Records Mgmt & Archiving

Das kürzlich im hier+jetzt Verlag, Baden erschienene Handbuch "Records Management" ist ein Meilenstein.
Das Handbuch bietet den neuesten Stand der Records-Management-Lehre sowie pragmatische Lösungsansätze. Es leistet gegenüber Entscheidungsträgern und der IT die notwendige Ueberzeugungsarbeit.

Peter Toebak ist einer der führenden Experten und Berater im Bereich Dokumenten- und
Records Management in der Schweiz. Er ist unter anderem Lehrbeauftragter an
der Universität Bern und an der Fachhochschule Genf.

Records Management
Ein Handbuch
Peter M. Toebak
2007, 608 Seiten, zahlreiche Grafiken, Format 16,5 x 24 cm, Pappband
ISBN 978-3-03919-059-1, Fr. 78,00, Euro 48,80
Verlag: hier+jetzt, Baden - http://www.hierundjetzt.ch


Rezension für Arbido newsletter: download
Rezension-Toebak (pdf, 141 KB)

Sehr schön aufgebaute Website, die den ganzen life-cycle auch didaktisch gut
abdeckt.

http://library.osu.edu/sites/archives/retention/records.php

Definition: What is a record?

http://library.osu.edu/sites/archives/retention/definitions.php#record

Challenges, successes and failures in automating taxonomy management
With a case from UK. (2003)

see: Automating-taxonomies (pdf, 91 KB)

Die HSG (Prof. Gasser) hat die Entscheide betr. Privacy Law Schweiz online gebracht.
(zur Zeit kann nur über die Schlagworte gesucht werden)

http://www.fir.unisg.ch/users/fir/Datenschutz/index.html

http://www.fir.unisg.ch/users/fir/Datenschutz/schlagworte.html


s.auch Gasser Blog:
http://blogs.law.harvard.edu/ugasser/2007/08/24/open-access-to-law-swiss-data-privacy-cases-now-online/

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Interessant ist der Entscheid Nr. 14/2001 wo u.a. eine Erwägung der
Aufbewahrungsfristen für erkennungsdienstliche Unterlagen gemacht wird, mit
der Feststellung:
"Die Aufbewahrungsregelung nach Art. 20 JANUS-Verordnung ist zu undifferenziert."
(s. attachment Urteil-14-2001 (pdf, 162 KB)
am Schluss des Dokuments)

An der 2. nationalen Records Mgmt Konferenz in Zürich tauchte auch die Frage
nach dem Begriff und Wesen einer Taxonomie auf.
In der Regel handelt es sich im Bereich Records Mgmt um ein kontrolliertes Vokabular
für eine hierarchische Klassierung der Business Prozesse in einem Unternehmen
(business classification) zwecks Ordnung der unter den entsprechenden Geschäfts-
prozessen anfallenden Unterlagen (records).
Die Hierarchie folgt in der Regel dem Schema:
- Hauptprozess/Sub-Prozess
- Aktivität
- Aufgabe (task)

vgl. wikipedia

http://de.wikipedia.org/wiki/Taxonomie

und english:
http://en.wikipedia.org/wiki/Taxonomy

betr. Business classification schemes hat Jeff Morelli (UK) schon viel geleistet:
http://www.jmcl.net/

go to Link "Records Management" - and download:
Business Classification Schemes: Issues and Options
As published in Issue 124 February 2005 of the Records Management Society Bulletin

s. auch:
http://jhagmann.twoday.net/stories/3326734/

und:
Taxonomie-Last-oder-Chance (pdf, 257 KB)
oder
10-reasons-to-use-a-taxonomy (pdf, 60 KB)

Peter M. Toebak: Records Management
Records Management ist eine zukunftsträchtige Querschnittfunktion im
Grenzgebiet zwischen Organisationslehre, Betriebswirtschaft, Recht,
Qualitätsmanagement, Archivistik, Informationsmanagement und
Wirtschaftsinformatik. Organisationen jeder Art kommen ohne rationelles und
effizientes Records Management in der E-Gesellschaft nicht aus. Das Handbuch
bietet den neuesten Stand der Records-Management-Lehre sowie pragmatische
Lösungsansätze.

