Records Mgmt & Archiving

After some reviews about the implementation of the OAIS standard in the real world some are wondering what are the benefits of the concept over the long run:

Tenet of OAIS approach (ISO-14721)
- Self-describing / self-containing information packages contain content and contextual metadata without dependency on databases or technology through time

Pros:
• Interoperability over the long-term and economic benefits in heterogenous digital environments
• Longevity of understandability of business information independent on technology (interfaces)

Cons:
• more effort & complexity to perform
• Definition of the container to submit the package (package type, or SIP)
• Additional step prior to ingest where the database scheme is validated before submission (package)
• No (or very few) proven use cases where advantages of standardization had a substantial impact on economics or interoperability


Some experts from the DCC and DPC in UK have written about this:

After a 5-year report in 2006 (http://www.dcc.ac.uk/resources/briefing-papers/introduction-curation/using-oais-curation#2),
see: OAIS-REVIEW-2006 (pdf, 212 KB)

Tech watches have been written by Brian Lavoie: Digital Preservation Coalition
http://www.dpconline.org/advice/technology-watch-reports

2014: http://dx.doi.org/10.7207/twr14-02

Interesting also the chapters in the thesis of Anthea Seles from the University College of London.

http://discovery.ucl.ac.uk/1473881/1/Seles_Anthea_thesis.pdf

see also Foscarini: The information culture challenge: Moving beyond OAIS
https://digitalpreservationchallenges.files.wordpress.com/2012/09/foscarini.pdf

Der Schweizer PC Papst Robert Weiss prägte in den 90-er Jahren und danach das bekannte Diktum:
"Der Mensch, das analoge Hindernis."

Der Mensch-Maschine Dialog ist eine alte Disziplin und wir sind zwar etwas weitergekommen in Bezug auf Smartphones und andere intelligentere Geräte, aber es gibt nach wie vor grosse Hindernisse auf dem Weg zur digitalisierten Informationsgesellschaft..
Es ist eben ein grosser Unterschied Information einfach nur zu speichern oder sich in der Flut dann zurechtzufinden, bzw. diese dann gezielt zu steuern und zu lenken.

Kürzlich hat der dt. Soziologe Harald Wenzel einen beachtenswerten Artikel im Spiegel publiziert: Das Leben ist analog. Die digitale Diktatur. Und wie man sie bekämpft.
(22.4.2016)

"Was man für Geld nicht kaufen kann: gibt es nur offline. Was einem
niemand wegnehmen kann: gibt es nur offline. Freiheit: gibt es nur offline." etc.

Der Befund bestätigt was viele Studien in Bezug auf die Bereitschaft für die digitale Revolution berichten:

ein paar Bsp.
der Faktor der kulturellen Beharrungskräfte wurde schon andernorts erwähnt:
der Mensch bremst: der Mensch selbst ist ein analoges Hindernis:

http://www.artikel-presse.de/der-mensch-bremst-noch-die-digitalisierung-der-unternehmen.html
und
http://www.cio.de/a/digitalisierung-macht-mitarbeitern-sorgen,3248237 (Accenture)


eine Studie in Frankreich von CA sagt immer wieder, dass die Sicherheit bzw. Datenschutzbedenken das grösste Hindernis der dig. Transformation sei.
La sécurité reste le principal frein à la transformation numérique des entreprises en Europe - CA Technologies

http://www.ca.com/fr/news/press-releases/emea/2013/security-remains-the-main-obstacle.aspx


Perior Studie: Eine Beratung aus München! http://www.q-perior.com/


Die Realität ist vielschichtig und das Dilemma zwischen Strategie und Umsetzung (vgl. https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/tr/Documents/technology/strategy-small.pdf) bleibt ein Dauerbrenner.
Strategie kommt vor Technologie.
In der Regel waren die Zukunftsforscher immer zu optimistisch.
dies dürfte auch für die digitale Transformation gelten.

Toward what future are we going? What kind of reality are we facing? Will it be a virtual world where detecting real or virtual, human or artificial will be difficult, if not impossible? A stage where we will be able to bridge the gap between natural and synthetic, a phase where Homo sapiens and technology will merge?A society made by augmented humans?

such questions are discussed here:
http://bit.ly/1TtrXc9

see: http://armaeurope.org/conference-schedule-2016/

PDF version: ARMA-Europe-program (pdf, 165 KB)

https://www.webpagefx.com/internet-real-time/

https://visual.ly/internet-real-time

Volume
Velocity
Variety


other views: decommissioned
Battle of the giants
http://pennystocks.la/battle-of-internet-giants/
http://pennystocks.la/internet-in-real-time/

With a sample of 241 organizations the new survey from AIIM has been published:

http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/Industry-Watch/Information-Management-2016

