Mittwoch, 7. Juni 2006

Digitales Aktenmanagement: Studie

Hristova Ralitsa, Schedler Kuno

Digitales Aktenmanagement: Konzeptionelle Grundlagen,
Entwicklungsstand auf kantonaler Verwaltungsebene in der Schweiz und internationale Initiativen

2005

siehe: Studie-SG (pdf, 1,204 KB)

Records Mgmt Leitfaden von Lukas Fässler

Der bekannte Rechtsanwalt und Informatikexperte Lukas Fässler
(faessler@fsdz.ch) hat im März einen handlichen Leitfaden im Taschenformat
im BPX-Verlag Rheinfelden publiziert.

Titel:
Records Management. Sorgfaltspflicht für Führungskräfte - Was Manager
wissen müssen!
ISBN: 3-905413-09-4
Preis: 30.-- (inkl. Lieferung und MwSt), 80 Seiten
//www.bpx.ch

Nach dem grundlegenden Werk von Wildhaber (et. al.) "records management" ist dies nun die zweite (kleinere) Publikation zum Thema RM in der Schweiz.
Der Inhalt ist klar und übersichtlich strukturiert und enthält neben dem Management Summary auch viele farbige Abbildungen (ppt slides), Grafiken und Tabellen (z.B. Auszüge aus dem Archivreglement der Stadt Zürich).
Der terminologische Teil am Anfang klärt die Grundbegriffe (record = Akte) in der Regel korrekt, wobei der Begriff "Schriftgutverwaltung" nicht synonym zu "Records Management" verwendet wird.(S.13)
Es werden sowohl Grundlagen für den privatwirtschaftlichen Bereich als auch für den öffentlichen Sektor erläutert sowie eine Uebersicht über internationale Normen und Standards geliefert.
Erwähnt werden auch die Rolle der Koordinationskommission, der KOST und des Ausschuss eArchiv, was mich als Vorsitzenden dieser Ausschusses natürlich gefreut hat.
s. //www.vsa-aas.org/Ausschuss_eArchiv.70.0.html

Besonders nützlich dürfte Kap. 6 sein, das Methoden und Verfahren für die Umsetzung von RM in einer Organisation vorschlägt.
Der Aktualität Rechnung trägt auch ein Exkurs über E-Mail Archivierung (S.39), der allerdings auf einer (deutschen) Studie der Firma softrust.com beruht.

Alles in allem eine sehr informationsreiche und praxisorientierte Zusammenstellung der wichtigsten Aspekte des Records Managements mit nützlichen Beispielen (WIR Bank, Staatsarchiv Zug, Standeskanzlei Graubünden), Checklisten und Tipps.
Die (etwas allzu eklektische) Fülle der Information und v.a. die Mischung von privatrechtlichen und öffentlich-rechtlichen Anforderungen macht es allerdings für den Laien (Manager?) nicht einfach sich in der Komplexität der Materie zurechtzufinden bzw. die einzelnen Aspekte, Beispiele, Gremien, Normen und Standards richtig einzuordnen und zu gewichten. Ob ein Manager etwas mit dem DOMEA-Konzept oder der Fachstelle Aktenführung des Kts. BL anfangen kann, ist fraglich.
Sachlich bleiben indes nur wenig Einwände. Die Einschätzung auf S. 15, dass Records Mgmt heute vorab von der technischen Seite her betrachtet und kommentiert wird, kann ich nicht teilen. Dies gilt ggf. dort wo die IT das Sagen hat für die Implementation von DM und RM-Lösungen. In den Firmen, in denen es heute eine definierte RM-Verantwortung gibt, die den Namen verdient, geht es primär um die Prozessverantwortung und Umsetzung von RM in der Organisation. In der Regel versteht die IT den RM Ansatz kaum oder eben nur technisch (z.B. Backup = Archivierung). RM-Verantwortliche versuchen der IT beizubringen, dass es unbedingt einen logisch-organisatorischen Teil (Ueberbau) braucht (RM Policies und Governance, Dossierbildung etc.) , um Lösungen erfolgreich im ganzen Unternehmen (nicht nur partiell) umzusetzen und zwar im Rahmen eines Informations-Mgmt Ansatzes der Compliance, Content und Infrastruktur integriert.
Auf S.37 dürfte eigentlich nicht unerwähnt bleiben dass section 802 von SOX zentral für RM ist. (destruction, alteration oder falsification of records)

Gesponsert wurde das Werk von Elsag, CM Informatik, Grau Data Storage und TradeWare.

J.Hagmann

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