Records Mgmt & Archiving

The schedule for the first European ARMA conference in Amsterdam is here:

http://europe.arma.org/2014-european-conference/schedule

Registrations: http://europe.arma.org/2014-european-conference

Reported by Chris Walker
http://bit.ly/1nbGHiO

Interesting incident.


http://edmonton.ctvnews.ca/laptop-containing-health-information-for-thousands-stolen-province-seeking-investigation-1.1651500

http://edmonton.ctvnews.ca/privacy-commissioner-frustrated-after-laptop-with-personal-information-stolen-1.1653696

This is a bonus story - http://edmonton.ctvnews.ca/patient-information-stolen-from-covenant-health-1.1656104#commentsForm-478263

Compliance cases: December 2013
Boehringer Ingelheim US

http://www.fiercebiotechit.com/story/court-fines-boehringer-1m-gross-inadequacy-record-keeping/2013-12-12

http://nextgenrm.org/2013/12/15/court-fines-boehringer-1m-for-gross-inadequacy-of-record-keeping/

2014 ARMA European Educational Conference

Join us March 24-25, 2014 for “Information Governance: Minimising the Risk of Missed Opportunity” the ARMA International European Conference in Amsterdam, Netherlands at the Radisson Blue Hotel.

Don’t miss this opportunity to engage, learn, connect and be at the forefront of industry trends. World-class speakers, trend-setting exhibitors and your European peers make this the must-attend event of the year.

Spread the word to your colleagues and invite them to join you. Sync your calendars, tweet the date and get ready to network! Details and registration announced in early January 2014.

Who Should Plan to Attend:

Information Governance, Document and Records Management professionals
Archivists
Chief Information Officers
Chief Compliance Officers
In house counsel

Submission form is on the website:

http://europe.arma.org/2014-european-conference

Jason Stearns, Director Information Governance at UBS (US, NJ), has published his study at ARMA 2013 (Las Vegas) entitled

"Employing the Generally Accepted Recordkeeping Principles® to Identify
Practices for Efficient and Compliant Electronic Records and Information
Management"

as part of the fulfillment of his master degree at the Univesity of applied sciences of Oregon 2010.

download: Stearns (pdf, 672 KB)

abstract:
This study, based on literature published between 2005 and 2010, employs the Generally Accepted Recordkeeping Principles® (GARP®) to identify 23 practices for effective and compliant electronic RIM. Practices, framed in relation to eight GARP® principles, are presented as a comprehensive guide for RIM and IT professionals tasked with recordkeeping responsibilities.

the 23 practices are:
Practice #1: Employ technical architectures to improve accountability
Practice #2: Log user information actions to perform audits
Practice #3: Update and maintain accountability structures
Practice #4: Implement usage controls
Practice #5: Capture metadata to validate record characteristics
Practice #6: Use database watermarking to ensure record integrity
Practice #7: Implement integrity checks
Practice #8: Create detailed plans and manage metadata for records data migrations
Practice #9: Implement an information security control framework
Practice #10: Establish vital record and BC&R programs
Practice #11: Use control mapping to develop a compliance framework
Practice #12: Conduct information system compliance audits
Practice #13: Use digital audit trails, secure deletion & authenticated encryption
Practice #14: Adopt relevant DoD5015.2 design specifications
Practice #15: Use well constructed file plans
Practice #16: Plan for technology obsolescence
Practice #17: Develop a retention schedule that includes electronic records
Practice #18: Leverage records management application software
Practice #19: Combine IT and RIM support efforts
Practice #20: Implement a litigation hold process
Practice #21: Implement a discovery compliant records management policy
Practice #22: Establish data provenance queries
Practice #23: Adopt the “Information Management Compliance” (IMC) Methodology. (R.Kahn, B. Blair , Information nation)

In many organisations content or RIM driven information governance (IG) initiatives have already failed or have turned into a purely IT governance and security driven activity. Some IG roles had partially become suicide roles when it came to real time implementation.

for the time being there is little practical experience with successful content driven IM / ECM use cases.

