Records Mgmt & Archiving

Das Mailarchiv bietet eine praktisch unbeschränkte, kostengünstige Ablagemöglichkeit für Ihre E-Mails mit einer Volltextsuche auch über die Attachements und der Möglichkeit, archivierte Objekte in der Mailbox wieder herzustellen. Diese Objekte können Mails, Kalenderdaten, Aufgaben etc. sein (https://mailarchive.ethz.ch/).

see: http://www1.ethz.ch/id/services/list/e_mail/Archivierung

NARA has provided a decision tree to decide whether an e-mail qualifies as a record or not. (2008)
One question which is still missing would be: Is there a legal obligation to retain an e-mail
under the local jurisdiction (e.g. tax related or accounting like in Germany) - .
Logically this criteria would be included under the condition of "evidential value".

Decision-tree-e-mail (jpg, 106 KB)

go to full document:
National Archives and Selected Agencies Need to Strengthen E-Mail Management
http://www.gao.gov/new.items/d08742.pdf

Viele haben keine Ahnung, dass es gesetzliche Vorschriften zur Archivierung von E-Mails gibt. Dies hat eine neue Onlineumfrage ergeben.

s. Artikel in Computerworld Schweiz

und hier

Jedes vierte Unternehmen kontrolliert das Verbot privater E-Mails am Arbeitsplatz.

Knapp jedes zweite deutsche Unternehmen verbietet seinen Beschäftigten, private E-Mails am Arbeitsplatz zu bearbeiten. Davon kontrolliert mehr als die Hälfte der Firmen, ob das Verbot auch eingehalten wird.

go to article "ad-hoc News Hamburg

Toolkit for Managing Electronic Records. Here is a link to
the e-mail tools in the Toolkit. Included here is

a bulletin from NARA on e-mail archiving.

Some very useful links.

Mangelhafte Archivierung elektronischer Post hat Konsequenzen: IT-Business

s. Artikel

Swisscom lanciert E-Mail-Archivierungsservice zusammen mit EMC.


vgl. Meldung

Computerwoche.de hat seit April eine Art Uebersichtsartikel zum Thema
E-Mail Archivierung publiziert.

Eine Tabelle vergleicht dabei reine Archivfunktionalitäten mit ECM bzw. Records
Mgmt Anforderungen.

Artikel

Der
Ratgeber (PC Welt) "Wohin mit all den E-Mails" ist aus KMU Sicht auch nicht schlecht (4 Teile):
- Ratgeber
- Von der Archivierung zum Mgmt
- Automatische Klassifizierung von mails
- Juristische Anforderungen bzw. Offenlegungspflichten (dt. Recht)

Das Repräsentatenhaus stimmte dem neuen Electronic Message Preservation Act zu. Die Zustimmung des Senats ist noch offen.

s. Artikel

In US-amerikanischen Bundesbehörden wird der E-Mailverkehr unzureichend und nicht sicher archiviert.

s. Heise online