Records Mgmt & Archiving

Was wir hier schon immer gesagt haben, wird bestätigt:

Die AIIM rät Anwendern, nicht der IT das Feld zu überlassen und der Versuchung zu widerstehen, SharePoint wie jede andere Microsoft-Software einfach von der CD zu installieren und die Standardeinstellung unreflektiert zu übernehmen. Vielmehr ist ein Governance-Modell nötig, das eindeutig regelt, wie SharePoint-Lösungen entwickelt und genutzt werden dürfen. Grundsätzlich sind dabei die Dimensionen "People" (Rollen und Verantwortlichkeiten), "Policies" (Richtlinien) und "Processes" (Leitfaden, wie zum Beispiel der Aufbau einer Site oder die Anpassung von Vorlagen (Themes) zu erfolgen hat) zu beachten.

s. Computerwoche

OpenText has released its new Suite (en)

and german

other story

Records Managers have to ask what's really the benefit of all this collaboration stuff around ECM solutions?

maybe this: http://jhagmann.twoday.net/stories/5772052/

Interessanter Artikel (Computerworld)
über den kombinierten Ansatz Gever mit Sharepoint umzusetzen.
Als IT solution wird MatchPoint Records Management, eine in Microsoft SharePoint Server integrierte Lösung der Schweizer Firma itsystems eingesetzt.
Das Geheimnis von MatchPoint ist die vollautomatische Klassifizierung sämtlicher Informationen mit Metadaten, sogenannten Tags. Dokumente, E-Mails, Aufgaben, Termine etc. werden nach mehreren geschäftsrelevanten Kriterien an die Stammdaten des Geschäfts geknüpft und zwar ohne jegliche Benutzerinteraktion.

Die Frage stellt sich hier inwiefern neben der Kollaboration auch eine Document Mgmt Strategie dahinter ist, die robust genug ist, um die entsprechenden Storagevolumen zu verwalten. Ist doch MOSS bekannt für die Skalierungsprobleme auf diesem Gebiet. Oder wird Sharepoint nur als Frontend benutzt und dahinter ist ein robuster Storage Layer? (z.B. NetApp oder EMC?)

JH

Daniel Gubler, Mgl. der AG Records Mgmt & Digitale Archivierung des VSA hat verdankenswerterweise diesen Artikel zur Verfügung gestellt.
(deutsch und französisch)

Mit der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) hat der Gesetzgeber im Jahr 2002 eine Basis gelegt, welche eine elektronische Ablage von geschäftlich relevanten Dokumenten erlaubt. Erfahrungen zeigen, dass eine konsequente und ganzheitliche Herangehensweise sehr viel Potenzial für ein Unternehmen oder eine Verwaltung freilegen kann.

Artikel in der Zs. Schweizer Personalvorsorge: ERM-Personalvorsorge (pdf, 179 KB)

Viele haben keine Ahnung, dass es gesetzliche Vorschriften zur Archivierung von E-Mails gibt. Dies hat eine neue Onlineumfrage ergeben.

s. Artikel in Computerworld Schweiz

und hier

Steve Bailey (Univ. Northumbria) has published an interesting book:
Managing the Crowd: Rethinking Records Management for the Web 2.0 World

read the post on his Blog:
One interesting idea is to create “a folksonomy service that can penetrate deep content, at an individual content level, across multiple service providers".
This would improve access to information and definitely add value to information as an asset.

http://rmfuturewatch.blogspot.com/2009/06/step-closer-to-making-records.html

See also this post:
http://www.archivesnext.com/?p=293

Artikel von Heise:
Die Vielfalt von Contentformaten wird für Archivare zum Albtraum.
Mit zusätzlichen links zu Projekten, die sich mit der digitalen Langzeitarchivierung befassen.

go to Heise

The Storage Networking Industry Association (SNIA) has developed XAM (eXtensible Access Method), an Interface specification which defines a standard access method (API) between “Consumers” (application and management software) and “Providers” (storage systems) to manage fixed content reference information storage services. XAM includes metadata definitions to accompany data to achieve application interoperability, storage transparency, and automation for ILM-based practices, long term records retention, and information security. XAM will be expanded over time to include other data types as well as support additional implementations based on the XAM API to XAM conformant storage systems.