At the ARMA 2013 annual conference (Las Vegas) the topic was omnipresent again but the perception has changed since last year in terms of a better differentiation and critical voices rising (e.g. Information governance heretics (Cunningham), panels like "The cure for IG analysis paralysis" etc...).

I have tried to summarize some lessons learned in a generic way from my three years experience in a large Pharma company.

Records Management Journal, Vol. 23 Issue: 3, pp.228 - 240.
Information governance - beyond the buzz

see abstract: http://t.co/1ZFsiUZnq2

Fulltext download with Emerald.

IG is always an ambitious multi-year journey. There is no royal way or recipe and it depends heavily on the ability of an organisation to build up trust and the desirable behaviour to improve information management compliance (B. Blair).
The biggest challenges from my experience are:
- Make a clear distinction btw IT governance and information governance and bring it to life by the next point !
- Developing a realistic value proposition of IG for specific business functions (Selling IG to the business)
- No department alone is able to achieve the intended benefits and results for the enterprise (corp. culture and collaboration is crucial)

see also:
Kooper: On the governance of information
Kooper-IMJ (pdf, 130 KB)

http://ediscoveryinsight.com/2012/10/the-7-deadly-sins-of-information-governance

Vom 16.-18. September wurde Genf zum Dreh- und Angelpunkt der globalen Open Data Bewegung, mit über 900 registrierten Besuchern aus mehr als 45 Ländern war die Open Knowledge Conference 2013 ein Erfolg auf jeder Ebene. Der weltweit wichtigste Open Data Anlass des Jahres regte über 15’000 Meldungen auf Twitter an, wurde “Trending Topic” bis nach Washington und löste auch in den nationalen Medien grosses Echo aus.

“Mit der OKCon 2013 entwickelt sich Open Knowledge auch in der Schweiz zu einer starken gesellschaftspolitischen Bewegung, die sich in alle Bereiche der öffentlichen Wissensproduktion und -nutzung ausbreitet: in Verwaltung, in Unternehmen des öffentlichen Sektors, in Medien sowie in Wissenschaft, Bildung und Kultur.”
André Golliez, Präsident des Vereins opendata.ch

go to the highlights:
http://opendata.ch/2013/09/okcon-done/

this year our professional conference is sponsored by IBM Switzerland.

Topic: Challenges in Information Governance

We have an interesting program with a keynote from Prof. M. Kooper from Univ. Amsterdam.

In 2011 he published a well received article about Information governance which makes a clear distinction btw IT governance and information governance (still mostly confused).
see: http://jhagmann.twoday.net/stories/97003434/

As every year the afternoon conference is open to the public. Pls register here: http://arma.proxymit.net/

Program: ARMA-Conf-2013 (pdf, 326 KB)

Von der DMS Expo 2013 Stuttgart

IG ist abstrakt und auch im deutschen Sprachraum noch nicht wirklich angekommen.
3 Hersteller (Opentext, dvelop und ELO) sowie ein Analyst von Gartner und ein strat. Berater diskutieren unter Leitung von U. Kampffmeyer .

http://www.youtube.com/watch?v=1nd2aSEWpRk

Bisher dominierte beim Thema Governance der Kontrollaspekt, Risikominimierung, Compliancesucht etc. überall wo die Peitsche oder Keule herrscht.
Im Gespräch wagen die Kontrahenten auch den Perspektivenwechsel:
wie sind strategische Anforderungen, Strukturen und Prozesse herunterzubrechen bis zum User damit die Relevanz von IG greifbar wird? Welches sind die Chancen und Opportunities die Unternehmen und Mitarbeiter befähigen neue Wertschöpfungspotentiale zu schaffen die wirklich zum Unt.erfolg beitragen? Wie können wir die Zielcommunities anders abholen? Geht es nur um Kommunikation und Sensibilisierung oder auch um Prioritätensetzung?
Gerade wegen der Consumerization der IT (BYOD, mobility etc.) kommen wir nicht mehr um das Thema herum. Dabei sollte auch der gesunde Menschenverstand spielen, wenn es um die Umsetzung und Orchestrierung der verschiedenen Stakeholder geht.
Insgesamt spannend. Es gibt jedoch keine sexy Rezepte und auch keinen Königsweg. Den muss jede Organisation selbst entwickeln.

von meinem Kollegen Ulrich Kampffmeyer:

Es geht in der Tat bei dieser Aktion mehr um den bewussteren Umgang mit Information bzw. mit welchem Medium am effizientesten kommuniziert und gearbeitet wird.

