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Samstag, 6. Juni 2009

Nestor: Kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung (Version 2.0)

Für alle, die sich für die Probleme der langfristigen Bewahrung digitaler Objekte interessieren oder sich notgedrungen damit beschäftigen müssen, war das 2007 online gestellte nestor-Handbuch bereits ein wichtiges Hilfsmittel. Jetzt ist die "Kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung" in der Version 2.0 erschienen.

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Artikel Heise

Dienstag, 19. Mai 2009

Leitfaden für ein Regelwerk zur IT-Sicherheit im Unternehmen

Das neue Buch:

Das IT-Gesetz: Compliance in der IT-Sicherheit

Von: Grünendahl/Steinbacher/Will,
Vieweg+Teubner, 385 Seiten, Wiesbaden 2009.

Zur Buchbesprechung

Freitag, 5. Dezember 2008

Leitfaden Records Management (2. Ed.) - nun verfügbar

Im Verlauf dieser Woche wird der Praktiker-Leitfaden records management in der 2. aktualisierten, stark erweiterten Auflage an die Buchhandlungen ausgeliefert.

krm

Kurzinformation:
Beglinger/Burgwinkel/Lehmann/Neuenschwander/Wildhaber, records management, Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Wirtschaft und Verwaltung, mit Checklisten, Mustern und Vorlagen

Unter Einbezug des revidierten Datenschutzrechts / mit grossem Online-Teil

2. aktualisierte und stark erweiterte Auflage 2008, Herausgeber/Verlag: Kompetenzzentrum Records Management, 432 p., ISBN 978-3-033-01801-3 (112.- Fr.)

"Der Praktiker-Leitfaden ist aus Sicht des Anwenders in Wirtschaft und Verwaltung geschrieben, der einen im Einzelfall sinnvollen Dokumentenaufbewahrungsprozess entwerfen und in die Tat umsetzen, oder der einen vorbestehenden Aufbewahrungsprozess den aktuellen Anforderungen der Information Compliance genügend anpassen will. Die Autoren folgen dabei einem ganzheitlichen Ansatz, der die Anforderungen aus Organisationslehre, IT Revision und Recht zugleich integriert. Der Leitfaden bietet erstmals:

einen umfassenden Überblick über die Auswirkungen der jüngsten Gesetzesänderungen im Aufbewahrungs- und Signaturrecht der Schweiz,
eine Darstellung über die auf archivierte Unternehmensdaten anzuwendenden Grundsätze aus dem Datenschutz gemäss dem per 1.1.2008 revidierten Datenschutzgesetz,
eine praxisnahe Methodik zur Umsetzung von Datenhaltungs- und Archivierungskonzepten unter Berücksichtigung bestimmender Faktoren aus Recht und IT,
erprobte Checklisten und Muster für die Praxis.

Ein begleitender Online-Teil (Web-Companion) gewährleistet laufende Aktualisierungen."

Flyer zum Ausdrucken: //www.aufbewahrung.ch/deutsch/files/RecordsManagement_2Aufl.pdf

Mittwoch, 30. April 2008

Zertifikatsarbeiten vom Masterstudium Archivwissenschaften (Publikation)

Aus den beiden Zertifikatskursen an den Universitäten Lausanne, Bern und
Genf in den Jahren 2002-2004 und 2004-2006 ist eine Publikation
ausgewählter Zertifikatsarbeiten hervorgegangen, die soeben erschienen
ist:

Actualité archivistique suisse
Archivwissenschaft Schweiz aktuell
Travaux du certificat en archivistique et sciences de l'information
Arbeiten aus dem Zertifikat in Archiv- und Informationswissenschaften
288 pages, format 16,5 x 24 cm, broché
ISBN 978-3-03919-082-9, Fr. 48.00, Euro 32.80 (+ expédition)

Zu beziehen beim Verlag hier+jetzt, Baden-Dättwil:
//www.hierundjetzt.ch

Darunter sind sehr vielversprechende Titel.

Schauen Sie doch selbst im Inhaltsverzeichnis:
Inhaltsverzeichnis (pdf, 126 KB)

Mittwoch, 26. September 2007

Handbuch Records Management (P. Toebak) - Rezension

Das kürzlich im hier+jetzt Verlag, Baden erschienene Handbuch "Records Management" ist ein Meilenstein.
Das Handbuch bietet den neuesten Stand der Records-Management-Lehre sowie pragmatische Lösungsansätze. Es leistet gegenüber Entscheidungsträgern und der IT die notwendige Ueberzeugungsarbeit.

