Records Mgmt & Archiving

Unnötige semantische Geplänkel um Deutungshoheiten.

http://www.project-consult.de/comment/6076#comment-6076

Diskussion mag nötig sein, aber im Endeffekt schert sich der Enduser keinen Deut um die Begriffe. Er will möglichst effizient Zugriff auf seine tägliche Information um damit Insights und Mehrwert zu schaffen.
Informationsmanagement ist am einfachsten zu vermitteln. vgl. Leitfaden Information Governance s.63/64
http://informationgovernance.ch/angebote/leitfaden-information-governance/

In den letzten Jahren hat sich in der Fachgemeinde allmählich die
Einsicht durchgesetzt, dass es nicht mehr wichtig ist, ob geschäftsrelevante
Information in irgendeinem System oder in der File-Ablage als
«record» qualifiziert und deklariert wird. Einige Experten (nicht nur
der grösste Fachverband ARMA) empfehlen, den auch in den USA
etwas verstaubten Begriff «records management» durch die offenere
Bezeichnung «Information Lifecycle Management» (ILM) oder «Information
Lifecycle Governance» (ILG oder ILMG) zu ersetzen.
Wir schlagen vor, eine solche semantische Formel zu adaptieren,
sich grundsätzlich auf die Anforderungen, wie sie in der ISO-Norm
15489 (30300) formuliert sind, zu beziehen; hingegen die verschwimmenden
Termini «Dokument», «Record», «Content», «ECM»
u. ä. nur noch im Fachdiskurs zu verwenden und sich stattdessen
allgemein auf den übergreifenden und breit akzeptierten Begriff «Informationsmanagement
» zu einigen.



en:
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In recent years, the professional community gradually realized that it is no longer important to qualify and declare business-related information on any system or in filing cabinets as a “record”. Some experts (including the largest trade association ARMA) recommend (in the United States) replacing the older term “records management” with the open label “Information Lifecycle Management (ILM)” or “Information Lifecycle Governance (ILG or ILMG)”.

Here it is proposed that such a semantic formula be adapted to refer to the requirements as formulated in ISO standard 15489 (ISO 30300); however, the blurred terms “document”, “record”, “content”, “ECM”, and the like are only used in professional discussions and as such, generally agree on the overarching and widely accepted term “information management” as described in this chapter.

Why culture matters:
ECM lessons from non-verbal communication

https://www.linkedin.com/pulse/5-ecm-lessons-from-non-verbal-communication-expert-john-martin

These arguments support the genre theory of Foscarini:
Genre-Theory - records as social action
http://www.informationr.net/ir/18-3/colis/paperC08.html

see also: Oliver / Foscarini:
Records Management and information culture. Tackling the people problem
http://www.facetpublishing.co.uk/title.php?id=049474#.WKlIM1XhBhE

Doculabs Rich Medina has put some interesting stuff about an ECM framework:

ECM reference architecture and glossary (Blog)

http://www.richardmedinadoculabs.com/1/post/2013/04/download-the-ecm-reference-architecture-and-glossary.html

just navigate and you will find more stuff ...

Since more than 20 years users struggle with the same nasty problem.




Why is it so hard?
... Bruce Miller gives a nice intro in a video of MER:
http://bit.ly/U1Xynx

people are lazy and technology (automation) cannot help yet in a satisfactory way.
Are we ever able to solve this f... problem? It seems to be a vendor perspective and if users are not going to buy-in , organizations will never succeed (getting it right with metadata which really supports analytics and findability).

Der VOI - Verband der Organisations- und Informationssysteme sieht 8 Trends, die den ECM Bereich bestimmen:
Mobility, Consumerization of IT und Big Data werden den Ton angeben wie zu vermuten war.

Link: http://bit.ly/Q3ErwC

An article in the Journal of Enterprise Information Management is discussing some research results in the field of Enterprise Content Mgmt: http://bit.ly/PSQOHi

Findings – After a review and classification of 91 ECM publications, it is found that ECM involves several sophisticated and interacting technical, social, organizational, and business aspects. The current ECM literature can be grouped around three main pillars: the first pillar consists of the four ECM component dimensions (tools, strategy, process, and people). The second pillar is the enterprise system lifecycle (adoption, acquisition, evolution, and evaluation). The final pillar is the strategic managerial aspect (change management, and management commitment). Based on the review and a proposed conceptual framework, an agenda for future research around the aforementioned three pillars is suggested.

Originality/value – There is a lack of ECM meta-analysis research that explains the current state of the field. This paper contributes to information systems research by describing and classifying the published literature in ECM and by pointing out the gaps where further research is most needed. Furthermore, the paper provides a framework that may provide a conceptual structure for future studies.

Ein fünfteiliger Artikel auf crn befasst sich mit der Situation von Enterprise Content Mgmt.
Partielle Lösungen prägen auch die Ausrichtung des Marktes und der Anbieter.

http://www.crn.de/software/artikel-96861.html

Das Bitkom hat einen Leitfaden veröffentlicht zum Thema "ECM in der Cloud".
"Die charakteristischen Vor- und Nachteile für ECM- Lösungen aus der „Wolke“ werden im vorliegen Leitfaden des Arbeitskreis ECM-Service & -Cloud des BITKOM erläutert. Für Anwender werden die kaufmännischen, rechtlichen, organisatorischen und technischen Zusammenhänge von ECM-Cloud-Services charakterisiert. Entscheidern und anderen Interessierten werden Gestaltungsmöglichkeiten für das Cloud-Angebot vorgestellt, so dass eine Maximierung des Nutzens bei gleichzeitiger Minimierung des Risikos möglich ist."

Download ist gratis

Pour ceux qui n'utilisent pas Twitter.

Enterprise Content Mgmt - Introduction en anglais, francais et allemand
(auteur: Dr. U. Kampffmeyer)

http://t.co/YI4lW2Jb

More reasons about human factors and others.
As Steve Bailey had stated elsewhere:
"As far as the average user is concerned, the EDRMS is something they didn’t want, don’t like and can’t use. As such, its no wonder that so few users accept them – as one person once said to me “making me use an EDRMS is like asking a plasterer to use a hammer”! (Wikipedia article about RM)

User adoption is key.
It mostly works where users must do it like in strict and regulated environments:
e.g. health authorities require defined content and forms (Pharma submissions)

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