Records Mgmt & Archiving

Starting January 2010, the digital version of Infonomics® Magazine will - unfortunately - no longer be
available. However, past and future articles will be available at www.infonomicsmag.com.

In the current issue of Infonomics® - Digital:
Best Practices for Business Process Management - Business processes can be improved at any type of enterprise. Could it be just what you need to survive and prosper in these tough times?"- Page 22
Industry Watch: Electronic Records Management - still playing catch-up with paper? An industry comparison of the volumes, polices, and effectiveness of electronic records versus paper. - Page 26
The Physics of a Data Map - How do you construct a data map? What should it actually look like? Components and features to consider. - Page 32
The Ediscovery Goat Rodeo - Responding to ediscovery requests can often feel like herding goats, given the egos and roadblocks involved. But here are seven key steps to help you get the job done right. - Page 34
Accounts Payable: Three Pathways to Process Efficiency - there are big savings to be had when you bring enterprise content management to the table - Page 38
Enterprise Content Mangement 2010 and Beyond - The future of information intelligence and governance: where ECM is taking us as we plunge deeper into the new millennium. - Page 42

A startup in Switzerland could evolve. Slot Consulting (M. Krause) has got the rights
to develop, use, and market Brainup, a business intelligence solution that is based on
semantic system’s ai-one™ technology.

Use cases in records mgmt are obvious:
What about >99% accuracy in automatic classification? Classification without user interaction?
Could that take the burden of tagging from users?

If you think of:
- How much time are you willing to spend forcing people to enter metadata vs. doing their job?
- Have you been able to get two or more people to agree on the same metadata for the same digital asset?
Forget about manual tagging

What about exact filtering records from non-records on legacy repositories (shared drives) based on defined sample data collections?
Sounds promising. Lets' see what the near future will bring.

Go to blog entry

Website semantic system: http://www.semanticsystem.com/de/

Oeffentlicher Gastvortrag von Prof. Jean-Michel Salaün, Direktor der Ecole de bibliothéconomie et des sciences de l'Information, Université de Montréal, an der Universität Bern:

Jean-Michel Salaün
"Le repositionnement d'un centre documentaire "

5. November 2009, 18.15 Uhr, im Hauptgebäude der Universität Bern, Raum 201
(2. Stock, Hochschulstrasse 4) mit anschliessendem Apéro

Die Records Management-Lösungen von Open Text (Nasdaq: OTEX, TSX: OTC) haben in dem aktuellen Gartner-Bericht "MarketScope for Records Management" die Bestnote "Strong Positive" erhalten.

s. Bericht

Full report under: http://tinyurl.com/yd3196b

Manchmal fliesst auch Geld für Archive. Erfreulich.

Artikel in der Thurgauer Zeitung

Das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) hat das das Projekt «ARELDA - Archivierung von elektronischen Daten und Akten» diesen Monat offiziell abgeschlossen. Ziel des 2005 gestarteten Projekts war es, ein Informatiksystem zur Archivierung digitaler Unterlagen zu entwickeln. Gleichzeitig wurde die Betriebsorganisation im BAR aufgebaut. Das BAR ist nun in der Lage, Geschäftsunterlagen des Bundes in digitaler Form zu übernehmen, langfristig zu erhalten und sie - unabhängig von Änderungen von Dateiformaten und Speichertechnologien - wieder bereitzustellen.

s. Website BAR

Unsere Nachbarn beglücken uns mit einem neuen "Archivstandard"
(Referenzmodell AAM = Austrian Archiving Model); man darf gespannt sein; leider kommt wieder das Etikett "revisionssicher" daher. Wie gesagt, was heute durchkommt fällt morgen durch. Ein "revisionssicheres" System ist so sicher wie eine dividendensichere Aktie.

Leider erfährt man nichts Näheres über
- Moreq2 Kompatibilität (func specs)
- taugt es auch zur Aktenführung oder ist es ein reines Repository Mgmt
- wie sind die legalen Anforderungen implementiert (requirements catalogs)
- Metadatenmodell, lässt es eine Dossierbildung zu?
- was heisst Langzeitarchivierung?
- wie werden die Begriffe "Archivierung" und "Records Mgmt" unterschieden ? Life-cycle Konzept
etc.

Artikel Computerwelt

Die Schweizerische Bundeskanzlei hat sich für die Standardlösung Fabasoft eGov-Suite CH entschieden und will die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) bis Ende 2010 flächendeckend einführen, um den vollständig elektronischen Austausch mit den Departementen zu realisieren. Zudem sollen die Bedürfnisse der Benutzerinnen und Benutzer abgedeckt und mit den gesetzlichen Anforderungen koordiniert werden.

GEVER verbindet das operative Prozessmanagement mit dem betrieblichen
Informationsmanagement (Content) in der schweizerischen Verwaltung.

Der ECM Traum geht in Erfüllung. Wenn sie die Prozesse und das Dokumenten- bzw. Records Mgmt im Griff haben kriegen sie automatisch den Content mitgeliefert.

Wie fügt sich da wohl GEVER light (Sharepoint) in dieses Konzept?

s. Artikel

Is it worth archiving that stuff?
White House Seeks to Capture and Archive Citizens’ Comments on its
Facebook, YouTube, MySpace Sites

See the story here:
http://cnsnews.com/news/article/53363

News from the Swiss Federal Archives here:

we learn that approx. 13 Terabytes is the current archives volume with a yearly growth
of about 1 TB.

The Swiss Federal Archives (BAR) is legally responsible for
preserving documents – paper records, photos, audio and film
recordings – of the Swiss government, the parliament and the federal
administration. Its digital material amounts to roughly 13 terabytes,
increasing by an estimated 1 terabyte in 2010. From 2012 on, all
federal administrative institutions will be asked to deliver master
records to the archives in digital form only. Consequently, BAR
anticipates very large digital data deliveries, including databases,
in the next two decades.

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