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Copyright © 2009 jhagmann
2009-03-03T20:54:00Z
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Aktenschwund im Aarauer Stadtarchiv
http://jhagmann.twoday.net/stories/5537162/
Die AZ vom Sonntag 22.2.09 (S.57) berichtet von mind. 4 Fällen, in denen Dokumente aus städtischen Beständen spurlos verschwunden sind.<br />
<br />
Damit geht natürlich das grösste Kapital von öffentlichen Archiven verloren: das Vertrauen.<br />
<br />
Wer Zugriff hat auf AZ online bzw. <a href="http://www.aargauerzeitung.ch/pages/dyn/content/azarchiv/az_archiv.html">AZ Archiv</a> <br />
, kann sich den Artikel beschaffen.<br />
<br />
<br />
J.Hagmann
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Copyright © 2009 jhagmann
2009-02-23T21:24:00Z
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Ueber die Folgen von unzureichender Datenbankarchivierung
http://jhagmann.twoday.net/stories/5485733/
Glaubt man einer Umfrage von CSP beträgt in vielen Unternehmen der Speicherbedarf für ein Gigabyte Nutzdaten das doppelte bis achtfache. Schuld an der Misere sind Datenbank-Backups, Indizes, Schatten- und Testdatenbanken. Diese könnten allerdings problemlos auf revisionssichere Datenträger ausgelagert und archiviert werden.<br />
<br />
<a href="http://www.searchdatacenter.de/themenbereiche/storage/storage-management/articles/168037/">siehe Artikel</a>
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2009-02-01T15:22:00Z
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Records Manager und Archivare - Strategien für den vorarchivischen Bereich
http://jhagmann.twoday.net/stories/5322246/
Records Management (Aktenverwaltung) ist nicht prospektive Langzeitarchivierung. Dieses Missverständnis ist immer noch vorherrschend wenn man mit deutschen Archivaren spricht. Inzwischen hat sich Records Mgmt jedoch als eigenständige Disziplin sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung entwickelt.<br />
<br />
Mein Beitrag diskutiert das Spannungsverhältnis zwischen den Disziplinen sowie zwischen den Akteuren - Records Manager und Archivare. Dazu wird am Beispiel der Firma Novartis aufgezeigt, wie eine Records Mgmt Strategie betrieblich umgesetzt werden kann.<br />
<br />
Eigentlich hätte dieser Aufsatz <a title="" href="http://jhagmann.twoday.net/files/Artikel-AuW-0811/">Artikel-AuW-0811</a> (pdf, 198 KB) als Beitrag in der aktuellen Nummer der Zeitschrift Archiv & Wirtschaft erscheinen sollen. Aus Platzgründen wird er nun aber in Heft 4/2008 erscheinen.
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2008-11-14T16:31:00Z
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dpe newsletter - new issue
http://jhagmann.twoday.net/stories/5065923/
digital preservation europe has released a new issue of its digest<br />
<br />
<a href="http://www.digitalpreservationeurope.eu/publications/newsletters/Quarterly-Bulletin-Final.pdf">european quarterly preservation digest</a>
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2008-07-17T19:56:00Z
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Das digitale Daten-Desaster (FAZ)
http://jhagmann.twoday.net/stories/5036538/
Interesanter Artikel in der FAZ v. Dienstag 1. Juli<br />
<br />
Die Tücke digitaler Technik ist ihre begrenzte Haltbarkeit.<br />
<br />
<a href="http://www.faz.net/s/Rub4C34FD0B1A7E46B88B0653D6358499FF/Doc~E1360349FD57942A3871D5308C2F149B4~ATpl~Ecommon~Scontent.html">FAZ-Online</a>
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2008-07-03T11:02:00Z
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