Peter Toebak ist einer der führenden Experten und Berater im Bereich Dokumenten- und
Records Management in der Schweiz. Er ist unter anderem Lehrbeauftragter an
der Universität Bern und an der Fachhochschule Genf.

Records Management
Ein Handbuch
Peter M. Toebak
2007, 608 Seiten, zahlreiche Grafiken, Format 16,5 x 24 cm, Pappband
ISBN 978-3-03919-059-1, Fr. 78,00, Euro 48,80
Verlag: hier+jetzt, Baden - //www.hierundjetzt.ch


Rezension für Arbido newsletter: download
Rezension-Toebak (pdf, 141 KB)

Dienstag, 18. September 2007

Handbuch Records Management ist erschienen!

Peter M. Toebak: Records Management
Records Management ist eine zukunftsträchtige Querschnittfunktion im
Grenzgebiet zwischen Organisationslehre, Betriebswirtschaft, Recht,
Qualitätsmanagement, Archivistik, Informationsmanagement und
Wirtschaftsinformatik. Organisationen jeder Art kommen ohne rationelles und
effizientes Records Management in der E-Gesellschaft nicht aus. Das Handbuch
bietet den neuesten Stand der Records-Management-Lehre sowie pragmatische
Lösungsansätze.

Records Management
Ein Handbuch
Peter M. Toebak
2007, 608 Seiten, zahlreiche Grafiken, Format 16,5 x 24 cm, Pappband
ISBN 978-3-03919-059-1, Fr. 78,00, Euro 48,80

go to:
//www.hierundjetzt.ch

Donnerstag, 10. Mai 2007

Archivpraxis in der Schweiz - das Buch

... es kommt doch noch.
erscheint Ende Mai im Verlag hier+jetzt
//hierundjetzt.ch

Archivierung in der Schweiz:
Standortbestimmung und Ausblick
02.05.07 aus Arbido News
Der VSA hat in den letzten Jahren grosse Anstrengungen unternommen, um eine Professionalisierung der Archivierung zu erreichen. Dazu gehören namentlich die Neuerungen im Ausbildungswesen (Lehre, Fachhochschule, Universität) aber auch im Publikationswesen (Neugestaltung von arbido). Was soll aber überhaupt professionalisiert werden? Was heisst gute – effiziente, umfassende, koordinierte, kohärente, zweck- und zeitgemässe, der Informationsgesellschaft angemessene, sichere, transparente etc. – Archivierung?

Zur Beantwortung solcher Fragen möchte die neue Publikation „Archivpraxis in der Schweiz“ etwas beitragen. Die Idee zu diesem Werk ist schon 2002 von Gilbert Coutaz aufgebracht worden.
Der VSA hat sich rasch überzeugen lassen, dieses Geschäft an die Hand und einer – zwar langsamen aber erfolgreichen – Realisierung zuzuführen. Unter der redaktionellen Leitung von Gilbert Coutaz, Rodolfo Huber, Andreas Kellerhals, Albert Pfiffner und Barbara Roth-Lochner ist dank der Mitwirkung verschiedener Kolleginnen und Kollegen dieser Band entstanden, welcher jetzt im Buchhandel erhältlich ist.

In diesem mehrsprachigen Band wird zunächst die Archivlandschaft Schweiz heute und in ihrer historischen Entwicklung dargestellt. Es folgen Kapitel zu juristischen Fragen, zum Archivmanagement, zur Aus- und Weiterbildung, bevor entlang dem Lifecycle von Unterlagen die verschiedenen archivischen Aufgaben vom Records Management bis zur Vermittlung sowie Konservierung und Restaurierung beleuchtet werden.

Es werden keine Zusammenfassungen bestehender Abhandlungen, nicht blosse Theorie, aber auch keine reine Lehre präsentiert, sondern vielmehr die heutige vielfältige Archivpraxis in der Schweiz. Dies soll allen Kolleginnen und Kollegen zur Anregung dienen und über die engen Grenzen der eigenen Berufsgruppe hinaus Leserinnen und Leser auf die Bedeutung der Archivierung für die ganze Gesellschaft, für Rechtsstaat und Demokratie aufmerksam machen.