Records Management
Ein Handbuch
Peter M. Toebak
2007, 608 Seiten, zahlreiche Grafiken, Format 16,5 x 24 cm, Pappband
ISBN 978-3-03919-059-1, Fr. 78,00, Euro 48,80

go to:
http://www.hierundjetzt.ch

Ein Leitfaden, der sich an die Geschäftsleitung, den IT-Leiter sowie den Administrator
wendet, soll das Thema aufhellen. Erstellt hat die Broschüre der Rechtsanwalt
Robert Niedermeier. Bei der praktischen Umsetzung der revisionssicheren
E-Mail-Archivierung hilft auch eine Checkliste.

download unter:
http://www.silicon.de/enid/email-archivierung/29677

s.auch:
http://www.searchnetworking.de/themenkanaele/einfuehrunginnetzwerke/leitfaeden/articles/93032/

Some interesting business strategy seminars for ECM, records mgmt and
content mgmt.

see some of the seminar presentations:

http://www.documation-uk.com/page.cfm/Link=33/t=m/ypage.cfm/link=231

Interesting paper
containing an article by David Bearman:

introducing with a statement and questions:

"I see four fundamental problems in our current situation: selection results in collection; digital preservation results in representations that favour aspects of the original perceived as critical within the different traditions of libraries, archives and museums; authenticity is being sacrificed by the timing of selection decisions;
and the entire enterprise is currently organized in an uneconomical, inefficient
and ineffective way. After exploring these dysfunctions, I propose a series of systemic solutions that I believe we must pursue to solve them." (p.26)

see:
http://www.knaw.nl/ecpa/publ/pdf/6190.pdf

Towards an Open Source Archival Repository and Preservation System

Recommendations on the Implementation of an Open Source Digital Archival and Preservation System and on Related Software Development
This report was commissioned by UNESCO Memory of the World Programme and prepared with the support of the Australian Partnership for Sustainable Repositories (APSR).

see:
http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-URL_ID=24700&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html

Digital information is at risk of being lost." That is the warning from 276 long-term archive practitioners who participated in the Storage Networking Industry Association's (SNIA's) 100 Year Archive Requirements Survey Report. The recently released report by the SNIA's Data Management Forum and its 100 Year Archive Task Force captures the operating practices, requirements and issues facing organizations managing large amounts of information.

german:

Digitale Informationen sind verlustgefährdet und müssen langfristig gepflegt werden. Das ist das Fazit der “100-Year-Archive-Requirements“-Studie der Storage Networking Industry Association (SNIA). Diese Studie basiert auf einer Onlinefragebogenaktion der Organisation Anfang des Jahres, den in erster Linie IT-Expten, Experten für Records and Information Management (RIM) sowie Archivare aus aller Welt beantworteten. Sie arbeiten für 276 Unternehmen oder Behörden.

Die Studie untersuchte Betriebspraktiken, Anforderungen und Herausforderungen beim Management großer Datenmengen im Unternehmen über verschiedene Zeitspannen hinweg. „Compliance, Security und Gesetzeslage stellen jedes Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen bei der Aufbewahrung digitaler Informationen“, sagte Vincent Franceschini, Chairman der SNIA anlässlich der Vorstellung des Berichts im August. Die Studie zeige den Status quo der Archivierungspraxis. Franceschini weiter: „Die Erkenntnisse bestätigen unsere Bemühungen, Standards und Best Practices zu definieren, und geben für unsere künftigen Aufgaben die Richtung vor.“

So waren die Befragten generell der Meinung, dass die Aufbewahrungsmethoden noch zu manuell ausgelegt, fehleranfällig und teuer seien und dass es an einer unternehmensweit durchgängigen Strategie fehle. Als besonders wichtig wurden die Klassifizierung von Informationen und die Zusammenarbeit zwischen Anwendern und Administratoren eingestuft.

Das SNIA Data Management Forum will deshalb die Erarbeitung der wichtigsten Geschäftsvorgaben zur Aufbewahrungsstrategie in den Vordergrund rücken. Außerdem wird das DMF versuchen, die Kosten und Komplexität der Lösungen durch Vorstellung von Best Practices zu verringern. Das betrifft zum Beispiel die Bereiche Management-Tools und Transparenz. Darüber hinaus stehen Themen wie die logische und physische Migration, Skalierbarkeit, Klassifizierung und Integration von Metadaten in Archiven im Mittelpunkt.

