Records Mgmt & Archiving

Wieder ein paar erhellende Gedanken zur Akronymologie vom Kollegen Kampffmeyer.

http://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/eim_%E2%80%93_einige_gedanken_zu_einem_neuen_alten_akronym

ECM ware eine Erfindung der Vendors um mehr zu integrieren (d.h. auch mehr Lösungen zu verkaufen um Silos zu überwinden)

IM ist etwas weitläufig, dies stimmt, deshalb kommt CGOC u.a.m. nun mit Info Lifecycle Mgmt. Allerdings haben wir da auch Probleme weil die IT unter ILM bloss tiered storage versteht ... nicht Lebenszyklus von Content im Sinne von RM.

Still one of the best glossaries for information management; maybe information risk related aspects will be added in the near future (e.g. Cobit
etc.)

Link

Good reference:
ODLIS: Online Dictionary for Library and Information Science was created by Joan M. Reitz, Associate Librarian for Instruction at the Ruth A. Haas Library, Western Connecticut State University (WCSU) in Danbury, CT. Ms. Reitz holds a B.A. degree (1972) from Reed College in Portland, Oregon; an M.L.I.S. degree (1991) from the University of Washington, Seattle; and an M.A. degree (1998) in European History from Western Connecticut State University. Her primary academic interests are the history of the book and publishing, the history of political and social revolutions, and art history.


Go to:
http://lu.com/odlis/search.cfm

New York State has published a "Request for public comment" (RFPC) - for
A study concerning electronic record policy for New York State. Electronic records

Interesting definitions: data, documents, records

Terminology - Electronic "Records":

Concerning a similar survey, the State of Minnesota CIO recently noted that the "terms 'records', 'data', and 'documents' are often used interchangeably; the [Minnesota law requiring an e-records study] uses 'documents' and 'data' without distinguishing the two. But all of these terms have a separate legal meaning and significance in Minnesota, so it will be important to understand the exact distinctions any respondent makes in this survey."

This observation is equally true in New York State: words such as electronic "data" and "records" are terms of art with specific legal definitions. To avoid confusion, survey respondents are asked to please keep in mind the following basic distinctions. In this study and in the survey, the term:

* Electronic "data" will be conceptualized as electronic "information, evidencing any act, transaction, occurrence, event, or other activity." (NYS Technology Law § 302, the Electronic Signatures and Records Act or "ESRA");
* Electronic "documents" will be conceptualized as the "physical embodiment of information or ideas" (Black's Law Dictionary) within electronic "forms [which are] perceptible by human sensory capabilities." (ESRA);
* Electronic "records" will be conceptualized as being created when electronic data is "produced or stored by electronic means and accurately reproducible" (ESRA) as required; and
* Electronic copies of "official [government] records" will be conceptualized also in accordance with their legal definition, as electronic records made "in connection with the transaction of public business and preserved or appropriate for preservation by that agency or its legitimate successor as evidence of the organization, functions, policies, decisions, procedures, operations, or other activities, or because of the information contained therein." (The NYS Arts and Cultural Affairs Law § 57.05).

In summary, e-data fills e-documents creating e-records, some of which represent official State agency e-records requiring preservation. When being referred to inclusively and generically within this survey the term "electronic records" will be used. In your responses to the survey, please be sure to indicate if your usage of any term other than “electronic records” carries any special meaning or has any special implications.

see:
http://www.oft.state.ny.us/oftnews/erecords-study.htm

An der 2. nationalen Records Mgmt Konferenz in Zürich tauchte auch die Frage
nach dem Begriff und Wesen einer Taxonomie auf.
In der Regel handelt es sich im Bereich Records Mgmt um ein kontrolliertes Vokabular
für eine hierarchische Klassierung der Business Prozesse in einem Unternehmen
(business classification) zwecks Ordnung der unter den entsprechenden Geschäfts-
prozessen anfallenden Unterlagen (records).
Die Hierarchie folgt in der Regel dem Schema:
- Hauptprozess/Sub-Prozess
- Aktivität
- Aufgabe (task)

vgl. wikipedia

http://de.wikipedia.org/wiki/Taxonomie

und english:
http://en.wikipedia.org/wiki/Taxonomy

betr. Business classification schemes hat Jeff Morelli (UK) schon viel geleistet:
http://www.jmcl.net/

go to Link "Records Management" - and download:
Business Classification Schemes: Issues and Options
As published in Issue 124 February 2005 of the Records Management Society Bulletin

s. auch:
http://jhagmann.twoday.net/stories/3326734/

und:
Taxonomie-Last-oder-Chance (pdf, 257 KB)
oder
10-reasons-to-use-a-taxonomy (pdf, 60 KB)

Short
Medium
Long Definition


http://blogs.ala.org/digipres.php

Das unentbehrliche Glossar 3. Auflage ist da.

