Records Mgmt & Archiving

Das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) führt ab Mai 2009 eine Veranstaltungsreihe zum Thema digitale Archivierung durch. Die Veranstaltungen richten sich an interessierte Kreise aus Verwaltung und Privatwirtschaft, wobei spezifisch Fachleute aus dem Archiv- und Records Managementbereich angesprochen werden.

26.05.2009 Archivierung von Daten aus Geoinformationssystemen: Vorstellung eines gemeinsamen Projekts von Swisstopo und dem BAR
15.06.2009 Das GEVER-Programm des Bundes und die Rolle des BAR: Information zu Programmzielen, Dienstleistungen und Hilfsmitteln
08.07.2009 Digitale Archivierung im BAR: Information zu Policy und Ablieferungsschnittstelle
23.10.2009 Archivierung von relationalen Datenbanken: Ausbildungsveranstaltung zum Kennen-lernen von SIARD Suite und SIARD Format
16.11.2009 Archivierung von Daten aus Geoinformationssystemen: Präsentation der Vorstudie
10.12.2009 Digitale Archivierung aus Geschäftsverwaltungssystemen (GEVER)


Alle weiteren Informationen finden Sie unter: Veranstaltungsreihe über digitale Archivierung, Mai – Dezember 2009
http://www.bar.admin.ch/aktuell/00568/00781/index.html?lang=de

Aus organisatorischen Gründen bitten wir um Anmeldung bis eine Woche vor der jeweiligen Veranstaltung an: bundesarchiv@bar.admin.ch

From the 1st of May 2009 it will be possible to submit abstracts for the following topics:

1. Archival profile: professional competence in the digital age
2. What to keep: how to mirror the information society
3. E-Archiving: reorganisation of processes and business models
4. Online access: solutions and implications

Abstract submission will be possible online from the 1st of May 2009. You will find a web-based form and further details at http://www.bar.admin.ch/eca2010
(Submission deadline: 31 August 2009)

See ICA page

Swiss Federal Archives SFA
Archivstrasse 24, CH-3003 Bern, Switzerland
T:41 31 32 289 89, F: 41 31 32 27823
eca2010@bar.admin.ch
www.bar.admin.ch

Interesting chart.
Content management seems to be king; although some other statistics have shown that e-mail is king not content.
Document and records mgmt are ranked on the same level, more or less.

see post from Joe Mancini

Obwohl die in Deutschland geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU, schon seit 2002 rechtsverbindlich sind, werden sie gerade von kleineren Unternehmen und Selbstständigen oftmals noch nicht angewendet.
Dies dürfte auch auf die Schweiz in Bezug auf GEBüV zutreffen.

Lesen sie den Artikel

In der Samstagausgabe der NZZ v. 11.4.09 schreibt Roman Bucheli über archivische Herausforderungen.
"Archive im Allgemeinen und Literaturarchive im Besonderen sind nicht nur gewaltige Erinnerungsmaschinen sowie auf Vorrat und in Unkenntnis von zukünftigen Erkenntnisinteressen angelegte Gedächtnisspeicher. Sie sind regelrechte Abfallvermeider und Müllverwerter."

"Die Kehrseite der verfeinerten Kultur der Aufbewahrung ist die Tabuisierung des Abfalls. Wo kein Fitzelchen der archivalischen Achtsamkeit entgeht, wird die Erinnerung dereinst am überlieferten Material ersticken."

Wir müssen also als Archivare mehr Material kassieren (nach bewusster Selektion); es kann nicht alles überliefert werden was wir uns wünschen; wer soll denn dereinst das Ueberlieferte durchforsten, wenn wir darin ersticken?
Die Bewertungsfrage gerät einmal mehr zur Königsdiziplin.

NZZ Artikel online

Laut der aktuellen Untersuchung “State of the ECM industry”, für die der Verband 536 Unternehmen verschiedener Größe und Branchen befragte, scheint sich der Trend zu verstärken, dass nicht mehr nur "Compliance" als der Haupt-Driver für ECM Implementierung figuriert, sondern auch Kosteneinsparungen durch verbesserte Integration von DM und RM ins Feld geführt werden.

Link german

AIIM's annual State of the ECM Industry research found that compared to recent years, cost saving has taken a clear lead over compliance as the main business driver for investments in document and records management. Email is still out of control, with 55% of organizations having little or no confidence that important emails are recorded, complete and retrievable. Management of content types like SMS/text messages, blogs and wikis are largely off the corporate radar in 75% of organizations and their lack of inclusion in the corporate archive is a major risk.

Link english

Saperion bietet gratis einen (analogen) Wegweiser für Manager: Das papierarme Büro.

