Records Mgmt & Archiving

“Safeguarding Critical E-Documents: Implementing a Program for Securing Confidential Information Assets,” published by Wiley.

see: Blog B.T. Blair who provided the foreword
http://barclaytblair.com/2012/07/12/safeguarding-critical-e-documents-new-information-governance-book-by-robert-f-smallwood/

Privacy by design means secure and delete when required!

see Indiana Global Legal Studies, vol.16:
Privacy by deletion by Benjamin J. Keele
http://ijgls.indiana.edu/1601/privacy-by-deletion-the-need-for-a-global-data-deletion-principle/

In Deutschland ist der Beuth-Leitfaden zur Aktenführung erschienen. Irgendwann sollte der Begriff "Schriftgutverwaltung" verschwinden. In der deutschen Sprache wird dadurch unnötig der Aktenbegriff auf "schriftliche" Aufzeichnungen / Information reduziert ohne die neuen Medien (multimedia) einzubeziehen. Tönt zudem verstaubt und ungeeignet diese Funktion in der eigenen Organisation zu verkaufen.
Hat Schreiben überhaupt Zukunft hat Vilem Flusser gefragt.(1987 - Die Schrift. Hat Schreiben Zukunft?) * s. unten

Link zum Buch

• * "Schreiben im Sinne einer Aneinanderreihung von Buchstaben und anderen Schriftzeichen scheint kaum oder überhaupt keine Zukunft zu haben. Es gibt mittlerweile Codes, die besser Informationen übermitteln. Was bisher geschrieben wurde, kann besser auf Tonbänder, Platten, Filme, Videobänder, Disketten etc. übertragen werden. Und vieles, das bislang nicht geschrieben werden konnte, ist in diesen neuen Codes notierbar. Die derart codierten Informationen sind bequemer zu erzeugen, zu übertragen, zu empfangen und zu speichern als geschriebene Texte. Künftig wird mit Hilfe der neuen Codes besser korrespondiert, Wissenschaft getrieben, politisiert, gedichtet und philospophiert werden können als im Alphabet oder in arabischen Zahlen. (...) Woher wissen wir eigentlich, dass die grossen Schriftsteller (inkl. dem Autor der Heiligen Schrift) nicht lieber auf Tonband gesprochen oder gefilmt hätten? Trägheit allein erklärt jedoch nicht alles. (...) Viele glauben schreiben zu müssen, weil sich ihr Dasein in der Geste des Schreibens und nur darin äussert." (Einleitung, S.7)

Gilt dies auch für Blogger? es sieht so aus ... wir warten also bis sich die Hörblogs durchgesetzt haben (Youtube ist ja jetzt schon Nr. 1 wenn es um bewegte Bilder geht.)

Meine Buchbesprechung erschien zuerst in englisch, nun habe ich sie etwas ausgebaut und noch ein paar kritische Themen angesprochen.

Sunil Soares: Selling Information Governance to the Business: Best Practices by Industry and Job Function. MCPress 2011, ISBN 978-1-58347-368-9 (50.-$) - http://www.mc-store.com/5125.html. Auch erhältlich als eBook (Kindle) (26 Euros): http://www.amazon.de/gp/product/B0069YN2D8

Rezension: Soares-deutsch (pdf, 273 KB)

As already mentioned in my previous post related to the CGOC summit, Sunil Soares (IBM) has published an excellent book about "Successfully selling information governance to the business2.
Indeed: "information governance will not succeed unless the business understands it, buys into it and supports it." (citation from the cover text).

see my review:
Soares (pdf, 85 KB)

JH

see also IBM Blog: http://ibm.co/qrAHKF

Nachfolgend eine Replik von Peter Toebak auf meine Kritik an seinem Buch: Records Management - Gestaltung und Umsetzung.

Es sei dem Leser überlassen zu urteilen.

Dieser Blog versteht sich jedoch auch als Plattform für kontroverse Debatten. Kommentare sind willkommen und nehme ich gerne entgegen.
Diese können auch direkt publiziert werden, sofern der User auf twoday.net registriert ist. Ansonsten: jhagmann@gmail.com

Die nachfolgende methodische Polarisierung in eine "Soft"- und "Hard"-Liner Strategie finde ich nur bedingt fruchtbar. Die Frage ist höchstens ob es an der Zeit ist, RM kompatibles Verhalten bzw. der Umgang mit Information und Aufbewahrung aggressiver an Incentives zu knüpfen. Solange ich mit der "Hard"-Methode nur anrenne und bei der IT Kopfschütteln auslöse, ist nichts gewonnen.

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„Kommentar auf Rezension von Jürg Hagmann vom 15.12.2010

Gerne reagiere ich auf eine Rezension von Jürg Hagmann vom 15.12.2010. Er bespricht darin kritisch mein Buch "Records Management. Gestaltung und Umsetzung" (Baden, 2010). Dies ist in Ordnung. Sie gibt mir die willkommene Möglichkeit, einige Kernaspekte der Gestaltung und der Umsetzung des Records Management in Kürze in Erinnerung zu rufen. Auf Details gehe ich, wie der Rezensent, nicht ein. Hier klaffen zwei Sichtweisen auseinander, so viel steht fest. Ich würde sagen, Jürg vertritt eine eher traditionelle archivisch-organisatorische Sicht und ich eine Sicht, die sich konsequent auf Interdisziplinarität, Systemik und Standardisierung ausrichtet. Diese Auseinandersetzung muss selbstverständlich noch einige Male geführt werden. Wir befinden uns in einer Zeit, wo alt und neu in Bewegung sind.

