Records Mgmt & Archiving : Kommentare

Digitale Zukunft der Schweiz

jhagmann — 2016-06-02T11:51:00Z

Digitalisierung braucht auch wesentlich "Information Governance". Dieser Aspekt wird noch zu wenig beachtet im allgemeinen Hype um die digitale Transformation und digitale Agenda, die schon fast jede Organisation irgendwie auf ihre Fahnen geschrieben hat.

Der Begriff "Governance" erscheint auch nicht in der neuen Studie der ETH Lausanne (EPFL) die unter der Leitung von Prof. Christopher Tucci mit Unterstützung der Swisscom und SIX zustandegekommen ist. Entscheidend ist doch die Frage wer solche Prozesse gezielt lenkt und steuert, jenseits von Hard- und Software bzw. Infrastruktur. Wer kümmert sich um die relevanten Datenflüsse und wie? Dies ist primär ein Organisationsproblem.

download: http://www.six-group.com/dam/about/downloads/publications/studie_booklet_dt_24.pdf

Die digitale Schweiz hinkt gem. dieser Studie in vielen Bereichen hinterher (Tages-Anzeiger 26.5.16, s.9) soviel ist klar. Sie hatte auch nie einen Vorsprung wie uns die Schweiz am Sonntag weismachen wollte (29.5.16, S.24, Digitale Schweiz verspielt Vorsprung, leider nicht in der Online Version verfügbar) auch wenn sich dies nur auf die digitale Signatur bezieht, die auch nur von grossen Firmen genutzt wurde.
Abacus bietet hier nun eine günstige Lösung für KMU.
http://informationgovernance.ch/elektronische-rechnung-ein-anbieter-aus-der-schweiz-lanciert-loesung-fuer-kmus/

Das Kompetenzzentrum Records Management (KRM) unterstützt und berät Firmen bei der digitalen Transformation im Bereich Information Governance und entsprechenden Strategien.
vgl. Praxisleitfaden:
http://informationgovernance.ch/angebote/leitfaden-information-governance/

Das KRM hilft jedoch auch bei operativen Problemen, so zB bei der Frage, ob eine entsprechende Digitalisierungsinitiative rechtskonform ist. Es bietet für diesen Bereich seit kurzem eine Zertifizierung an:
http://informationgovernance.ch/angebote/pruefung-und-zertifizierung-von-digitalisierungsloesungen/

und führt bei Bedarf entsprechende (inhouse) Kurse durch:
https://informationgovernance.ch/angebote/kursangebote/

sportdetik

onbendedknees — 2017-10-04T06:35:05Z

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onbendedknees — 2017-10-04T06:34:56Z

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onbendedknees — 2017-10-04T06:34:45Z

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onbendedknees — 2017-10-04T06:34:34Z

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onbendedknees — 2017-10-04T06:34:25Z

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What is Past is Prologue - RIM

jhagmann — 2017-09-22T07:59:00Z

Die alte RIM-Koryphäe aus den USA , David O. Stephens (1. umfassendes RIM Handbuch mit Robek und Brown Ende 80-er Jahre) schreibt über die Geschichte und Zukunft einer Disziplin.

What is Past is Prologue (source: Information Management Magazine ARMA, Nr.9/10-2017)
How the records and information management (RIM) profession has responded
to the evolving business environment over the past 75 years including
the epochal change introduced by digital information provides a valuable
pattern for how it can continue to be relevant into the foreseeable future.

Der Titel (Shakespeare Zitat) erinnert an die Metapher von Ernst Bloch (Prinzip Hoffnung):
"Die Zukunft der Vergangenheit."

Es gilt noch viel Uneingelöstes umzusetzen. dies gilt besonders für das Records Mgmt und die Archivierung.
Werden es die Enkel besser ausfechten?

JH

Jubiläumsausgabe project-consult Newsletter: KRM und J.Hagmann über die Zukunft des...

jhagmann — 2017-08-31T09:29:00Z

Ulrich Kampffmeyer feiert 25-Jahre ECM und RM mit der Firma project-consult (Hamburg).

