Records Mgmt & Archiving

Once again, issues related to the preservation of electronic records are listed as priorities in the President's Budget. The National Archives and Records Administration (NARA) is listed as one of the lead agencies for activities in this area.

New approaches, technologies, and tools for long-term preservation, curation, sustainability, accessibility, and survivability of significant electronic data and information collections (pg.10)

see:
http://www.nitrd.gov/pubs/2009supplement/index.htm

Unternehmen können künftig bei der Produktauswahl nach dem Siegel
ECMready fragen, das für getestete Software steht.

Was stehen für Requirements frameworks und Standards dahinter?
fragt sich der Fachmann. (DoD, Moreq , etc.?)

http://www.computerwoche.de/cebit/1857977/

Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails und Records zwingen immer mehr Unternehmen, geschäftsrelevante Informationen elektronisch aufzubewahren. Die Vereon AG nimmt dies zum Anlass und veranstaltet am 3. und 4. Juni in Frankfurt und vom 24. bis 26. Juni in Zürich die Fachtagung „E-Mail und Records Management 2008“.

siehe:
http://www.firmenpresse.de/pressinfo44273.html

Leider findet gleichzeitig in Bern (24. - 27.6.) die etwas technischere Konferenz "Archive 2008" statt.

http://www.imaging.org/conferences/archiving2008/

sei's drum.

Since the White House switched its e-mail system from Lotus Notes to Microsoft Exchange in 2002, it has relied primarily on journaling, a manual process in which employees assign file names to individual messages and save them as .pst files on White House servers.
...

go to:
http://www.fcw.com/online/news/151814-1.html

see also:
E-Mail as top threat to US. industry
http://www.axcessnews.com/index.php/articles/show/id/14128

A funny video sequence about records mgmt related buzzwords ...

http://www.youtube.com/watch?v=Ni9oVK0yFeM&feature=related

Folks that are interested in more serious stuff may go through the GTSI Tech leadership series of e-Discovery
e.g. a speaker from NARA
http://www.youtube.com/watch?v=FBnsMjzHU58

or FBI
http://www.youtube.com/watch?v=L_KM4HWVOSY&feature=related

Do you follow your business rules or do they stay in the manuals?

Der Rätselkrimi um Masonis verschwundene Akten im Tessin wird um ein absurdes Kapitel erweitert.

Aktenverwaltung bzw. Records Management wird offenbar noch nicht
unabhängig vom Medium verstanden. Die Vewaltung ist hier stehengeblieben.
Allen Ernstes wird hier behauptet, "dass diese Weisungen für Papierarchive verfasst worden seien, heute aber immer mehr Dokumente elektronisch gespeichert würden."
Wie alt sind diese Weisungen?
Immerhin existiert seit 2002 auch eine Geschäftsbücherverwaltung, die
elektronische Unterlagen als Evidenz anerkennt.
... eine unglaubliche Argumentation, um den Ermessensspielraum der Untersuchung zu erweitern.
Abgesehen von der falschen Begrifflichkeit, handelt es sich doch bei noch aktiven Unterlagen nicht um "Archive", sondern um Registraturen oder Ablagen (Records Mgmt);
richtige Archive wären nicht mehr manipulierbar gewesen .... (frühzeitige Vernichtung etc.)

Artikel im TA:
http://www.tagesanzeiger.ch/dyn/news/schweiz/846494.html

neu auch Arbido News März:
„L’archivio che non c’è“: Das Archiv, das es nicht gibt, gibt es nicht
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"New Skills for a Digital ERA"

recently issued by the Society for American Archivists;
Proceedings from a colloquium sponsored by NARA and the society of american archivists (31.5. - 2.6.2006)
Washington DC

see:
http://www.archivists.org/news/NewSkillsForADigitalEra.pdf

Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments: Call for Comments on Exposure Drafts of Three Modules

The International Council on Archives is pleased to publish for the information and comment of the international archives and records community, exposure drafts of three modules developed by an international project team working under the auspices of the ICA's Electronic Records Priority Area:

Module 1 - Overview and Statement of Principles

Module 2 - Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems

Module 3 - Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems

Comments should be given by 31 March 2008
The drafts will then be revised, edited and translated for publication by the ICA in time for the ICA Congress in Malaysia in July.

see:
Website ICA

Die diesjährige Jahrestagung der Vereinigung deutscher Wirtschafts-
archivare (VdW) findet in der Schweiz statt mit dem thematischen Fokus auf die schweizerische Szene der Wirtschaftarchive.

Tagungsort ist das grenznahe Schaffhausen.
Das attraktive Programm und das Anmeldeformular finden sich hier als Download:

http://www.wirtschaftsarchive.de/jahrestagung/t2008.htm

Anmeldeschluss ist der 31.3.2008

direkt zum Programm:
http://www.wirtschaftsarchive.de/jahrestagung/Jahrestagung_2008.pdf

This patent application seems odd. It has not yet been granted (obviously)

Automatic records management based on business process management

Abstract:
"A records management method that automatically classifies records and manages the records based on the classification. The method incorporates processes for receiving a classification scheme for a record, receiving declaration of an asset as a record, automatically classifying the record according to the classification scheme, and workflow processes for vital records review and review for approval of disposition of records. Numerous method variations, as well as related systems and computer-readable media are also disclosed."

One of the inventors (Lauren Mayes) appears to be (have been) a member of staff of FileNet (acquired by IBM, 2004).

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Gestern hat Serco den neuen Standard Moreq2 publiziert, nachdem er von der EU genehmigt worden ist.

download:



http://www.moreq2.eu/downloads.htm

The MoReq2 specification is published in two parts:

* the body of MoReq2 and all its appendices except for appendix 9
* appendix 9 (the MoReq2 metadata model)

s. auch Kommentare:
http://moreq.niniel.org/2007/08/02/moreq-standard/#comment-40

Generell:
http://www.moreq2.de