Jürg Hagmann als Vertreter der 'Soft-Methode' vermag die mächtige und stringente Wirkung eines systematischen und systemischen Ansatzes des Records Management nicht zu erkennen. Gerade "an der Front" in Betrieben und Verwaltungen sind Standardkonzepte im Sinne einer "Hard-Methode" sehr wohl erfolgreich. Die andere, weiche Methode hat seit 15 Jahren wenig gebracht und überzeugt letztlich niemand mehr. Wie Hagmann selbst beweist, entspricht diese Sichtweise noch lange nicht dem Allgemeinwissen - nicht in der EDRM-Zunft und z.B. auch noch nicht im Bereich der Wirtschafts-informatik. Darum ist es logisch und notwendig, dass ein Autor den Akzent darauf legt und das eine und andere auch mittels Zitate und Querverweise einbettet. Ein anderer Rezensent (René Schneider) spricht sehr zutreffend von einem Mantra in diesem Zusammenhang, wozu ich mich bewusst entschieden habe.

Sicher wird dies in einigen Jahren nicht mehr nötig sein, sobald die Praxis sich in die erwünschte Richtung weiterentwickelt hat. Erst dann lassen sich Aspekte, Begriffe und Methoden meines Erachtens auch wieder popularisieren. Heute ist Records Management noch kein Normalbetrieb. Nun kommt es noch zu sehr auf Klarstellung und auf konsequente methodische Reduktion der Datenkomplexität an. Die Kernlösung liegt - ob dies uns nun gefällt oder nicht - bei der Deckungsgleichheit von Prozess und Dossier. Akzeptiert man diese Sicht, wird Records Management realisierbar, ja sogar wie eine Art Fachanwendung relativ einfach realisierbar. Akzeptiert man sie nicht (oder noch nicht), läuft Records Management immer wieder hinter der "widerspenstigen" Realität hinterher.



Der (erste) Schritt in das interdisziplinäre Umfeld ist zweifellos steinig, auf jeden Fall anspruchsvoll, sicher für den Records Manager, der im Neuland "an der Front" nicht einfach folgen kann, sondern nota bene lenken muss. Aber alle Beteiligten müssen sich mit neuen Begriffen, Konzepten und Methoden anfreunden, sonst gibt es halt nichts zu gestalten und noch weniger umzusetzen. Jürg Hagmann wertet die Problematik der Systematik und Systemik zu leicht, dies wird in der Rezension ganz klar. Er sieht auch nicht, dass juristische Fragestellungen durchaus kontradiktorisch besprochen können, ja sogar müssen. Sie bilden ein wichtiger Teil des Umfelds des Records Management. Klarheit aus allen Perspektiven braucht es hier noch stark. Dies bringt die gemeinsame Sache weiter voran.



In diesem Sinne danke ich Jürg für seine Leistung, wie ich auch den Autoren Jacques Beglinger, Daniel Burgwinkel, Beat Lehmann, Peter K. Neuenschwander und Bruno Wildhaber für ihre grosse Arbeit danke. Nur gemeinsam - kritisch, aber auch wo immer möglich konstruktiv - kommen wir voran. Wichtig ist mir eine Klarstellung innerhalb der Fachdiskussion. Darauf können wir nicht verzichten. Denn nur eine solche bringt das Records Management in den Betrieben und Verwaltungen weiter. Es liegt mir fern, irgendwelche Autoritäten anzustasten. Auf jeden Fall habe ich, wie im Buch nachzulesen ist, viele Sichtweisen im juristischen Handbuch für Records Management der Schweiz positiv gewürdigt und baue selbst darauf fort. Auch das muss gesagt sein.



Peter Toebak, 17.01.2011“.





Dr. Peter Toebak

Dokumenten Management und Archivierung GmbH

Spitzackerstrasse 7

CH-4410 Liestal

Telefon: +41 61 921 89 92

Natel: +41 79 706 24 39

E-Mail: toebak@toebak.ch

Website: www.toebak.ch

Leider keine gute Kunde.
Beiliegend meine Rezension zum neuen Werk von Peter Toebak im hier&jetzt Verlag.

Records Management: Gestaltung und Umsetzung
Baden-Dättwil, 2010
ISBN: 978-3-03919-141-3

Download Rezension: toebak-2 (pdf, 58 KB)

The book "Payback" by Frank Schirrmacher not only raised a lot of interest and discussions in Germany: EDGE published an interview plus comments by the "Reality Club". The video and the text is available at
http://www.edge.org/3rd_culture/schirrmacher09/schirrmacher09_index.html

book orders:
http://www.randomhouse.de/book/edition.jsp?edi=228696&frm=false

It's possible now to get downloaded (almost) every publication from the EU
for free.

go to: http://bookshop.europa.eu

e.g.
Reports about archives: Archives-in-Europe-2005 (pdf, 1,209 KB)


Unfortunately the reports from the DLM-Forums from 1996 to 2002 are not
available but all the stuff about the Information Society

AIIM e-book -- "8 reasons you need an strategy to manage information"

The link is: http://www.aiim.org/8things.

Downloads are possible in different versions:

* PDF version
* Kindle version
* Open Publication Structure version
* Sony eBook version
* Palm Document version

Tony Fisher skizziert den Prozess der Data Governance und erklärt, warum Datenqualität den Kern der Unternehmensdaten bilden muss
Neues Buch untersucht, wie erfolgreiche Unternehmen ihre Daten verwalten

Ich werde in ein paar Wochen in diesem Blog dieses Buch besprechen.
Die Frage ist natürlich inwiefern "Daten Records" hier gemeint sind und wie sie definiert werden, und wie sie im Sinne eines professionellen Records Mgmts verwaltet werden.

s. Link im Compliance Magazin