Mein Beitrag dazu im Ergänzungs-Newsletter: (Records Management unter Druck: ein Kommentar aus der Schweiz)

stammt primär aus dem Praxisleitfaden "Information Governance" des KRM von 2015:
http://informationgovernance.ch/angebote/leitfaden-information-governance/

Kap. 2.3 Records Management und Kap. 4.3.5 Zukunft des klassischen Records Managements

-->> zur Hauptausgabe des Jubiläums-Newsletter (Juni 2017):
http://bit.ly/PCJub25NL

NARA goes ahead with FERMI

jhagmann — 2017-08-07T06:36:00Z

NARA is pleased to announce the release of the Universal Electronic Records Management Requirements as part of the Federal Electronic Records Modernization Initiative (FERMI). Through this initiative, NARA is striving to improve the way agencies acquire ERM services and solutions.

https://records-express.blogs.archives.gov/2017/08/04/universal-electronic-records-management-requirements/

Farewell to Governance?

jhagmann — 2017-08-04T05:48:00Z

A blog comment argues with a particular focus on the negative impact of governance in the sense of "more bureaucracy & compliance".

http://www.cmswire.com/digital-workplace/goodbye-governance-we-dont-need-you-any-more/

Governance should not be seen as a top down one way initiative (often suggested by the governance notion) but a combination of bottom-up and top down when it comes to implementation: finally it's the ability of an orchestration of all stakeholders of an IG program to achieve the expected results.
Governance has to do with legitimacy (democracy) by continuous negotiation and open communication btw the roles which are involved.

see MATRIO methodology
http://informationgovernance.ch/en/offers/matrio/

Topsoft Event Messe Zürich (30.8.17): Paperless world

jhagmann — 2017-07-26T19:16:00Z

An der Paperless World(R) anlässlich der topsoft (30. Aug. 2017) hält Dr. Bruno Wildhaber einen Vortrag zum Thema: "Rechtskonforme Verarbeitung von elektronischen Dokumenten

http://informationgovernance.ch/event/paperless-worldr-an-der-topsoft-mit-vortrag-und-roundtable-des-krm/

RIM, ECM, Content Services etc.

jhagmann — 2017-07-18T13:31:00Z

Unnötige semantische Geplänkel um Deutungshoheiten.

http://www.project-consult.de/comment/6076#comment-6076

Diskussion mag nötig sein, aber im Endeffekt schert sich der Enduser keinen Deut um die Begriffe. Er will möglichst effizient Zugriff auf seine tägliche Information um damit Insights und Mehrwert zu schaffen.
Informationsmanagement ist am einfachsten zu vermitteln. vgl. Leitfaden Information Governance s.63/64
http://informationgovernance.ch/angebote/leitfaden-information-governance/

In den letzten Jahren hat sich in der Fachgemeinde allmählich die
Einsicht durchgesetzt, dass es nicht mehr wichtig ist, ob geschäftsrelevante
Information in irgendeinem System oder in der File-Ablage als
«record» qualifiziert und deklariert wird. Einige Experten (nicht nur
der grösste Fachverband ARMA) empfehlen, den auch in den USA
etwas verstaubten Begriff «records management» durch die offenere
Bezeichnung «Information Lifecycle Management» (ILM) oder «Information
Lifecycle Governance» (ILG oder ILMG) zu ersetzen.
Wir schlagen vor, eine solche semantische Formel zu adaptieren,
sich grundsätzlich auf die Anforderungen, wie sie in der ISO-Norm
15489 (30300) formuliert sind, zu beziehen; hingegen die verschwimmenden
Termini «Dokument», «Record», «Content», «ECM»
u. ä. nur noch im Fachdiskurs zu verwenden und sich stattdessen
allgemein auf den übergreifenden und breit akzeptierten Begriff «Informationsmanagement
» zu einigen.

en:
----------
In recent years, the professional community gradually realized that it is no longer important to qualify and declare business-related information on any system or in filing cabinets as a record. Some experts (including the largest trade association ARMA) recommend (in the United States) replacing the older term records management with the open label Information Lifecycle Management (ILM) or Information Lifecycle Governance (ILG or ILMG).

Here it is proposed that such a semantic formula be adapted to refer to the requirements as formulated in ISO standard 15489 (ISO 30300); however, the blurred terms document, record, content, ECM, and the like are only used in professional discussions and as such, generally agree on the overarching and widely accepted term information management as described in this chapter.

Make documents great again - Jubiläum 25 Jahre project-consult Hamburg

jhagmann — 2017-07-06T04:09:00Z

Gerade richtig zum G-20 Gipfel in Hamburg. viel Zoff in dieser Stadt aber auch Erfreuliches!

Make documents great again! 348 Seiten schwer . Jubiläumsausgabe
project-consult Newsletter

http://bit.ly/PCJub25NL

ePub: http://bit.ly/PCJub25NL-ePub

Kampffmeyer wird als Wissensarchäologe in die Geschichte eingehen
S. 230 Will Information Management Still Be Boring?