Paper sucks ... http://bit.ly/papersucks

#WPFD 2013 - am 24.10.2013 ist es zum vierten Mal soweit: der World Paper Free Day. Dabei geht es weniger um das "papierlose Büro" denn um die medienbruchfreie Kommunikation und effiziente Zusammenarbeit. Zum #WPFD gibt es zwei #Infochat der AIIM am 10. und am 24.10.2013 jeweils um 17:00 CET / 11:00 EST.

Die Tradition des World Paper Free Day besteht nunmehr seit 4 Jahren. Anfang 2013 wurde auch der #WPFD sehr stark von der Papier- und Druck-Industrie in den USA angefeindet. Anlass hierfür war die Kampagne #paperless2013, die auch von Google unterstützt wird. Dabei geht es beim #WPFD nur sehr nachrangig um "grüne Aspekte", "Green IT", sondern um die effiziente Nutzung elektronischer Medien ohne den Medienbruch in den Büros. Papier ist heute bei der Geschäftstätigkeit ein unnötiges Hindernis. Die Argumentation der Druck- und Papierindustrie, man betreibe unzulässiges "Greenwashing", geht daher ins Leere.

Auch in diesem Jahr organssiiert die AIIM wieder zwei #Infochat "Tweetjams" auf Twitter (hier eine kurze Zusammenfassung auf Slideshare http://bit.ly/WPFD-Wrap). Dabei werden vom Moderator fünf bis sechs Fragen in die Twitter-Gemeinschaft geworfen, die kurz und bündig Thesen und Antworten zum Thema #WPFD als Tweets verbreiten. Bereits im letzten Jahr näherte sich die Zahl der erreichten Nutzer dem sechsstelligen Bereich. Also am Donnerstag dem 10. und 24. auf Twitter nach #WPFD schauen: https://twitter.com/search?q=%23WPFD. Ansonsten alle Freudne auf Facebook in die Gruppe (http://on.fb.me/FB_WPFD) und zum Termin einladen: http://bit.ly/2013-WPFD

Die AIIM international führt zum #WPFD 2013 einen Wettbewerb unter dem Hashtag #papersucks durch. Hier die Ankündigung von Bryant Duhon, Chefredakteur bei AIIM international:

#Papersucks - An AIIM Contest.

In brief, the idea of WPFD is to spotlight the detrimental effect paper can have on your business processes. Sure, it’s bad for the environment (and we all want to be green), but it’s also bad for the bottom line.

Here’s all you need to know about the contest:
1. #papersucks just popped into mind as a tag to use on Twitter, but we want to turn lemons into lemonade.
2. Send to me via Twitter and/or email “1 way to reduce paper in your workday.” Also look for announcements on LinkedIn and Facebook too as additional ways to share.
3. We’ll select a top 5 and open up for voting by the community.
4. Winner receives free access to our brand new Process Improvement course and, of course, the adulation of the masses.

Deadline for submission: October 11
Winner announced: October 24 on WPFD

You can submit multiple times. We don’t have a word length in mind, but brevity counts. So does humor. To all vendors/integrators; please no product pitches – I’ll just ignore them anyway -- though ANYONE is welcome and encouraged to share their ideas.

Again, stay tuned to Twitter and Facebook for updates.

As with all contests, I can’t wait to see what all of you come up with. - See more at: http://bit.ly/papersucks
The Paperless Journey - An AIIM #infochat Wrap
www.slideshare.net
Paperless. Less paper. Paper free. Automation. However you want to say it, removing paper from your ...