Records Managers should like this: XAM provides a standardized set of management disciplines and semantics for fixed content, such as retention, expiration, etc.

for further information and to download the architecture paper go to: http://www.snia.org/tech_activities/standards/curr_standards/xam/


Benefits


Application developers, storage vendors, and storage management professionals all benefit from XAM:

- Application developers benefit because the standard XAM interface no longer requires vendor specific code for reference information storage. This feature enables application developers to spend less time writing and maintaining vendor-specific code so that they can devote more time to features that add value to their applications. These developers can rely on a standard interface— an interface that is designed and supported by the vendors that are involved in the reference information industry.

- Storage vendors benefit because XAM provides a consistent set of data access and data management capabilities across XAM-compliant storage systems. Therefore, these vendors can plug their hardware into a standard interface that enables application vendors using XAM to transparently use their storage platform. XAM also enables standards-based techniques to move data between diverse storage platforms and information management applications to design solutions based on a common set of features and functions.

- Storage management professionals benefit because they can easily relocate data to accommodate storage system replacement. In addition, they can select best-of-breed applicationprograms and storage systems without being constrained by integration issues.

Für alle, die sich für die Probleme der langfristigen Bewahrung digitaler Objekte interessieren oder sich notgedrungen damit beschäftigen müssen, war das 2007 online gestellte nestor-Handbuch bereits ein wichtiges Hilfsmittel. Jetzt ist die "Kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung" in der Version 2.0 erschienen.

Go to Handbuch


Artikel Heise

Mit Sharepoint hat Enterprise Content Management (ECM) neuen Schwung bekommen. Denn Microsofts Lösung bietet eine einfache und schnelle Möglichkeit, in das Thema einzusteigen. Doch so entstehen auch neue Content-Silos, die durch die firmenweite Inhalteverwaltung eigentlich Vergangenheit sein sollten.

s. Artikel in der Computer-Zeitung

Ich würde allerdings die Feststellung relativieren, dass es "einfach" sei eine Sharepoint Instanz zu installieren.

Die Bewertung der letzten RM Konferenz in Zürich 2007 durch Teilnehmer
und Aussteller war äusserst positiv. Deshalb wird das
eingeführte Konzept weitergeführt und nur leicht verändert.
Es hat sich gezeigt, dass ein immer grösserer Bedarf an Ausbildung
und Vermittlung von Wissen besteht. Aus diesem
Grund wird sich in der 3. Auflage der Konferenz die AIIM,
welche als grösste ECM Organisation weltweit Professionals
vereint, darstellen und ihr Leistungs- und Schulungsangebot
zeigen. Wir streben an, dass sich vermehrt Experten zusammenfinden
und sich damit auch Schweiz etabliert, hinkt doch
die Entwicklung in Zentraleuropa nach wie vor um einige Jahre
hinter Nordamerika her. Im weiteren bieten wir in diesem
Jahr erstmals die Gelegenheit für industriespezifische
Roundtables, die ausschliesslich für Anwender reserviert sind
und an welchen die Basis für einen erweiterten Erfahrungsaustausch
gelegt werden soll.

Die 3. Records Mangement Konferenz findet statt in Volketswil bei Zürich
(Hotel Wallberg) - 11. Nov. 2009

siehe Flyer: Flyer-RM-Konferenz-Vorinfo (pdf, 178 KB)

Interesting post:

http://rmfuturewatch.blogspot.com/2009/05/is-it-worth-investing-in-records.html

JISC UK is currently running an online survey, open to all who have attempted to quantify and measure the impact of records management initiatives on their organisation, regardless of the sector or country you operate in.
see:
Is RM bringing a return on investment?
http://jiscinfonet.jiscinvolve.org/2009/05/28/is-records-management-delivering-a-return-on-investment/