The long running issues persist:
- e-Mail is still the big untagged, ungoverned and high-risk content type (39% describe their email mgmt as "chaotic"
- Dominance of Sharepoint: 40% describe Sharepoint as their "main" system; only 8% are using digital signing!
- 47% have an IG-policy that defines retention periods but half are not auditing compliance and 15% admit that those policies are mostly ignored (sic!)
- strong persistence of EFSS as ECM solution (enterprise file system & synchronization), 31% think that EFSS is taking over many ECM functions
- only 8% are working on a 3-tier system approach : collaboration+ECM (active phase) + RM (for inactive phase / archiving)
- 27% of mid-size and large orgs have no capture and workflow in place

Summary in german & english also here: U. Kampffmeyer project-consult
http://www.project-consult.de/ecm/news/2016/aiim_studie_information_management_2016

Jason R. Baron is Of Counsel to the Information Governance and eDiscovery Group at Drinker Biddle Reath LLP in Washington D.C. and co-chair of the Information Governance Initiative (IGI).
He served 13 years as the first appointed Director of Litigation at the U.S. National Archives; prior to that was a trial attorney and senior counsel at the U.S. Department of Justice, serving as counsel of record in lawsuits involving the preservation of White House email. He was named an eDiscovery “trailblazer” by The American Lawyer in its 2013 issue “The Top 50 Big Law Innovators of the Past 50 Years.”

Videos on Youtube:
Search or IG: https://www.youtube.com/watch?v=nG9IJbe7T2Y

talking to Thomson Reuters: https://www.youtube.com/watch?v=TM1k1C-uh-U

Trailer 2015: A decade of e-Discovery (film)
http://e-discoveryteam.com/2010/02/04/baron-and-loseys-new-movie-e-discovery-did-you-know/

see comment: in german (Filmkritik)
http://informationgovernance.ch/filmkritik-a-decade-of-discovery-oder-muss-man-auch-in-der-schweiz-alle-e-mails-aufbewahren/

Dr. Peter Neuenschwander
SWICO, Vorsitzender Kommission "IT-Recht"

über den aktuellen Stand der Digitalisierung im Themenfeld Rechtsnormen & Legiferierung

vgl. http://digital.ictswitzerland.ch/de/themen/rechtsnormen-legiferierung

Qualitative Beurteilung:
http://digital.ictswitzerland.ch/assets/digital.swiss-Beurteilung-Beseitigung-Altlasten-2016.pdf

Die Expertenkommission Forschung und Innovation (EFI) stellt Deutschland kein gutes Zeugnis aus, was die Digitalisierung betrifft. Besonders der Mittelstand sei wenig innovativ. Aber auch Politik und Verwaltung ernten massiv Kritik. Deutschland lasse Wirtschafts- und Innovationspotenziale brachliegen.

http://bit.ly/1R0J8jV

s. auch:
http://www.q-perior.com/digitale-transformation/

Diese Studie hat ergeben, dass die kulturellen Beharrungskräfte die grösssten Bremser sind.
Erhalt des Status quo ist die größte Gefahr für die digitale Transformation.
diese Resultate bestätigen auch andere Ergebnisse aus Studien:

Digitalisierung macht Mitarbeitern Sorgen
http://www.cio.de/a/digitalisierung-macht-mitarbeitern-sorgen,3248237

eine Studie in Frankreich von CA sagt immer wieder, dass die Sicherheit bzw. Datenschutzbedenken das grösste Hindernis der dig. Transformation sei.
La sécurité reste le principal frein à la transformation numérique des entreprises en Europe - CA Technologies
http://www.ca.com/fr/news/press-releases/emea/2013/security-remains-the-main-obstacle.aspx

Für KMU in der Schweiz dürfte das Bild nicht viel anders sein, trotz diversen Initiativen;
der Mensch, das analoge Hindernis.

The paradox of change is first to understand what you cannot change.
http://edgeperspectives.typepad.com/edge_perspectives/2012/10/the-paradox-of-preparing-for-change.html

see: new comments

http://www.aei.org/publication/the-email-saga/

Finally, Clinton is calling for all of her emails to be disclosed publicly. This is the most hollow, hypocritical ploy of all. She knows with certainty that the administration will not release them.

Experts warn of rush to digitize ...

Vinton Cerf: we are constantly creating black holes

http://www.sandiegouniontribune.com/news/2016/jan/30/vint-cerf-sdsu-lecture/

Cerf and Cole agree that there will always be something special about physical artifacts.

2016 ARMA European Educational Conference

Brussels, Belgium | 20-21 June, 2016

ARMA International is seeking proposals for the European conference education programme! Submission deadline is EXTENDED to 15 February, 2016.

go to: http://armaeurope.org/682-2/