Cybersecurity nach der "Wanna Cry" Attacke - ernüchternde Bilanz

jhagmann — 2017-05-15T20:37:00Z

Nach der "Wanna cry" Attacke; grundlegende Gedanken eines Security Pioniers.
Bruno Wildhaber

http://wildhaber.com/index.php/30-jahre-im-kampf-fuer-cyber-security-gedanken-eines-pioniers/

es war meistens so.
Der Fall zeigt, dass grosse Unternehmen und wichtige Behörden ihre IT-Infrastruktur vernachlässigen.(NZZ)
s. auch Der Freitag:
Fatale Fehlentwicklung (Cyberattacken)
https://www.freitag.de/autoren/der-freitag/fatale-fehlentwicklung

Internet in real time

jhagmann — 2016-04-15T20:31:00Z

https://www.webpagefx.com/internet-real-time/

https://visual.ly/internet-real-time

Volume
Velocity
Variety

other views: decommissioned
Battle of the giants
http://pennystocks.la/battle-of-internet-giants/
http://pennystocks.la/internet-in-real-time/

Wo sind meine Daten? Weshalb Information Governance? - Netzwoche Artikel

jhagmann — 2017-05-13T15:05:00Z

Die Bedeutung der Information Governance kann man nicht genug kommunizieren. Anbei ein aktueller Artikel von Bruno Wildhaber aus der Netzwoche Nr. 8 / 2017 mit den wichtigsten Argumenten. - See more at: http://informationgovernance.ch/wo-sind-meine-daten/

How is OAIS evolving?

jhagmann — 2016-05-04T08:53:00Z

After some reviews about the implementation of the OAIS standard in the real world some are wondering what are the benefits of the concept over the long run:

Tenet of OAIS approach (ISO-14721)
- Self-describing / self-containing information packages contain content and contextual metadata without dependency on databases or technology through time

Pros:
Interoperability over the long-term and economic benefits in heterogenous digital environments
Longevity of understandability of business information independent on technology (interfaces)

Cons:
more effort & complexity to perform
Definition of the container to submit the package (package type, or SIP)
Additional step prior to ingest where the database scheme is validated before submission (package)
No (or very few) proven use cases where advantages of standardization had a substantial impact on economics or interoperability

Some experts from the DCC and DPC in UK have written about this:

After a 5-year report in 2006 (http://www.dcc.ac.uk/resources/briefing-papers/introduction-curation/using-oais-curation#2),
see: OAIS-REVIEW-2006 (pdf, 212 KB)

Tech watches have been written by Brian Lavoie: Digital Preservation Coalition
http://www.dpconline.org/advice/technology-watch-reports

2014: http://dx.doi.org/10.7207/twr14-02

Interesting also the chapters in the thesis of Anthea Seles from the University College of London.

http://discovery.ucl.ac.uk/1473881/1/Seles_Anthea_thesis.pdf

see also Foscarini: The information culture challenge: Moving beyond OAIS
https://digitalpreservationchallenges.files.wordpress.com/2012/09/foscarini.pdf

ECM / RIM lessons from non-verbal communication

jhagmann — 2017-02-19T07:17:00Z

Why culture matters:
ECM lessons from non-verbal communication

https://www.linkedin.com/pulse/5-ecm-lessons-from-non-verbal-communication-expert-john-martin

These arguments support the genre theory of Foscarini:
Genre-Theory - records as social action
http://www.informationr.net/ir/18-3/colis/paperC08.html

see also: Oliver / Foscarini:
Records Management and information culture. Tackling the people problem
http://www.facetpublishing.co.uk/title.php?id=049474#.WKlIM1XhBhE

Warum man in der Schweiz keine Papierrechnungen aufbewahren muss

jhagmann — 2017-02-19T07:01:00Z

Es gibt für Unternehmen in der Schweiz keine rechtliche Verpflichtung, Rechnungen (oder andere Belege) in physischer Form (Papier) aufzubewahren.

Dies gilt seit der Inkraftsetzung der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) 2002!

Trotzdem wird grob geschätzt, dass nur etwa 15-20% der Unternehmen, die ihre Rechnungen digital aufbewahren auch das Papier eliminieren. Die meisten Firmen pflegen noch eine hybride Aufbewahrung (beide Medien).