Gerade die Mehrsprachigkeit ermöglicht es den Archivarinnen und Archivaren in der Schweiz, Anschluss an unterschiedliche nationale Traditionen und Archivkulturen zu finden, um daraus das beste, das angemessenste auszuwählen und unter unseren eigenen Rahmenbedingungen fruchtbar zu kombinieren und umzusetzen.
Gleichzeitig will die Publikation auch die Diskussion um die geeignetste Archivierung beleben, denn dass die Richtigkeit einer gewählten Lösung, eines Vorgehens immer wieder nachgewiesen, immer auch neu bestimmt werden muss und kann, davon sind die Herausgeber überzeugt.

Dieser Band erscheint Ende Mai gleichzeitig mit einem zweiten Buch, „Archivbauten in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein 1899–2009“, hg. von Anton Gössi, dem scheidenden Staatsarchivar von Luzern.

Beide Bücher werden im Verlag hier+jetzt publiziert. Dieser Verlag führt seit 2006 eine archivfachliche Reihe, in welcher schon zwei Bände zum Thema elektronische Archivierung bzw. Unternehmensarchive erschienen sind. Das scheint uns Zeichen genug, dass die Professionalisierung der Archivierung nur über die intensivere theoretische Fundierung und den eingehenderen Vergleich mit anderen Beispielen möglich sein wird.

Die Herausgeber

Dienstag, 12. September 2006

Managing Archives (book review)

Managing Archives
Foundations, Principles and Practice
Caroline Williams
Chandos Publishing (Oxford) Limited, 2006
Xvii + 248pp., ISBN 1-84334-112-3


see: //www.nationalarchives.gov.uk/services/pdf/summer2006.pdf
(p.10-11)

In this book the author, Caroline
Williams, seeks to achieve two
things: to provide an introduction
to the theory and principles that
are fundamental to both archives
and records management and also
to offer practical guidance to those
who have responsibility for
archives.
The book is intended to be a basic
handbook for students studying
archives and records, for new
archive professionals, and for those
who have responsibility for archive
collections but who do not have
any prior experience or professional
archival qualification.
The most substantial chapters of
the book, three to six, focus on the
basic functions of archive services –
to collect, preserve and make
available. Chapters one and two
provide an introduction to the
nature of archives and records, to
fundamental principles, to national
and organisational models, and to
archives in the UK and Ireland. The
final chapter deals with issues of
managing an archive service.
Since 1987 the ‘standard’ text for
the above audiences has been the
two editions of Keeping Archives,
produced under the auspices of the
Australian Society of Archivists. This
excellent book has provided a
comprehensive introduction to the
practicalities of managing archives
for almost two decades. However
as the second edition was
published in 1993 and with a third
edition yet to appear there is
certainly space in the UK for an up
to date handbook such as
Managing Archives. This is a book
that will very quickly find its way
onto the shelves of numerous
archive services and onto student
readings lists.
Given the constraints imposed by
size/length it is not an easy task to
introduce satisfactorily archival
theories and principles, and provide
practical guidance. As a result there
is unevenness in the book. The
treatment of some topics is so
summary as to beg the question of
why they were included if they
could not be allocated more space.
‘Archives in the UK and Ireland’
(pp30-31) is a case where brevity
does not serve well. Deaccessioning
is recognised as a
fraught issue but dealt with in a
single sentence with no reference
to what options might be
considered or where further
information could be obtained
(p48). Emergency planning is dealt
with in a paragraph although some
further references are provided in
this instance (p186).
Where topics are given fuller
consideration, the book is
extremely useful. The section on
appraisal provides a concise
introduction to approaches, to
appraisal and to various appraisal
theories. The list of questions that
the archivist should ask of
themselves when appraising a
collection (pp58-59) is as useful to
the experienced as to the
inexperienced archivist. Taken
together with the personal account
of dealing with the appraisal of the
records of Preston Dock, the author
provides comprehensive guidance
and reassurance. Archival
arrangement and description
receive the same high quality
treatment. Some examples are
provided in this chapter that would
be of particular benefit to a nonarchivist
seeking to understand the
way in which archival catalogues
are structured and arranged.
Overall this is a book to be
recommended. The presentation
leaves a little to be desired. It is
more or less impossible to read
some of the screen shots included
and some tables are split
irritatingly over two pages.
Nevertheless the author should be
congratulated for producing a
thoroughly readable and useful
handbook.
Mary Ellis
CyMAL: Museums,Archives and
Libraries Wales

Mittwoch, 7. Juni 2006

Digitales Aktenmanagement: Studie

Hristova Ralitsa, Schedler Kuno

Digitales Aktenmanagement: Konzeptionelle Grundlagen,
Entwicklungsstand auf kantonaler Verwaltungsebene in der Schweiz und internationale Initiativen

2005

siehe: Studie-SG (pdf, 1,204 KB)

Records Mgmt Leitfaden von Lukas Fässler

Der bekannte Rechtsanwalt und Informatikexperte Lukas Fässler
(faessler@fsdz.ch) hat im März einen handlichen Leitfaden im Taschenformat
im BPX-Verlag Rheinfelden publiziert.