ISBN-13: 978-1-931786-37-9 (ARMA International)

ISBN-10: 1-931786-37-2 (ARMA International)

Catalog No. A4759, soft cover, English, 38 pages, 2007

35$ for members, 50$ for non-members

see:
http://www.arma.org/bookstore/productdetail.cfm?ProductID=2038

Teil 3: ERM (e) Records Management)

- Akronym: Electronic/Enterprise Records Management
- Alle Daten- und Unterlagen-Records werden angesprochen
- Ansatz ist integrativ und selektiv über die horizontale und vertikale
Raumachse
- Ansatz ist logisch-organisatorisch, technisch
- „Frontoffice“ (Applikationen) und „Backoffice“ (RMS) werden auf
einander abgestimmt
- Herkunft: Archivistik, Schriftgutverwaltung
- Grösster Vorteil: logisch ausgereift
- Grösster Nachteil: nicht attraktiv, unterbewertet

„The system used to manage business records includes people [training], processes, rules [policies, Regelwerke], practices, and technologies, all of which must be managed and controlled to create trustworthiness” (Flynn und Kahn, 2003)

mit freundlicher Genehmigung von Peter Toebak: www.toebak.ch
Source: ILM – ECM – ERM. Vom Hype zur Umsetzung
und Nutzung - Fachseminar v. 19.4.06 Baden

Teil 2: ILM ( Information Lifecycle Management)

Zitat: ILM bedeutet „die Werthaltigkeit von Daten zu ermitteln (regelbasiert und weitgehend automatisch) und sie, je nachdem auf schnellen, aber teuren oder langsamen, aber dafür preisgünstigen Medien zu speichern und, wenn nicht mehr benötigt, zu entsorgen“ (BIT, 5-2005, S. 104)
- Faktisch nur „mechanische“ Parameter, Guillotine-Methode
- Datei hat bestimmtes Alter erreicht
- Datenmenge hat bestimmte Grösse erreicht
- Gewisse Wartezeit ist vergangen seit letzter Ordnerergänzung
- Nach Zeitplan, z.B. jeden Freitag
- Anzahl Zugriffe einer Periode liegt unter einem Schwellenwert
- Dublettenprüfung per Prüfsummenlogik
- Sicherheit, Business Continuity
- Bessere Auslastung der Storage-Medien (Virtualisierung, transparente
Datenhaltung)

Bewertung von ILM:
- Alle Informationsressourcen, Datenobjekte werden angesprochen
- Ansatz ist selektiv über die vertikale Zeitachse
- Ansatz ist vor allem technisch, infrastrukturell, logistisch
- Medien (RAID, Bandsysteme, optische Systeme) werden hierarchisch,
im „Backoffice“ verbunden
- Herkunft: HRM (Hierarchical Storage Management)
- Grösster Vorteil: ergänzt ECM
- Grösster Nachteil: logisch unausgereift

mit freundlicher Genehmigung von Peter Toebak: www.toebak.ch
Source: ILM – ECM – ERM. Vom Hype zur Umsetzung
und Nutzung - Fachseminar v. 19.4.06 Baden

s. auch: Definitionen und Grundsätze nach SNIA (Storag Networking Industry Association):
http://www.snia-dmf.org/library/ILMFoundations-DataClassification.pdf

Teil 1: ECM

Zitate: Definitionen
„Enterprise Content Management (ECM) is a new concept that emphasises
a single open CM system built on industry standards with two-way
connectors to other industry standard platforms and internal applications
such as CRM, ERP, collaborative working applications, e-mail, portals etc.“
Es ist die „best insurance policy for the investment (...) in CM, and the
only way to ensure that critical information and processes are available to be shared throughout the organisation, its customers, and suppliers“ (White Paper CM, DLM-Forum, 2002, S. 13)

„Statt separater Software-Interfaces für den Zugriff auf unterschiedlichen
Content ist der einfache, integrierte Zugriff über eine einzige Schnittstelle
gefragt, über die alle Repositories durchsucht werden können, gleichgültig von welchem Typ sie sind oder von welchem Anbieter sie stammen“ (BIT, 6-2004, S. 55)

Bewertung von ECM:
- Alle Informationsressourcen, Datenobjekte werden angesprochen
(Suchen und Zugreifen, Sicherheit, Zugriffssteuerung, Rechteverwaltung)
- Ansatz ist integrativ über die horizontale Raumachse
- Ansatz ist vor allem technisch, infrastrukturell (unternehmensweite Skalierbarkeit und Ausbau, Offenheit nach (Fremd-)Systemen und Repositories über veröffenlichten APIs, „open-enterprise platform“)
- Applikationen bleiben als Einzelsysteme funktionieren, werden nur
„oberflächlich“, im „Frontoffice“ verknüpft
- Herkunft: Internet-, Intranet-Technik, Portalgedanke (Personalisierung
und Präsentation mittels Standard-Browser)
- Grösster Vorteil: integrativer Gedanke
- Grösster Nachteil: logisch unausgereift

mit freundlicher Genehmigung von Peter Toebak: www.toebak.ch
Source: ILM – ECM – ERM. Vom Hype zur Umsetzung
und Nutzung - Fachseminar v. 19.4.06 Baden