Das KRM sagt unter welchen Voraussetzungen sie das Papier entsorgen können:
http://informationgovernance.ch/wieso-in-der-schweiz-keine-papierrechnungen-aufbewahrt-werden-muessen/

SWICO-Seminar 21.3.2017 Zürich: Elektronische Rechnung - rechtskonform!
Programm und Anmeldung:
http://www.swico.ch/de/aktuell-medien/kalender/elektronische-rechnung-rechtskonform/details/262

Trump - Einstein

jhagmann — 2017-02-06T21:03:00Z

Cartoon for Einstein vindication:

http://media.cagle.com/82/2016/02/12/175405_600.jpg

The black hole may be the abyss towards no return.
https://poodyheads.files.wordpress.com/2016/02/dezway.gif

analogy to Cynefin framework by co-incidence:
complex or simple way: http://cognitive-edge.com/

but it's more than just selecting btw black & white ...

Lit:
Snowden, Dave, Boone M. (2007): A Leaders Framework for Decision Making, in: Harvard Business Review, Nov. 2007, Boston
https://hbr.org/2007/11/a-leaders-framework-for-decision-making

GeBüV-Zertifizierungen: Medienecho

jhagmann — 2017-01-20T22:40:00Z

Das KRM hat das erste GeBüV-Zertifikat an die Firma windream ausgestellt.

https://www.kinetic.ch/deutsch-1/aktuelles/frm-windreamzertifizierung/

Medien: Netzwoche und inside-it:

http://www.netzwoche.ch/news/2016-02-16/zertifikate-fuer-die-digitalisierung

http://www.inside-it.ch/articles/46331

Zum Angebot: KRM
http://informationgovernance.ch/angebote/pruefung-und-zertifizierung-von-digitalisierungsloesungen/

Änderung der Verordnung über die Datenschutzzertifizierungen

jhagmann — 2017-01-02T16:16:00Z

Der Bundesrat hat am 30.09.2016 die Verordnung über die Datenschutzzertifizierungen (VDSZ) aktualisiert und die entsprechende Änderung auf den 1. November 2016 in Kraft gesetzt.
Die Verordnung sieht vor, dass Verfahren und Produkte zur Bearbeitung von Personendaten zertifiziert und so der Datenschutz und die Datensicherheit verbessert werden können. Um die Voraussetzungen für eine Zertifizierung und für die Qualifikation des verantwortlichen Personals festzulegen, verweist die Verordnung auf die massgebenden ISO-Normen in der Fassung eines bestimmten Jahres. Da diese Normen inzwischen veraltet sind, muss die VDSZ revidiert werden. Sie verweist neu nicht mehr auf eine bestimmte Ausgabe der regelmässig ändernden ISO-Normen, sondern allgemein auf die für die Schweiz geltenden, international massgebenden Anforderungen. Auf diese Weise bleibt die Verordnung stets aktuell.

siehe:
https://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20071826/index.html

http://www.ejpd.admin.ch/ejpd/de/home/aktuell/news/2016/2016-09-30.html

KRM Seminar: Archivierung und Mehrwertsteuer - 16.1.2017, Zürich

jhagmann — 2016-12-11T14:37:00Z

Ende September 2016 hat die Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) mitgeteilt, dass bei der nächsten Revision der Mehrwertsteuer die Pflicht zur Signatur beim elektronischen Geschäftsverkehr (EGV) wegfallen wird (vgl. KRM Blog Post: http://informationgovernance.ch/praxisaenderung-bei-den-elektronischen-rechnungen-mwst/)
Zudem wurden im November die Anpassungen zur Verwendung von elektronischen Signaturen (Zertifikaten) publiziert.

Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für den Steuerpflichtigen im Kontext der elektronischen Archivierung?

Das KRM führt zu diesem Thema und zur GeBüV konformen Archivierung allgemein ein Seminar in Zürich durch; der Direktor der eidg. Mehrwertsteuerverwaltung, Herr Niederberger, wird dabei auch ein Referat halten.

Link Programm und Anmeldung: http://informationgovernance.ch/event/archivierung-und-mehrwertsteuer-neue-anforderungen/

Data cleanup: video

jhagmann — 2016-12-11T14:29:00Z

Data cleanup can reduce compliance risk: Video
http://blog.recordlion.com/information-governance/how-data-cleanup-can-reduce-compliance-risk

Data cleanup needed in the healthcare sector: fight against hoarding cultures
http://blogging.avnet.com/ts/advantage/2016/07/are-healthcare-companies-hoarding-data-help-your-customers-prioritize-regulate-and-simplify-data-with-information-governance/

Charta der digitalen Grundrechte

jhagmann — 2016-12-04T18:00:00Z

Der Entwurf zur Charta der Digitalen Grundrechte der Europäischen Union

https://digitalcharta.eu/

wurde von 27 namhaften Protagonisten aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Publizistik unterzeichnet.

