Records Mgmt & Archiving

Der Tages-Anzeiger berichtet heute in einem Artikel im Wirtschaftsteil (S. 53) über den Stopp des millionenschweren IT-Projekts mit Microsoft.

"Bund gibt Microsoft den Laufpass"
Giovanni Conti, der neue Informatikchef des Bundes räumt auf

Dazu sollte was in Arbido online publiziert werden um die Gründe darzulegen aus Sicht von GEVER.
Papierarme Office Lösungen bzw. elektronische Geschäftsverwaltungen sind wohl kaum kostenneutral einzuführen.
Hat hier die IT wieder mal den ROI gefordert, den es so nicht gibt oder waren es die Vorgänge oder ein mieses Projektmgmt?

Ein Rechenschaftbericht wird bereits von der parlamentarischen Gruppe "digitale Nachhaltigkeit" gefordert. Wir müssen noch warten bis die Vorgänge aufgeklärt sind.

vgl. Kommentare auf der Website der IG Records Mangement:

http://www.igrm.ch/news/aktuell/beitrag-j2/

http://www.igrm.ch/news/aktuell/beitrag-j3/



JH

GEVER Vademecum
Die Bundeskanzlei hat ein handliches Vademecum zur GEVER-Terminologie herausgegeben. Unter dem Titel „Verstehen Sie GEVER?“ werden die wichtigsten Begriffe zur Geschäftsverwaltung bzw. zum Records Management in der Bundesverwaltung in vier Sprachen erläutert. Die kleinformatige Broschüre unterstützt die Akteure in der Verwaltung ergänzend zur digitalen Version in der Terminologie-Datenbank Termdat:
http://www.termdat.ch.
Im Vorwort wird auf die Relevanz von Fachtermini hingewiesen. Eine gemeinsame Sprache fördert das gemeinsame Verständnis im Kontext der Aktenverwaltung (Records Mgmt) und hilft bei der Verständigung zwischen IT und Business. Besondere Anerkennung verdient der Umstand, dass neben den selbstverständlichen Amtssprachen auch das Englische berücksichtigt wurde, da einige Fachtermini im Angelsächsischen ihren Ursprung haben. Das Glossar enthält 50 Fachbegriffe. Dieses Set enthält sicher die wichtigsten Begriffe, wobei manchmal das Sprachäquivalent schwierig zu eruieren ist. Zum Beispiel findet man im englischen Index weder den Begriff „custodian“ noch denjenigen des „record owners“ oder „record holders“, was natürlich der deutschen Federführung entspricht („leading organisational unit“); darauf muss man aber erst mal kommen. Nützlich ist auch der alphabetische Index im Anhang, der einen raschen Überblick in allen vier Sprachen (de, fr, it, en) bietet.
Das Beispiel kann durchaus anregen, für den innerbetrieblichen Gebrauch ein ähnliches Vademecum für die eigene Firma zu erstellen, zwecks Unterstützung des internen Records Managements oder Archivmarketings.
Dem Autor Sergio Gregorio sei Dank (sergio.gregorio@bk.admin.ch).
Kontakt: terminologie@bk.admin.ch
Vertrieb: http://www.bundespublikationen.admin.ch – Art.-Nr. 104.810.d

Interessanter Artikel (Computerworld)
über den kombinierten Ansatz Gever mit Sharepoint umzusetzen.
Als IT solution wird MatchPoint Records Management, eine in Microsoft SharePoint Server integrierte Lösung der Schweizer Firma itsystems eingesetzt.
Das Geheimnis von MatchPoint ist die vollautomatische Klassifizierung sämtlicher Informationen mit Metadaten, sogenannten Tags. Dokumente, E-Mails, Aufgaben, Termine etc. werden nach mehreren geschäftsrelevanten Kriterien an die Stammdaten des Geschäfts geknüpft und zwar ohne jegliche Benutzerinteraktion.

Die Frage stellt sich hier inwiefern neben der Kollaboration auch eine Document Mgmt Strategie dahinter ist, die robust genug ist, um die entsprechenden Storagevolumen zu verwalten. Ist doch MOSS bekannt für die Skalierungsprobleme auf diesem Gebiet. Oder wird Sharepoint nur als Frontend benutzt und dahinter ist ein robuster Storage Layer? (z.B. NetApp oder EMC?)

JH