Titel:
Records Management. Sorgfaltspflicht für Führungskräfte - Was Manager
wissen müssen!
ISBN: 3-905413-09-4
Preis: 30.-- (inkl. Lieferung und MwSt), 80 Seiten
//www.bpx.ch

Nach dem grundlegenden Werk von Wildhaber (et. al.) "records management" ist dies nun die zweite (kleinere) Publikation zum Thema RM in der Schweiz.
Der Inhalt ist klar und übersichtlich strukturiert und enthält neben dem Management Summary auch viele farbige Abbildungen (ppt slides), Grafiken und Tabellen (z.B. Auszüge aus dem Archivreglement der Stadt Zürich).
Der terminologische Teil am Anfang klärt die Grundbegriffe (record = Akte) in der Regel korrekt, wobei der Begriff "Schriftgutverwaltung" nicht synonym zu "Records Management" verwendet wird.(S.13)
Es werden sowohl Grundlagen für den privatwirtschaftlichen Bereich als auch für den öffentlichen Sektor erläutert sowie eine Uebersicht über internationale Normen und Standards geliefert.
Erwähnt werden auch die Rolle der Koordinationskommission, der KOST und des Ausschuss eArchiv, was mich als Vorsitzenden dieser Ausschusses natürlich gefreut hat.
s. //www.vsa-aas.org/Ausschuss_eArchiv.70.0.html

Besonders nützlich dürfte Kap. 6 sein, das Methoden und Verfahren für die Umsetzung von RM in einer Organisation vorschlägt.
Der Aktualität Rechnung trägt auch ein Exkurs über E-Mail Archivierung (S.39), der allerdings auf einer (deutschen) Studie der Firma softrust.com beruht.

Alles in allem eine sehr informationsreiche und praxisorientierte Zusammenstellung der wichtigsten Aspekte des Records Managements mit nützlichen Beispielen (WIR Bank, Staatsarchiv Zug, Standeskanzlei Graubünden), Checklisten und Tipps.
Die (etwas allzu eklektische) Fülle der Information und v.a. die Mischung von privatrechtlichen und öffentlich-rechtlichen Anforderungen macht es allerdings für den Laien (Manager?) nicht einfach sich in der Komplexität der Materie zurechtzufinden bzw. die einzelnen Aspekte, Beispiele, Gremien, Normen und Standards richtig einzuordnen und zu gewichten. Ob ein Manager etwas mit dem DOMEA-Konzept oder der Fachstelle Aktenführung des Kts. BL anfangen kann, ist fraglich.
Sachlich bleiben indes nur wenig Einwände. Die Einschätzung auf S. 15, dass Records Mgmt heute vorab von der technischen Seite her betrachtet und kommentiert wird, kann ich nicht teilen. Dies gilt ggf. dort wo die IT das Sagen hat für die Implementation von DM und RM-Lösungen. In den Firmen, in denen es heute eine definierte RM-Verantwortung gibt, die den Namen verdient, geht es primär um die Prozessverantwortung und Umsetzung von RM in der Organisation. In der Regel versteht die IT den RM Ansatz kaum oder eben nur technisch (z.B. Backup = Archivierung). RM-Verantwortliche versuchen der IT beizubringen, dass es unbedingt einen logisch-organisatorischen Teil (Ueberbau) braucht (RM Policies und Governance, Dossierbildung etc.) , um Lösungen erfolgreich im ganzen Unternehmen (nicht nur partiell) umzusetzen und zwar im Rahmen eines Informations-Mgmt Ansatzes der Compliance, Content und Infrastruktur integriert.
Auf S.37 dürfte eigentlich nicht unerwähnt bleiben dass section 802 von SOX zentral für RM ist. (destruction, alteration oder falsification of records)

Gesponsert wurde das Werk von Elsag, CM Informatik, Grau Data Storage und TradeWare.

J.Hagmann

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