Ein sympathisches Angebot an alle, die sich dafür einsetzen wollen, v.a. das
elektronische Records Mgmt zu fördern. Es richtet sich primär an KMUs.
Allerdings ist z.B. die Dossierbildung kein Thema unter dem Kapitel Business Process Mgmt.
Klassifikation wird unter Prozessautomatisierung im Zusammenhang mit der digitalen
Poststelle abgehandelt. (S.93)
E-Mail macht ECM offenbar zum Thema (S.17)
Der Begriff Records Management wird nicht ausführlich behandelt, kommt aber im Index vor.
(kurze Definition auf S.53)

Das 128-seitige Buch erklärt, wie Sie mit ECM Geld sparen, indem papiergebundene Vorgänge digitalisiert und damit beschleunigt werden. Gleichzeitig sorgt ECM-Software dafür, dass Ihre Dokumente langfristig und rechtssicher archiviert werden - ohne schwer erreichbare und teure Kellerarchive.

Der Wegweiser für Manager

- erklärt Nutzen von ECM
- deckt Handlungspotentiale auf
- vereint Theorie und Praxis mit zahlreichen Anwenderberichten
- Index

Beiträge der Autoren Prof. Dr. Stefan Sorg, Dr. Martin Bartonitz


Bestellung unter:
http://www.leidenschafftvorsprung.de/

Ohne Records Management (Aktenführung) weiss auch die Bundesanwaltschaft
nicht was sie eigentlich für Akten hat oder nicht hat.

Transparenz ist gefragt ... da ist Handlungsbedarf! Ein wunderbarer Business Case...



© Tages-Anzeiger

Vilem Flusser hat ja prophezeit das auch das Schriftliche langsam verschwindet - in seinem berühmten Werk von 1987 "Die Schrift. Hat Schreiben Zukunft?
ironischerweise ist nun sein Nachlass zusammen mit den andern Akten des Kölner Stadtarchivs abgesackt ...

s. Artikel im Tagesspiegel
http://www.tagesspiegel.de/kultur/art772,2761914

Die Replikate sind ja auf Mikrofilm ... zum Glück
"Zweimal im Jahr, im Frühling und Herbst rollt ein mit rostfreien Edelstahltonnen bestückter Lastwagen hinter der Schwarzwald-Gemeinde Oberried den Berg hinauf. Ach, sagen die Oberrieder, es ist wieder nur die Informationsgesellschaft, sie schickt wieder eine Ladung Identität, von ihrem ursprünglichen Träger gelöst, auf Polyester aufgetragen, aufgewickelt, eingedost, schwarzweiß.

Das, würde der Medienphilosoph Vilém Flusser (s. Flusser Studies) sagen, dessen Nachlass ebenfalls in das Kölner Loch sackte, ist ganz und gar zeitgenössisch. Informationen sind ja eigentlich ein Unding. Also kein Ding. Von ihrem Träger emanzipiert, kann Information zunehmend auf verschiedenen Medien gespeichert und transportiert werden, natürlich auch auf Mikrofilm. Die emanzipierte Information ist freier, als manchen lieb ist. Sie wird transportiert, kopiert, verloren, verarbeitet, und so ist sie, so Flusser, kein Endpunkt eines Arbeitsprozesses mehr, sondern immer auch wieder Ausgangspunkt für einen neuen.

Leider erhöht sich das Volumen der Informationen ständig, während ihre Dichte und Haltbarkeit abnimmt. Belege auf Thermopapier erleben nicht einmal die Steuererklärung, Papier zerstört sich durch seinen hohen Säureanteil selbst. Gleichzeitig sind die Trägermedien an Techniken geknüpft, die in ein paar Jahren schon nicht mehr lesbar sind. CDs, sagen Archivare, eignen sich höchstens zum Transport von Daten, nicht zu ihrer Archivierung. Das Netz ist ein Transportmittel, kein Speichermedium. Für die Vernichtung von Papier-Archiven braucht es Katastrophen, Kriege und Brände – für die Vernichtung der papierlosen Verwaltung nur die „Delete“-Taste."

JH

Die "Storage Networking Industry Association" (SNIA) ist in Archivkreisen v.a. bekannt geworden durch das 100 Jahr Archive Projekt

Das Hauptgewicht der SNIA liegt heute nicht mehr beim Speicherressourcen-Management, sondern hat sich in der Hierarchie nach oben verschoben, zum Management der Informationen als ganzes, mit Unterthemen wie Archivierung, Compliance, Information Lifecycle Management usw. Auch in diesem Bereich arbeitet die SNIA wieder an Standards. Werner hebt zum Beispiel den "XAM"-Standard (eXtensible Access Method) hervor, der Speicher "contentbewusst" machen soll. Durch eine Standardisierung der Metadaten, die Dokumente beschreiben, soll XAM Applikationen verschiedener Hersteller, vor allem Content-Management und Archivierungssysteme, interoperabel machen.

s. Artikel auf inside-IT.ch

This initiative by SNIA is a cooperative effort of end users, IT professionals, vendors, integrators, and service providers with interest in the challenges related to long-term digital information retention, preservation, and compliance-related storage practices.

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There is also a Webcast
about database archiving fundamentals.

The European Court of Justice has ruled that the Data Retention Directive is legal,
disappointing privacy advocates.

Directive on the retention of data generated or processed in connection with the provision of publicly
available electronic communications services or of public communications networks and amending
Directive 2002/58/EC

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Directive - full text