80 Prozent der Befragten verwalten Daten, die über 50 Jahre aufbewahrt werden müssen. Bei 68 Prozent liegt diese Frist sogar bei über 100 Jahren. Damit diese Daten verfügbar bleiben, müssen sie nach Einschätzung des SNIA Data Management Forums in ihrem Lebenszyklus mehrere Migrationen an Medien und Formaten mitmachen. Die erste Migration sollte nach 10 bis 15 Jahren erfolgen. Tatsächlich werden in nur 30 Prozent der befragten Unternehmen regelmäßig Daten migriert. Datenbankinformationen haben laut der SNIA-Umfrage das größte Verlustrisiko. Über 70 Prozent der Befragten hegen Zweifel daran, ob ihre Daten auch in 50 Jahren noch lesbar sein werden.

LANline/dp


The report is available at:
http://www.snia-dmf.org/100year/

nice framework from Canada (gov):

http://www.imforumgi.gc.ca/documents/2000/compet/compettb_e.asp

Allgemeines Skills Set für Rec. Managers findet sich in Kanada: Functional Plan for
the Records Keeping Community of the Government of Canada – A Framework for
Renewal.

Redefining the Knowledge, Skills, and Abilities of Records Managers

Records managers will need to clarify their role in the information management
spectrum and, at the same time, offer unique and necessary services. In addition to
traditional roles, records managers need to play the roles of analysts, publicists,
demystifiers, teachers, consultants, and facilitators of the new technology. One of
the best models of a statement of core competencies for
records specialists is the Functional Plan for the Records Keeping Community of the
Government of Canada – A Framework for Renewal. It includes:
• knowledge of the business of the organization and its processes and work
flows as well as accountability requirements of the organization
• knowledge of the criteria and analytical process for establishing rules for
record keeping (i.e., what records need to be captured based on the business needs of
the organization; procedures, standards, and practices for the identification, description,
classification, organization, storage, protection, retention, and disposition of records)
knowledge of the methods for incorporating record keeping requirements into the
design of business applications, work processes, and management function
• knowledge of strategic planning, project management, and performance
standards and measures knowledge of evaluation techniques or measuring the
effectiveness of the record keeping infrastructure of the organization
• ability to work well with colleagues in the information technology,
legal services, management, and user areas of the organization as well as any
other individuals or groups who have an interest in the record keeping infrastructure
of the organization
• ability to analyze and conceptualize
• ability to communicate complex ideas and concepts to diverse audiences
• ability to serve as an advisor or coach to raise awareness of managers and
other users about the importance and relevance of records as a source of information
for decision making and the delivery of programs and services, and an instrument to
meet accountability requirements

Référentiel des métiers et des fonctions de l’information-documentation (ADBS) - 2007

voir: pages 47 - 50

Referentiel-metier-RM (pdf, 1,641 KB)

RM competencies catalog UK - National Archives.

May be used in a generic way either applicable to private sector requirements.

see: RM-Competencies-UK (pdf, 47 KB)

Record-keeping competency standards: The Australian Scene
Author: Marian Hoy
Published in: journal Journal of the Society of Archivists, Volume 28, Issue 1 April 2007 , pages 47 - 65

Abstract
Mention competency standards in Australia and you will invariably get a response involving rolling the eyes, as well as enthusiastic acceptance. Why? The Australian competency standards framework, like any education system, has its supporters and detractors among educators and the profession or occupation to which the standards apply. The record-keeping competency standards are no different. This article by examining the conundrum that surrounds the record-keeping competencies in Australia, by examining them, the way they are used, the way they relate to other competency frameworks and, in particular, the challenges facing the record-keeping professions using them, will raise questions for any professional body or organisation which is exploring the possibility of using competencies.

The CAMiLEON Project is developing and evaluating a range of technical strategies
for the long term preservation of digital materials. User evaluation studies and a
preservation cost analysis are providing answers as to when and where these strategies
will be used. The project is a joint undertaking between the Universities of Michigan
(USA) and Leeds (UK) and is funded by JISC and NSF.

http://www.si.umich.edu/CAMILEON/about/aboutcam.html