Kampffmeyer fragt zu Recht ob es überhaupt Sinn macht solche Grundrechte zu postulieren?
Solange nicht mal die verfassungsmässigen Grundrechte universell durchgesetzt werden können (zB Meinungsfreiheit gem. UNO-Charta, Menschenrechte etc.) bleiben solche Bestrebungen Makulatur.

http://bit.ly/2gDdnGg

Infoanlass Karriere in Wirtschaftsinformatik und Digital Marketing am 05.12.2016...

jhagmann — 2016-11-07T19:36:00Z

Weiterbildungsanlass:
Lassen Sie sich kostenlos zu unseren Angeboten Karriere in Wirtschaftsinformatik und Digital Marketing informieren.

5.12.2016 18-19h

Was kann Informations- und Recordsmanagement zur Digitalen Transformation beitragen? Was heisst Digitalisierung für das Management von Daten? Warum genügt es nicht mehr, wichtige Dokumente mithilfe moderner IT ordnungsgemäss aufbewahren und Informationen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Form bereitstellen? Antworten darauf erhalten Sie im CAS «CAS Digital Data Management».

http://web.fhnw.ch/plattformen/blogs/iwi/2016/11/07/weiterbildungs/

Anmeldung:
http://www.fhnw.ch/wirtschaft/iwi/medien-und-oeffentlichkeit/events/infoanlass-karriere-wi-dm-basel2016

KRM Beertalk Basel 24.10.2016

jhagmann — 2016-10-08T07:07:00Z

next Beertalk: zum Thema Data cleaning

Nur wer Daten löschen kann beherrscht sie.
Man kann davon ausgehen, dass 70 - 80 % aller Daten im Unternehmen entweder veraltet oder nicht mehr aktuell, ja unter Umständen sogar gefährlich sind und sowohl deren Herkunft wie auch Qualität zumindest unklar ist.

Wir erklären ihnen wie sie bei einer kontrollierten Aussonderung und Vernichtung vorgehen können.

Anmeldungen hier: der Event ist kostenlos
http://informationgovernance.ch/event/beertalk-am-24-10-2016-in-basel-kosten-und-risiken-ihres-daten-eisbergs/

KRM "Information Governance" guidance available in english

jhagmann — 2016-09-05T20:25:00Z

How to regain control over your information.
The practiacal guidance is now available as eBook on Amazon

see KRM Website:
http://informationgovernance.ch/en/offers/practitioners-guide-information-governance/

direct link:
https://www.amazon.de/Information-Governance-Practical-control-information-ebook/dp/B01LJHQRLS/ref=sr_1_6?ie=UTF8&qid=1472997252&sr=8-6&keywords=wildhaber

Digitales Unternehmen - digitale Agenda - digital transformation assessment (HSG)

jhagmann — 2015-01-17T13:36:00Z

Swiss Digital Transformation Initiative der HSG: St.Gallen
https://aback.iwi.unisg.ch/kompetenz/digital-maturity-transformation/

Es gibt ein Self-Assessment in Bezug auf die digitale Agenda einer Firma oder Institution.
Digital Maturity Check:
http://www.digital-maturity-check.ch/

Digitale Revolution abgesagt?

jhagmann — 2016-08-22T19:58:00Z

FAZ heute: digitale Revolution ;
es wird nicht alles so heiss gegessen wie es gekocht wird.

http://www.faz.net/aktuell/wirtschaft/netzwirtschaft/wie-revolutionaer-ist-die-blockchain-technologie-14396748.html

In der Schweiz ist bei Ethereum gehackt worden:
http://www.tagesanzeiger.ch/wirtschaft/geld/pragmatiker-gegen-puristen/story/30245850

KRM Kommentar zu Blockchain:
http://informationgovernance.ch/blockchains-oder-wann-wird-der-naechste-nerd-durchs-dorf-getrieben/

Es gibt jedoch auch positive Seiten:
Blockchain ist ein Ansatz um die Integrität von Dokumenten zu schützen.
http://informationgovernance.ch/blockchain-technologie-als-neuer-ansatz-fuer-das-record-management-teil-1/